归档文件整理规则课件..ppt

归档文件整理规则  为什么要整理档案 整理的目的就是为了便于利用。 整理的结果就是达到有序化。 归档文件整理原则 1、保持文件之间的有机联系 2、区分不同价值 3、便于保管和利用 一、前期准备工作 （一）归档文件材料的收集 通过两个途径收集文件材料 1、“帐内”文件：是经过收、发文薄登记在册的文件。 2、“帐外”文件，主要包括： ①机关内部形成的会议记录、纪要、各种统计报表、名册， 各种合同、协定、协议书、委托书、契 约、出版物定稿和样本； 一、前期准备工作 ②本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根； ③本机关财产物资、档案等的交接凭证、清册； ④本机关重要活动事件的剪报、停止使用的印章等材料。 一、前期准备工作 （二）、剔除不归档文件 （根据8号令不归档范围） 将不归档的文件，登记在销毁清册。 二、归档文件材料的整理 归档文件的整理六个环节： 装订、分类、排列、编号、编目、装盒。 二、归档文件材料的整理 （一）、装订 1、装订前的处理工作 （1）拆除金属物 （2）修裱破损文件 （3）复制褪变文件 （4）折叠超幅面纸张 二、归档文件材料的整理 2、装订单位：件 归档文件的整理单位 纯自然件：无附带件的 自然件： 附件 合成自然件： 复制件 有附带件的 被转发文 二、归档文件材料的整理 请示与批复 来文与复文 报告与批示 组合件： 函与复函 报告与通知 通知与补充通知 二、归档文件材料的整理 新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》实施细则规定以下九种情况为一件 ① 文件正本与定稿为一件； ② 正文与附件为一件； ③ 原件与复制件为一件； ④ 转发文与被转发文为一件； 二、归档文件材料的整理 ⑤ 报表、名册、图册等一册（本） 为一件； ⑥ 文件处理单（表）与被处理文件 为一件； ⑦ 翻译本与正本为一件； ⑧ 外文本与中文本为一件； ⑨ 来文与复文为一件。 二、归档文件材料的整理 “为一件”是指文件实体上装订在一起，编目为一个条目。 二、归档文件材料的整理 3、装订时“可为一件”的文件排序 ①正本在前，定稿在后 自然件 ②正文在前，附件在后 排序 ③原件在前，复制件在后 ④转发文在前， 被转发文在后。 发文处理单一般可排在正本之前， 作为首页盖归档章。 二、归档文件材料的整理 ①批复在前，请示在后； 组合件 ②批示在前，报告在后 排序 ③通知在前，报告在后； ④复文在前，来文在后。 二、归档文件材料的整理 有多种语言文字的文件排序： 如无特殊规定，则汉文本在前，少数民族文字或外语文本在后。 二、归档文件材料的整理 4、装订的部位及对齐方式 ①采用左上角装订的，应将左、上侧对齐； ②采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 归档文件一般不要求切边和贴边。 二、归档文件材料的整理 5、装订形式与装订材料 采用线装、封套装、不锈钢夹等形式。 二、归档文件材料的整理 （二）、分类 1、分年度； 2、分机构； 3、分保管期限 二、归档文件材料的整理 1、分年度：也就是将文件材料按其形成或处理年度分开。 ①签发年度指具有签发权的领导签发文件的年度。 ②办结年度指的是某些跨年度形成的文件，无论开始在哪个年度，分类时都应将其归入办结年度。 当几份文件“为一件”时，按排在最前面文件的签发年度。 二、归档文件材料的整理 2、分机构 新疆规定两