公司外包工作程序.doc

公司外包服务质量控制程序 根据目前越来越多的专业化服务公司加入到物业服务管理行业，协助物业服务管理公司总部分别承担着项目小区安保；电梯专业维修/检测；保安、消防监控/报警设施、设备维修/检测；水箱消毒/水质检测；项目小区环境保洁；项目小区垃圾外运；化粪池清淘外运；项目小区专业消杀等各项专业服务保障。　　随着多元化外包单位不断加入物业服务行业之中，分享经营市场，这对细化专业分工、增加有序竞争、发挥专业优势、提高服务质量，无疑有着积极、有效的促进物业行业发展做用。　　司总部出于保证专业委托服务质量，减少暗箱操作，控制委托服务成本，降低投标报价，压低服务管理收费标准，增加市场竞争能力，普遍都会采用实行统一“专业委托服务”管理方式。并且，很少采用放权于小区项目经理，让其承担选择“专业委托服务”合作公司总部责任。　　　　公司总部由于直接承担着，各专业合作公司服务质量的责任。所以，对委托服务管理实施认真评选、有效监控、服务指导对公司总部履行项目服务合同，保证服务质量、打造服务品牌有着至关重要的做用。　　一、委托服务招标：　　由于公司总部大都通过经营活动分别建有，相对稳定的专业服务伙伴合作关系。并且对各伙伴关系的服务报价、职工质素、服务质量也有大治了解，工作协调相对通畅。所以，公司总部高层普遍存在抵触与新的外包单位总部进行合作的心态。也决定了公司总部在选择外包单位时，极少采用公开招标而是选择邀请招标方式的理由。　　1、招标活动组职管理：　　公司总部可指定公司总部职能部门承担邀请招标活动的组织管理工作。规模较小，没有专门设置职能部门，可委托项目办公室代为承担招标活动组织管理工作。　2、编制招标文件：　　2．1招标文件编制人选：　　根据公司总部中标服务管理投标方案专业分册内容，指派公司总部资深专业人员承担专业服务招标文件编写工作。　　2．2招标文件编制内容：　　2．2．1招标邀请函。　　2．2．2招标文件。　　2．2．3招标技术资料（含：招标项目小区压缩平面复制图及可以提供的设施设备技术资料等）。　　2．2．4评标文件（服务管理分项评分标准、服务管理分项评分记录表；财务管理分项评分标准、财务管理分项评分记录表；投标单位得分汇总记录表等）。　　2．2．5招标其它文件（投标单位承诺书、投标单位应标登记表、投标单位有效投标登记表、评标得分排序表、评标候选排名表、中标通知单、参加投标感谢信/函等），可采用公司总部招标文件范本或委托其他（她）人员编制。　　3、招标文件保密规定：　　　　3．1招标文件保密范围：　　为充份体现邀请招标活动对所有参加竞标公司总部的公平、公正原则，公司总部应建立相应的招标文件保密规定，配套相应管理程序，提供保密编写环境，控制无关人等接触编写责任人员。并对编制责任人员提出保守“文件”机密要求，并将“文件”稿件、电子档案、编制依据文件一并纳入保密范围。　　3．2“组织”与“文件”分离：　　公司总部在招标活动中，要本着“组织”与“文件”分离的保密工作守则。招、评标文件编制人在完成文件编写工作，将评标文件审批稿连同电子档案交公司总部办公室进行保密封存后，删除电子文档、消毁编制文稿。另将招标邀请函、招标文件、招标技术资料，一并交公司总部邀请招标活动组织管理部门，完成编制责任工作。　　3．3保密存档：　　公司总部办公室在接收评标文件审批稿及电子文档后，应将审批稿封存入档，电子文档在加密备份保存后，承担评标文件保密存档责任。　　3．4保密存档期限：　　评标文件保密存档期限，在接到公司总部总经理签暑的，邀请招标活动组织管理部门，注有准确开标日期的提取评标文件申请，并在开标日的规定开标时间，携带评标文件电子文档到开标现场办理交接手续，解除保密管理。　　3．5评标文件打印：　　公司总部邀请招标活动组织管理部门可利用开标后的休息时间，按所需份数打印复制评标文件。　　4、招标文件审批程序：　　专业服务招标文件编写工作完成后，由承担编写责任人按本公司总部邀请招标文件审批程序，逐级完成文件审核、批准工作。　　邀请招标活动的其它招标文件，可不纳入招标文件审批范围之内。　　5、发出招标邀请：　　由公司总部邀请招标活动组织管理部门，可根据公司总部合作伙伴名录和高层领导推荐，结合外包单位总部合作评价，排出邀请名单。报公司总部总经理批准后，发出招标邀请。　　7、选择专家评委：　　由公司总部决策团队选择内部资深专业人员，组成“专家评委”，使用公司总部编制的评标文件，依据“文件”评标标准，承担邀请招标活动投标方案评判工作。　　8、组织现场考察：　　由于中标公司还未接管进场，无法利用管理权力安排规范的投标公司考察活动。所以，公司总部邀请招标活动组织管理职能部门，只能依靠招标项目小区筹建项目部尽力帮