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2012 第一节 餐旅采购部的职责 第二节 餐旅采购部的组织 ABBA 第三节 餐旅采购部与其他部门之关系 第三章 餐旅采购部的组织系统 旅馆业是一种提供旅客住宿、膳食、社交、联谊、休闲与娱乐的服务性事业，其所需之食品、饮料、用具、器皿、设备之各类繁杂且消耗量大，因此要不断定期与不定期采购，因旅馆、餐厅之规模大小不一，性质互异，所以采购部门之组织形态亦不同。 餐旅采购部的职责 采购之职责是采购企业营运所需之一切物料，以及提供有关支援采购之各项服务。主要职责是如何以最适当合理的价格去购买最佳品质之物料，并使这些合口能达到即时供应之要求。 从事市场调查，选择理想供应商 现代餐旅业所需之物料有些是国产品，有些需购自国外，由于品名、种类繁杂，价格品质互异，如何去寻找理想供应商实非易事，为防范货源中断与确保品质，务必不断注意开发及寻找替代品及新产品。 研判商情，了解物价 采购部须时时注意市场调查，了解市场供需情况，研析物价之波动，了解价格趋势。须加强与同业间联系，借以相互交换商业情报。 采购条件与采购合约之签订 采购部门从各种商业情报中了解物料供应来源之后，即开始征求供应商之报价，从这些不同的报价单中，详加審查分析以决定采购对象，并制发订购单，研发采购合约与条件。 确保货源即时供应与服务 采购合约签订之后，采购部门须不断与供应商保持联系，确保所订购之物料能如期交货，并能得到即时又完善之售后服务。 采购物料验收的查证与供应商售货发票之处理 采购部门针对厂商所送交之订购物品，于验收时须加以查证是否合乎要求，并决定是否拒收退回，予以适当调整，如果一切合乎订购条件，再依据规定将厂商所开发票審查处理。 下脚呆料之处理 采购部门除了采购新物料外，对于企业各部门报废物品及呆料须作有效的处理，如重新修整加工转让其他部门使用或标售。 采购单据凭证之处理 采购作业所需之单据，如请购单、订购单、采购合约、送货单、领物单、物品耗损报告等等文件资料，须详加整理并建档保存、列表统计分析，以供餐旅成本控制及采购作业之需。 采购预算之编制与价值分析 采购部门须对各有关部门之采购品编制一份采购预算，供决策单位参考，并对各项餐旅采购成本、售价进行分析研究，期以降低物料成本，并维持一定利润。 餐旅采购部的组织 采购部门在整个餐旅业中所占之地位高低，端视企业本营业性质、规模大小、采购方式及采购功能而定，小规模之餐饮业大部分均无独立采购部门，但大规模之餐饮业如观光旅馆之餐厅、连锁性餐厅等，均设有专责单位来执行有关采购事宜。 大型餐旅业采购部设采购经理及副理各一名，负责督导整个企业之采购作业，其下设有采购科、庶务科、运输科。 采购科（Buying Division） １.主要职责：选择适当理想供应商，研议适当采购方式与条件，以从事餐旅原料、物料、设备及手工具之采购。 ２．工作区分： （１）物料组：负责旅馆与餐厅营运所需之生鲜食品、各类干货、调味品、蔬果等等之采购事项。 （２）备品组：负责旅馆与餐厅营运所需之各种文具、纸张、清洁器皿、日常用品、布巾等之采购工作。 （３）设备组：负责餐厅与旅馆各种营运设备，如客房设备、餐厅桌椅等之采购。 （４）餐具组：负责餐厅与旅馆营运所需之刀叉、杯皿等生财器具之采购。 （二）庶务科（Clerical Division） 1.主要职责：负责各项采购单据、统计报告之编写制定，采购价格之分析与调查、发票凭证之处理，以及订货有关事宜。 ２.工作区分： （１）文书组：负责采购部之公文、报表，以及招标标单等文件之处理。 （２）价格组：负责市场价格之调查，以及有关采购价格之议定。 （３）订货组：负责依照采购政策来从事采购品之订购，并负责与厂商保持密切联系，以利掌握货源。 （三）运输科（Traffic Division） １.主要职责：运输科主要之职责为洽商采购品交货方式、运送费率、包装方式、延期交货之索赔与督导。 ２.工作区分： （１）运输组：负责采购物品交货托运方式、费率计算等工作。 （２）包装组：负责采购物品交货包装及运送方式。 （３）稽核组：负责订购物品之追踪、索赔及厂商联系事宜。 二、中型餐旅业采购部组织 中型餐旅业采购部设经理及主任各一名，负责督导整个企业之采购业务，其下设有物料组、备品组、设备组、餐具组及文书组等五组。中型餐旅业采购部与大型连锁连锁餐旅业采购部最大不同点，乃将运输科、庶务科取消，并将其业务全部移转至采购科所属五组来承办，借以精简人力成本。 三、小型餐旅业采购部组织 小型餐旅业由于销售量不大，为精简人事费用与劳务成本，很少独立设置采购单位。此类型企业之采购工作大部分系由老板指派专人如主厨负责采购工作，但也有些餐旅业系是老板