[会计档案管理要求.doc

第六节 会计档案管理 一、会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料。本行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。 二、会计档案在形式上可分为纸制档案和电子档案。纸制档案是以纸为介质保存的会计档案，电子档案指以磁、光盘、硬盘等电子信息载体为介质保存的会计档案。 原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。 三、会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，电子档案保管应具备防磁条件。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。 四、会计档案由生成、编制部门负责整理、立卷、保管，定期移送管辖行库房封存保管。 五、银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，如果有必要，可以延长，但不能缩短。 本制度规定的会计档案保管期若与外部或本行其他档案管理办法中规定的保管期不一致时，按从长原则执行。 同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。 （一）永久保管的会计档案 1. 年度财务会计报告（决算主、附报表）； 2. 资本金、股金及股权明细； 3. 挂失登记及补发凭单收据； 4. 会计档案保管及销毁清册； 5. 开销户记录； 6. 机构变动交接清册； 7. 有权机关查询、止付、冻结及扣划书及相关资料； 8. 账销案存记录； 9. 机构合并、分设、裁撤、资产评估时的资产负债表、损益报表、财产清单、资本清单和往来账款登记清单，久悬未取转入营业外收入款项的清单； 10. 本行认为应永久保管的其他会计资料。 （二）保管15年的会计档案 1. 会计凭证及附件； 2. 总账及明细核算资料（总账、分户账、单位客户的账户余额积数表、固定资产卡片账、其他辅助账/卡）； 3. 重要单证（含空白重要凭证）和重要印章的领发、保管和缴销记录； 4. 人员及会计档案移交清册（或工作交接登记簿）、会计档案查阅登记簿； 5. 各分行本身及汇总所辖会计报表； 6. 本行在其他行存款的对账单； 7. 已销户的账户资料； 8. 银行认为应保管15年的其他会计资料。 （三）保管5年的会计档案 1. 下级行上报的财务会计报表及决算说明书； 2. 联行往来核算资料； 3. 密押表使用、保管记录； 4. 对账单回执； 5. 已处置固定资产卡片； 6. 事后监督日志； 7. 终止后的各类合作方协议、代收或代付费用合同书； 8. 各类业务登记簿（另有规定的除外）； 9. 银行认为应保管5年的其他会计资料 （四）保管3年的会计档案 1. 日计表 2. 流水账 3. 不定期报表 4. 计算机应用系统运行日志； 5. 会计主管及分管领导工作指引等业务管理记录； 6. 除永久保管、定期保管15年、5年以外的各类登记簿、清单（册）以及本行认为应保管3年的其他会计资料。 五、上述规定之外的会计档案，其保管年限按各业务操作规程执行。未明确规定的，由各分行自行规定。 六、会计档案的立卷： （一）日结单据 1. 单据（传票）的整理 （1）日结单据必须逐日整理，日结单据汇总整理必须由网点主管或指定专人负责。纳入柜员日结的业务单据应由柜员于当日下班前整理完成并交指定人员，指定人员必须审核各柜员的日结单据。按网点整理的业务单据应由指定人员于次工作日整理完毕。特殊情况不能按时完成单据整理的，必须经会计主管同意后方可延时。 （2）单据的整理按日结方式统一分为两种类型： ①已纳入新系统单据检查功能的业务，业务单据按日结柜员分别整理； ②外围对接系统，按各外围系统日结，业务单据按网点整理。 （3）已纳入新系统柜员日结的业务单据整理方式 新系统柜员日结包括现金尾箱日结、凭证尾箱日结和业务单据检查。一个柜员的日结单包括：柜员现金日结汇总表、凭证日结单、柜员单据检查日结单，按此顺序排放，相应的业务单据也按上述三类日结单分别整理。柜员日结后如果再办理业务，以最后一次日结单据为准。 ①柜员现金日结汇总表。当天领用现金尾箱的柜员，进行现金尾箱日结后，系统打印柜员现金日结汇总表，其后面不附任何单据。 ②柜员凭证日结单。柜员的凭证箱当天发生业务的，凭证日结后，系统打印柜员凭证日结单。在柜员凭证日结单后面附凭证作废清单和作废的凭证，作废的凭证上要加盖“作废”章。 ③柜员单据检查日结单。业务单据按正常资金类业务、免填单类资金业务、资金冲正业务、非资金业务、表外业务的顺序分类摆放。 同一类业务单据，原则上按柜员流水号从小到大排序。若系统未打印流水号的，按凭证种类分别排序，或按附件张数不同分别排列。 开户、销户、冻结、解冻等不能装订在当天单据内的非资金业务，其发生笔数应纳入单据检查日结单的数量统计。柜员进行上述业务单据检查相符后，将单据按相关规定