[Outlook2010基于场景的使用技巧之一.docxVIP

Outlook 2010基于场景的使用技巧设置邮件自动答复应用场景老宋打算给自己放个长假，去新疆自驾游，这一去就是20多天。老宋平时的生意很多都是通过邮件传递的，如果休假不能及时回复邮件，就会耽误事。老宋琢磨了半天，发现Outlook 2010有一个邮件自动答复功能，他马上设置了自动答复内容：“谢谢您的邮件，我正在休假，不能及时回复您的邮件，如有急事请拨打我的手机。”这么一来再也不会因为无法及时回复邮件耽误事儿了。Office组件Outlook 2010功能描述Outlook 2010 的邮件自动答复功能可以在您出差或无法发送邮件的情况下，自动答复邮件，并向组织内准备给您发邮件的人自动提示外出信息。操作方法单击【文件】-【自动答复】。在“自动答复”对话框中，选中“发送自动答复”。“在我的组织内”和“在我的组织外”分别填写上答复内容，然后单击【确定】。组织内的用户要发邮件给您时，在发送邮件前，即可得到您正在外出的提醒（如图所示）。组织内或组织外的用户在发送邮件给您后，将收到自动回复的邮件。对话视图应用场景圆圆是个小网迷，喜欢和来自全国各地的网友发邮件来保持联系，圆圆的Outlook收件箱里，邮件越来越多，每次要查看与某个网友聊天记录都要搜索一番，后来Outlook 2010的对话试图功能让圆圆省事不少，只需按照主题去查看相应的邮件，并可以清晰地查看到该主题邮件的所有往来回复情况。Office组件Outlook 2010功能描述追踪邮件线索，节省邮件查找时间操作方法利用对话视图查看邮件，可单击邮件标题左侧的三角箭头（如图所示）。可看到同一主题的邮件以对话形式联系在一起。若要取消默认的对话视图显示方式，可单击【视图】，取消【显示为对话】前的选中状态。预定会议室应用场景“小李呢？”“现在在经理办公室挨批呢！”“怎么回事？”“你不知道啊，昨天咱们部和研发部的开会的会议室又撞车了，她难逃此劫啊！”“她可以用Outlook 2010预定会议室啊，省时又省力呢。”Office组件Outlook 2010功能描述清晰、快捷查找出空闲会议室资源操作方法在Outlook日历中，单击【新建会议】，显示“会议”对话框。单击【会议室】按钮，即可选择或搜索可用的会议室。选择会议室后，可在右侧的“会议室查找工具”任务窗格中，查看到所选会议室的可用状态（建议时间）。发送会议邀请之后，该会议室即被预定。其他人若要预定同时间段的同一会议室，将看到会议室已被预定的提示。压缩邮件中的图片应用场景“喂。”“老婆，下班了吗？我五分钟后在你公司楼下接你，我听说有个湘菜馆不错。”“老公，你可能得等等我了，我要给一个客户发这次活动的宣传图片，但是图片太大，网速还不给力，还在上传呢”“笨老婆，你可以用Outlook 2010把邮件中的图片压缩呀。”“嗯？有这功能，快告诉我怎么操作”“你单击……”不到1分钟，邮件就发过去了，老婆和老公一起去吃湘菜喽。Office组件Outlook 2010功能描述可利用图片工具对图片进行压缩，控制邮件大小操作方法选中邮件中的图片，单击“图片工具”下的【格式】-【压缩图片】。在“压缩图片”对话框中，选中“电子邮件”，并单击【确定】，完成压缩。在阅读窗格预览附件应用场景“小陈，走，哥俩喝一杯去。”“李子啊，这次真不行，我还要加班呢。”“忙什么呢？。”“就是全国大学生摄影比赛，我和老王负责初补筛选，要挨个把邮件的附件下载下来，还得再挨个审呢，就是这个下载麻烦，几万份呢~每年这个时候都得熬夜加班，熬过就好了。”“我还以为啥事呢，你直接在Outlook 2010里预览呀，点下附件就看着了。”“厉害！那我还干个啥劲啊，根本就是瞎耽误工夫。走吧，咱不醉不归。”Office组件Outlook 2010功能描述不打开邮件附件的情况下预览这些附件操作方法在邮件列表中，选择包含附件的邮件。单击该附件即可进行预览。如果附件是演示文稿文件，您甚至可以在预览时单击幻灯片，切换到不同的幻灯片。邮件以附件形式转发应用场景（续上）三日后，酒吧里……“不行不行，这次我真得回去了，上次多亏了你，但是这次你帮不了我了。”“这次又是啥事阿？”“我得把上次初选出来的作品，得发给组委会。也有几百份呢，回去转发去。”“回去我教你招Outlook 2010的邮件打包成附件，一分钟就搞定。”“还有这功能，牛气！来来来，咱哥俩继续。”Office组件Outlook 2010功能描述当多封邮件需要转发时，可以将多个邮件作为附件添加到邮件进行转发操作方法选中收件箱里的多个邮件，如下图所示进行操作。这些邮件将以附件形式附加在当前邮件中。社交网络应用场景“小仙，你认识一个叫‘XXX’的人吗？”“不认识，怎么了？”“她给我发邮件邀我参加Party，但是我不记得我什么时候认识的她，你看看这是她给我发的邮件。”“我