浅谈新时期煤炭企业计生档案管理现代化建设.docVIP

浅谈新时期煤炭企业计生档案管理现代化建设 　　【摘要】我国经济的发展对能源需求日益增强，煤炭企业的职工队伍也在扩大。新时期煤炭企业的计生工作面临着诸多问题，对于计生档案工作也提出了新的要求。分析了煤炭企业计生工作目前面临的一系列问题，对档案管理的现代化建设提出了建议。 　　【关键词】煤炭企业 计生工作 档案管理现代化 随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下煤炭企业人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高煤炭企业人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期煤炭企业人口和计生工作，促进企业和谐发展有着多方面积极作用。 　　一、煤炭企业人口和计生档案管理工作中存在的问题 　　1、存在认识上的偏差 　　在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。 　　2、人员素质偏低 　　大部分煤炭企业计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。 　　3、管理制度不健全，手段落后 　　对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，煤炭企业相关工作人员不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。 　　档案立卷不规范 　　目前煤炭企业计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。 　　二、煤炭企业人口和计生档案管理现代化建设 　　1、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平 　　要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作；要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起；要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要；要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。 　　2、加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程 　　（1）分轻重缓急，循序渐进 　　计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 　　（2）分级次著录，省时省力 　　在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。 　　（3）分门另类，充分利用档案原基础 　　对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。 　　（4）用关键词替代主题词，简化查找时间 　　主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇――关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。 　　3、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平 　　档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息