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工程设计项目档案信息化建设的探讨 　　摘要：工程设计项目档案信息化是客观实际的需要，要使系统具有生命力必须正确选择适宜的应用软件。应用模式的建立需要计算机技术人员与档案管理人员密切合作。档案管理人员要提高信息技术应用水平。坚持与企业集成应用系统一体化的原则，建立一系列规章制度。针对企业实际情况分清主次．分步实施。 　　关键词：新课题软件合作 规章制度分步实施 信息系统 　　中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号： 　　 　　企业档案记载着企业发展的足迹，企业文化思想也被真实地记录在企业档案之中。随着CAD技术应用的深入，我院网络应用已全面展开。工作方式的改变给管理方式提出新课题。设计手段的现代化，日益增多的CAD电子文件，向长期以来以纸介文件为基础建立的档案管理思想、管理原则、管理体制、管理方法提出了全面挑战，这是一场真正的记录革命。我院每年有数万多张图纸要存档、入库，它是广大设计人员劳动和智慧的结晶，是我院宝贵资源和财富，是档案的重要组成部分，必须很好地保存。如何收集、如何归档、如何存储、归档后形成的电子档案如何管理、如何利用已成为我们必须解决的新课题。 　　随着CAD应用水平的提高。设计人员对资源共享的要求与日俱增。院重复使用的建筑设计施工图图、地形图和可供大家多次使用的标准电子图签等，均需要归档存储。同时已存档的电子文件的再利用可大大缩短设计周期、提高设计质量。因此。为保护设计资源、提高市场竞争力而建立电子图库，已是势在必行，“档案信息化管理”成为迫在眉睫、因势而生的必然课题。 　　一方面是设计手段的改变引起的档案管理的变革，这是客观实际的需要，是档案学发展的内在动力。另一方面，科技进步提供了变革的条件，如CAD应用技术、光盘存储技术、图纸扫描技术、网络应用技术等，都提供了信息存储和管理的理想手段。院计算机网络的实施也奠定了档案管理系统有效应用的基础。1999年底国家质量技术监督局发布了“CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求”等四个国家标准。下面，就我院的工程设计项目档案的信息化建设谈几点体会。 　　选择适宜的“档案信息管理系统”应用软件 　　各单位的“档案信息管理系统”应用软件。有的是自行开发，有的是购买的，选择哪条路要根据企业的实际情况。我院选择了是外购适宜的商品软件。档案管理软件开发的思路似乎并不复杂，但其牵扯的信息技术很多，如数据库技术、网络应用技术、浏览器的内嵌式使用技术、通用的档案查询光盘存储格式等。特别是档案管理它是一专门学科技术，有一整套档案管理的法规和丰富的流程。应用软件要体现出档案管理的政策、法规。要做好档案应用软件的开发，必须对开发人员进行专门的档案知识的培训。况且计算机技术的更新日新月异，如果不能掌握最前沿的新技术，就会使开发出的应用软件不仅开发周期长、成本高、开发技术滞后，而且导致软件生命力不强，使应用停顿或因跟不上需求的变化而夭折。为使应用软件的投资更加合理，我院购买了经国家档案局鉴定的杭州慧智“档案管理系统”平台，作为档案信息化的起步。 　　目前，市场上应用软件较多，如何正确地选择?要做好市场调查。我们的经验是：选 　　择当今社会的主流产品，要符合现行档案规则的要求；应是一个便于本单位进行二次开发 　　的通用平台；研制单位要有强大的技术支持，可随计算机技术的发展进行应用软件的更 　　新、换代。这样才不至随开发商在社会的沉浮，影响到本单位“档案信息系统”的可持续 　　发展。 　　二、走档案管理者与信息技术人员密切合作之路 　　档案信息化的重点是“档案管理”、“信息技术”两个方面，两者的有机结合是档案信息化成功的关键。首先，负责二次开发“档案信息系统”的计算机人员要做好系统调查和系统分析，要走进档案库房，认认真真地向工作多年的档案管理人员全面了解现存的纸介档案概况，了解各类档案的立卷原则、案卷帐目属性。了解一系列有关档案管理的规章制度以及案卷在库房柜架的摆放顺序等。之后，再提出二次开发的“档案信息系统”模型，并在应用过程中不断完善及修改，以使各项设置相对合理。 　　建立档案信息系统，特别是工程设计项目要建立电子档案，对于档案管理人员来说其工作方式不再是只将发行的设计文件按册登录、完成借阅，而是要面对大量的电子文件。大一点的项目要对上千个电子文件进行收集、整理、编目等。建立电子档案要做信息系统所需的大量而细致的工作，是纸介档案管理时初期工作量几倍甚至几十倍，这对档案工作者来说是挑战也是契机。针对档案人员缺少信息技术知识这一问题，我们根据工作需要由计算机专业人员对档案管理人员进行上岗培训，使其明确信息系统的工作方式，案卷与卷内文件的标识方法。经过培训，档案工作人员逐步掌握了使用计算机进行电子文件的网上收集、整理、录入、利用信息系统进行查询、借