会议管理88.ppt

卓越管理者的会议管理技巧 课程目标 了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧 第一讲 当今会议面面观 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议的成本 会议的流程 集思广益图 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位 达成协议与解决问题 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的时间成本 直接的会议成本 效率损失成本 第二讲 会议流程与规范 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 高效会议的预防性管理 参会者要有听的技能 要充分作好准备工作 明确开会原因及目的 高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 会议规范种类 时间安排方面的规范 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则（一） 1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任 会议本身要遵守的规则（二） 6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量 会议准备流程与细节 一.会议确认(发起,议题,日程,人员,原则) 二.制作规范的会议通知并分发与会人员 三.准备会议流程表和资料 四.落实场地及相关设备,并在开会前一天确认 五.准备一套应急方案 六.大型会议提前安排食宿交通与接待 七.确认与会人数,相应调整 八.准备会议所需物品(资料,日程表,签到本,纸笔,投影音响设备,白板等) 九.提前到会场布置,调试设备,准备茶点,安排座次等 会议筹备方案内容 1.确定会议名称 2.确定议题 3.确定与会人员 4.确定时间地点 5.确定会议通知内容 6.会议通知跟进落实程序与要求 7.会场布置要求 8.会议文件资料的种类,内容与要求 9.会议设备和用品种类,要求 10.会议后勤安排 11.会议记录安排 12.会场服务安排 13.会议预算安排 14.议事事项催办及反馈的程序,要求与责任人 15.其他注意事项 会议通知 1.被通知者 2.会议名称 3.会议时间 4.会议地点 5.出席对象 6.议事日程 7.通知者或授权者 8.注意事项 9.企业名称 10.通知日期 会议文件 １．指导文件（上级指示，会议起因） ２．主题文件（开幕词，主题报告，专题报告．会议决议，闭幕词等） ３．进程文件（会议程序表，日程安排表，会议记录，会议简报，选举或表决程序表） ４．参考文件（调查报告，典型材料 ５．提案文件 ６．成果文件（选举结果，会议纪要，新闻公报，执行计划） ７．管理文件（会议通知，议事规则，证件，保密制度，管理规定） 会议事务 １．协助和监督会议签到处的工作程序 ２．指派有关人员陪同与会者出席 ３．陪同上司或代表上司接待与会者 ４．整理打印出席者通讯录／名单并分发 ５．指派专人作会议记录或录音 ６．指派专人拍照或录象 ７．指派专人负责会场内外保安 ８．指派专人安排座位和放置席位卡 ９．执行上司的临时要求 １０．满足重要与会者的需要 １１．指派专人收集整理会议信息并打印简报分发与会者 １２．协调会议过程中的各项活动 会议过程 １．应上司要求主持会议 ２．应上司要求在会议上宣读文件 ３．应上司要求协助整理和提供有关文件资料 ４．为上司做会议记录 ５．满足与会者的要求和答复询问 ６．妥善处理突发事件 ７．控制会议节奏，调节会场气氛，协调各方关系 会议程序 １．宣布会议开始 ２．核定法定人数 ３．宣读会议程序 ４．宣读有关报告 ５．讨论有关报告 ６．讨论各项议题 ７．作出有关决定 ８．表决有关事项 会议记录 一．原始记录－－速记，快记和录音，录象 完整 简洁 条理清楚 准确 自己看明白就行 二．整理记录 １．会议主题 ２．会议描述 ３．与会人数 ４．缺席者和缺席原因 ５．用准确措辞记录会议内容 ６．会议结果 ７．其他事项 ８．会议记录整理者签名 ９．会议主席签名 １０．会议记录整理日期 会议善后 １．将会议上使用的所有文件资料放回原处 ２．整理会场，清还有关器材设备及用品 ３．结算有关费用 ４．整理会议记录并经上司签字后打印成文，分送有关部门有关人员或归档保存 第三讲 开