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试论电子文件与纸质文件的辩证关系 　　【摘 要】电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，它与以往记录方式、记录载体的变化相比有更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。本文立足于电子文件和纸质文件共存公用的现状，着重分析了电子文件与纸质文件的共存关系、电子文件管理和纸质文件管理的关系，进而提出了电子文件与纸质文件的关系发展的主要趋向。 　　【关键词】电子文件；纸质文件；辩证关系 　　每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种版本的必要。而电子文件与纸质文件的关系却要复杂得多，二者之间共存、互动与消长关系构成了信息时代记录方式的动态图像。厘清电子文件与纸质文件的辩证关系，对做好两种载体文件的收集、整理、归档和利用都颇有益处。 　　一、电子文件与纸质文件的共存关系 　　从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存，其共存状态及原因复杂多样，大体可归结为以下两类情形： 　　第一类是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，即纸质文件的数字化过程。通常有两个时间点：一是收到外来文件或形成文件后即实施数字化，使文件在现行期有纸质和电子两种版本；二是对已经归档的纸质档案数字化，文件过了现行期才有两种版本。 　　第二类是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，出于对文件证据要求或长久可读考虑，又将电子文件转换成纸质文件。也有两个时间点：一是在计算机系统中完成纸质文件制作，或经由网络传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效，从而使文件在现行期即有两种版本；二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝，在这种情况下，文件到了半现行或过了现行期才有两种版本。 　　根据上述情况，可把纸质文件与电子文件的共存状态归结为“文件双套制”和“文件双轨制”两种类型。文件双套制，即文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。文件双轨制，即在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随文件流程运转。可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的文件管理形式，双轨制为文件材料归档双套制提供了条件。 　　无论是双套制还是双轨制，都以电子文件和纸质文件相互对应为前提。但两种共存状态下电子文件的社会属性和功能却有所不同。双套制是后端共存，电子文件不是“原生文件”，未经运行和处理，没有在现行期发生效力，没有相应的元数据。而双轨制是全程共存，电子文件也是“原始文本”，生成时即具有效力，参与相关的事务处理，如管理完善，有全面的元数据，是完整意义上的电子文件。 　　二、电子文件管理与纸质文件管理的关系 　　在电子文件与纸质文件共存状态下，需要对这两种文件分别管理，这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构的两个文件管理系统既各自独立，又互相依存，并在这种互相影响下改造功能、提高效率。 　　电子文件管理推动纸质文件管理改革。自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。其中实行双轨制比起实行双套制机构变化的程度又有进展。尽管各机构的具体情况不尽相同，但还是有许多共同的表现，主要反映在以下两个方面： 　　一是推动了文档一体化的实质性进程。电子文件管理对前端控制的要求是实质性、甚至是强制性的，理想的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构，也在现有系统中强化了前端控制，将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件管理的改革，在文件―档案全程范围内进行的流程变革使文档一体化进入了新阶段。纸质文件的提前归档是一个具有关键意义的变革。目前开展电子文件管理，特别是实行双轨运行的单位大多实行办理完毕实时归档。质文件的随时归档不仅减轻了机构内保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。提前归档使档案部门控制机构文件信息资源的起点明显前移。与提前归档同时发生的还有鉴定、著录等工作的提前。为保证顺畅衔接，必须以文件―档案全程为一体进行管理。 　　二是档案实体管理的简化，尤其表现在整理方面。过去对纸质文件整理需要通过实体系统固定文件之间的联系，建立档案实体的秩序，并支持档案检索的实现。电子文件管理之所以导致纸质档案实体整理的简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利让用户更加乐于利用电子文件。另一方面，立卷的简化带动了相关工作的简化，档案部门可以从繁重的业务整理中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、