[会务组岗位职责.doc

关于会务工作的规划与工作职责 会议宗旨：打造企业品牌文化、创造高效系统会议。 1、大会主席标准事项： 大会主席全权负责会议的运营和会务安排并同总裁协调汇报，合理分配以下职能部门工作，掌握整场会议架构及进展。 2、大会总监标准事项： 全权负责每次会议的进程（包括旅游研讨会、沙龙）合理分配工作人员工作岗位，负责整场会议新元素增加，渲染会议气氛，策划会议新一阶段活动方案，解决突发事件，保证大会顺利进行。 在举办会议前一周必须完善会议流程，确定所有会务组工作人员名单，召开会前会，布置各部门具体及协调工作。根据会议规模下设：大会司仪、会务总监、内外场总监、包括协调部门后勤总务、财务主管、行政总监、（包括嘉宾人数、大会人数、大会流程的告知、落实授课事宜、提供会议使用的课件及音乐、资料等）现场指挥、协调、根据会议的主题及时沟通主办方和大会主席的临场决定，确保每一场会议、分享、娱乐进行的顺畅成功。 3、行政总监标准事项： 负责钱、财、物的运营和管理、协助大会落实各部门协调工作，配合顺畅，准备参会人员物资等其他事物安排，协调各部门之间配合顺利执行。 大会司仪标准事项： 根据大会规模选定2位司仪，确定一位负责人，（作为幕后推崇、会前报幕、强调会场纪律等）确认所有会议流程细节，强调会场纪律，负责整场会议气氛，分配其余相关部门工作，音控、灯光的配合，做好流程听从大会总监的安排，对即时改变的或新增的节目、课件有效安排，分配好音控灯光，完善掌控全场氛围，听从大会总监的指挥。 4、后勤主管标准事项： 主要负责与酒店联系餐饮和住宿，配合行政总监安排好，餐饮、住宿、票务、会务物资、物资发放，工具流配送销售等，协助行政接待嘉宾，安排就做，确定用餐时间、用餐时间临时变动应有大会主席或大会总监通知行政部总监到后勤总务，并有后勤总务通知酒店。 5、财务主管标准事项： 票务的销售、物资的发放、做到钱、票、物资相符，负责本次大会的资金调度，落实参会人员资金到账，账务核算，负责会议预算、结算、收 、支报表明细，做到现场保单钱、物、相符，做到会议期间不做任何收单及其他工作，做到会议现场不卖票，只对市场已定票务负责发放及管理，确保会议的有序进行。 6、会务总监标准事项： 根据会议的规模选定2、4、6位礼仪，安排一位负责人，落实礼仪主要工作，会议期间负责嘉宾和领导的引领、鲜花（胸花）麦克风、礼品站迎等工作，配合大会入场名单来准备其余道具，托盘、鲜花、奖品、证书、签约本等，确保每场会议礼仪文化的顺畅。 负责会议安全警觉度，严防突发事件的发生，设立一位会务人员观察酒店外部有无异常情况发生，及时报告大会总监及大会主席，安排内外场会务组人员细节工作，包括工程技术、灯光、做好布置方案,交通外联，车位停放等，严格按照会议的安排进行，临场变化以大会总监司仪为准，如特出情况有变动及时汇报大会总监及大会主席。 内外场主管标准事项： 一切行为给予友情提示与制止，配合礼仪做好开场打礼花、签约、产品摆放、会议期间关灯等，确保会议期间的展示品与奖品物资的看管，会议期间的必需品的借、还、用相符，场内外的人员走动安排及合理安置，确保会场的氛围、安静、有序进行，场外持续的注意事项，吃烟、沟通、打电话、游荡等等给予友情提示，给与安排合理地点，观察会议期间的不良动向，并及时汇报会务总监及大会总监，促单时间合理安排两到三名人员维护持续，有序的进行，配合财务安全顺畅收款，确保会议的顺畅，有序的完成会议收尾工作。 总裁办标准事项： 主要负责每场会议的总人数落实，应在会议前三天落实人数，将总人数汇报给大会总监，以便有利安排会场及会场布置，总人数的上下幅度不能超过总人数的10%，要充分准备好相关资料及会议突发事件的必需品，包括相信的对接工作，及时做好市场问题的解答与安排，不予将事情的扩大化，确保会议的顺利进行。 市场领导人标准事项： 主要负责市场人数的统计，会议期间的配合与协调，应提前三天落实人数，将人数汇报公司总裁办，应提前将票务订好，会议现场不设卖票，不走关系，确保会议的正常安排进行。（具体会议主题和相关事宜与总裁办沟通协调） 大会主席签字： 大会总监签字： 会务总监签字： 行政总监签字： 市场部门签字： 总裁办部签字： 市场领导签字： 会筹部负责人：高军 2012、11、1