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新建本科院校教学档案管理思考 　　[提要] 教学档案是教育部教学水平评估的重要依据。本文围绕新建本科档案管理中存在的主要问题，提出解决办法。 　　关键词：新建本科；学档案；问题；思考 　　中图分类号：G64 文献标识码：A 　　原标题：基于评估下的新建本科院校教学档案管理的思考 　　收录日期：2013年10月31日 　　2011教育部发布的《普通高等学校本科教学评估工作合格评估方案》（试行）指标体系包括一级指标7个，二级指标20个，39个观测点，各级指标都有相应的基本要求，每个指标和观测点都需要大量的材料支撑佐证，而这些支撑佐证材料大部分是由原始的教学档案或以原始教学档案为基础进行加工过的二次文献组成的，这些材料是专家组了解学校办学历史、办学现状、办学水平的重要渠道。教学档案规范与否，直接体现了学校的教育水平和教学质量，甚至影响着评估工作的结果。可见，教学档案在合格评估中的地位和作用是多么重要。因此，各高校尤其是还未经过教育部评估的新升本科院校教学档案工作就必须做到制度化、规范化和经常化。 　　教学档案是教学管理过程产生的文件材料，真实地记录了教学活动过程的经验和教训，对学校的教学和研究，教学手段与方法的改进，教学计划的制定和实施等都起着非常重要的作用，能够真实而全面地反映出一个学校教学工作的全貌。新建本科院校是由原来的专科升格而来，处于专科向本科转型的时期，在相当长一段时间内，专科与本科教育并存，在办学理念、教学管理等方面的转型还需要一个过程，升本后的工作可以说是千头万绪，关于人才培养方案、师资等重大问题是新升本学校要着力解决的。对教学档案的管理往往重视与投入不够，新建本科院校在教学档案管理上主要存在以下几个方面的问题： 　　一是领导对教学档案工作的重要性认识不足，管理制度不健全。新建本科学校的一些领导对教学档案的重要性认识不足，只注重抓本科教学的建设任务，从主观意识上轻视档案工作，没有像对待教学工作、行政管理工作那样将教学档案工作列入年度工作目标进行考评，档案工作做的好坏，不与领导的业绩、职务升降挂钩。对教学档案的重要性认识的不足直接导致一些单位的领导不重视档案工作，会上不讲档案工作，检查不问档案工作，导致档案工作成为学校管理工作中的可有可无的事情。虽然，随着国家《档案法》以及《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规建设制度也取得了长足的进步，但从新建本科院校档案现状管理来看，仍存在着管理制度不健全的问题，这就导致了档案管理缺乏有效的制度约束。再加上一些专、兼职档案员责任心不够，业务能力不强，导致档案工作中的问题难以得到解决，严重影响了教学档案管理水平的提高。 　　二是归档范围不明确，归档格式不统一，职责不清，缺乏专职的教学档案管理人员。新建本科院校对教学档案缺乏规范的管理，造成管理不系统，搜集和整理带有很大的随意性，部分新建高校教学档案归档范围不明确，存在与实际想脱离的现象，只注重红头文件的搜集与整理，在归档内容上没有涵盖教学全过程，普遍缺乏规范的要求和长久保存档案的考虑。如：实验教学环节、试卷等档案材料都未列入收集范围之内，有的学校基本上没有收集教师的教案、备课记录等档案材料，只重视结果性的文档材料，忽视过程性文档材料，导致一些教学环节的文档材料贯通性差，致使一到评估时临时补东找西，使得教学档案管理的随意性很大。另外，由于新建本科院校“升本”时间不长，广大教职工对于档案的重要性缺乏足够的认识，各教学单位没有专职的档案管理人员，一般由教学秘书、教学管理人员或科研秘书、辅导员等兼任，由于他们身兼多职、事务繁杂、岗位更换频繁等原因，档案管理始终未纳入到兼职档案人员规范化管理范畴之内，到年度归档立卷时常常敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。 　　三是归档的手段落后，档案分散。有的教学档案管理手段，主要还是依靠传统的手工操作为主，文件立卷归档后，档案工作人员需对其进行再加工、调整和编目。这种机械的手工抄写，不仅重复劳动量大，同时也极大地限制了档案的处理速度，工作效率低下。因此，加强档案工作的网络化建设势在必行。 　　由于缺乏制度约束与对教学档案工作的统筹安排，教学档案来源的分散性给教学档案管理带来诸多困难。首先，教学档案的分散性源于档案形成层次与管理人员的分散性。学校的综合档案室人员、教务处教学档案管理人员、各教学单位档案管理人员，人数众多分散在各部门，这就导致了档案管理的分散性，归档又不及时，极易散失。其次，教学档案内容的分散性也影响了教学档案材料来源的分散性，升本后的教学文件的内容非常广泛：有来自教学管理机构的、来自学生手中的、来自教师的等等。正是这些内部机构产生的档案材料，分散在各个部门和个人手里，这就给教学档案的集中统一管理带来很多困难，要保证这部分文件的完整系