第一章進階功能說明.docVIP

文書編輯共通服務平台 【進階教育訓練手冊─橫書版】 行政院研究發展考核委員會 【進階教育訓練手冊大綱】 第一章　進階功能說明 3 1.個人範本 3 2.一文多稿與簽稿並陳 3 3.格式轉換 5 4.特殊列印功能 6 5.行文單位保密(分址分文)之不隱藏功能 7 6.設定檔案儲存目錄 7 7.編輯個人通訊錄 8 8.常用檔號及保存年限 13 9.常用單位 16 10.自訂符號 17 11.編號與縮排設定 19 12.正(副)本受文者匯入與匯出 20 13.常用機關 21 14.匯出入 23 15.追蹤修訂功能說明 27 第二章　常見問題 34 1.於安裝時或安裝後點選桌面web版公文製作系統圖示，出現此網頁元件未被正確安裝，故無法正常顯示問題？ 34 2.安裝後畫面停住，無法進入使用？ 35 3.開啟web版公文製作系統，點選開啟新檔或是開啟舊檔出現「一個跳窗已封鎖」的訊息？ 36 4.如果在沒有網路下的環境該如何安裝？ 37 5.執行Web版公文製作系統，出現「Runtime Error!」的訊息? 37 6.忘記登入文書編輯共通服務平台首頁的帳號密碼？ 38 7.從整合系統登入後，點選「繕打新公文」出現「使用者帳號不存在於離線版」的訊息？ 38 8.如何修改註冊時的個人基本資料？ 38 9.我的E政府會員資料有異動後，web版公文製作系統要如何同步資料？ 39 10.儲存檔案時，可以存在自己的資料夾或是3.5磁片嗎？ 39 11.可以從檔案總管直接開啟儲存完畢的web版公文製作系統檔嗎？ 40 12.可以同時開啟多個web版公文製作系統檔案嗎？ 40 13.造字和罕見字在web版公文製作系統中會變成問號嗎? 40 14.如何印出個別受文者的公文？ 41 15.於正副本受文者名稱後方輸入半形括號與全形括號有什麼差別？ 41 16.正副本輸入時，如果沒有地址該怎麼辦？當機關的地址有異動，或是系統帶出的受文單位地址有誤，我該如何通知web版公文製作系統進行修正? 42 17.點選發文清單後，出現「此文未設定發文機關代碼，不可電子交換」？ 42 18.發文清單預視函時，在受文者處會顯示多個受文者名稱而沒有個別帶入？ 43 19.發文清單轉交換檔時出現匯出DI失敗？ 43 20.如何改以不同發文機關名稱發文？ 44 21.如何操作會銜函？ 45 22.web版公文製作系統要備份時要備份哪些檔案呢? 47 23.若有web版公文製作系統問題要怎麼詢問？ 47 24.若有web版公文製作系統建議事項、教育訓練或表單製作需求等要如何提出？ 47 第一章　進階功能說明 1.個人範本 可將有重性質的公文，存成「個人範本」繕打公文時，從「開啟新檔」下的「個人範本」就可以儲存的範本檔 步驟1：開啟新檔編輯常用公文內容文稿。。 。 步驟1：點選開啟新檔之開啟範本。 。步驟1：開啟第一份文稿，編輯完畢並存檔步驟2：開啟新檔一文多稿 步驟3：在左下角處”複製-函”，即為第2 稿第2稿會複製第1稿的內容重覆本步驟可以產生第3稿、第4稿...，編輯完畢請存檔，如此多稿之文就會存在同一檔案中了!?步驟1：先製作(繕打)好一份公文(簽或稿)並已存檔。步驟2：點選左下角處的文件內容。：出現「文」視窗，點新增一筆。 步驟：出現「加入新文件對話盒」視窗，點選欲新增的，如”簽”，再點確定。在左下角處”簽”，即為，編輯完畢請存檔，簽稿並陳之文稿3.格式轉換 使用者轉換公文格式，例如函轉書函如下： 1：游標移至開啟新檔，點選格式轉換。2：選擇欲轉換公文格式後按確定，例如”函”欲轉換成”書函”。 3：出現公文格式轉換確認畫面，請確認轉換格式無誤，並選擇檔案轉換方式後按確定。 步驟4：出現轉換格式。 「自行設定轉換格式」，如欲轉換的來源及目標使用的範本格式不在預設的轉換格式內，可自行選用適合的轉換格式項目。4.特殊列印功能 於預視中的特殊列印，可設定套印條碼、套印騎縫章功能、套印受文者等功能。 4-1一文多發列印選項 行文單位保密(分址分文)：將「正本」「副本」欄位內的單位，各別帶入受文者欄位，但「正本」「副本」欄位只顯示該受文者與不隱藏之單位。 受文者如行文單位：受文者欄位顯示為“如正副本行文單位”。 套印本別：列印本別如正本、副本。 套印地址：列印受文者地址。 套印發文方式(函)：函列印發文方式如電子交換、郵寄。套印條碼：稿列印條碼。 套印騎縫章：兩頁以上公文列印騎縫章。 套印檔名：稿列印存檔檔名。 不套印稿受文者：稿受文者欄位顯示為空白。 套印稿受文者：○○○等：特殊列印時，將「正本」「副本」欄位內的單位，各別帶入稿受文者欄位；直接列印時，受文者欄位顯示正本第一個單位加等字。 套印稿受文者：如正副本：稿受文者帶入填寫文字，例如如正副本。 套印發文方式(稿)：稿