KSFOA系统上线推广用户说明会[精心整理].pptVIP

OA是Office Automation的缩写，即办公自动化的意思。 自动化程度越高，办公的效率越高，办公的质量越高。 设计原则 本模块范围：实现员工的借款，请款，预支及报销。 申请人只能选择OA系统提供的会计科目，不能自行输入。 请款时可以将对应的借款单冲帐。 出差旅费报销单，只能在有对应的出差/外勤申请单时才能报销。 有预支 R/3 作业流程 SAP R/3 会计人员检视内容 借款单 请款单 出差旅费 报销单 请款单 出差旅费 报销单 没有预支 出差外勤 申请单 自动转入 办公用品请购 办公用品请购 特色与效益 7 6 5 4 3 2 1 避免公用品之滥请 无 控管公共用品请购 方便申请勾选 无 个人化常用品清单 资料正确性有保障 人工一次输入 输入资料经多重确认后入ERP 省事省时 人工核对 实发与领用数自动核对 省事省时 人工统计汇整 请购资料自动汇总功能，方便审批 提升公文流转效率 人力传递 计算机传送，自动追踪，安全省时 可明显的节省请购用品的浪费 全凭记忆，或资料收集不易 提示历史用品请购资料，方便申请人填写与主管审批 效益 现有状况 功能特色 办公用品请购 类型与功能 填单，审批过程，计算机显示上月申请、年度累计明细提供申请者、审核主管参考 申请人可以个性化地定制“常用的” 个人办公用品清单 OA系统中部门联络人填写的发放数量可能与SAP ERP实发数量不一致，OA系统会进行比对，幷做提醒 功能 办公用品临时请购单、办公用品定期请购单 表单 SAP R/3 办公用品请购 效益与限制 限制 用品采购表单进入ERP后，无法在OA系统中修改或撤回 与用品采购有关统计报表在ERP已具备，OA系统不重复提供 提供历史申购资料，方便申请人填写与主管审批，可明显的节省请购用品的浪费 流程自动化，减少人工传递，方便追踪 效益 办公用品流程 申请 撤回 主管 退回 流程引擎 核准通知 表单流转自动通知 提醒秘书 临时请购 部门连络人 R/3 凭证 OA Server 用品管控员 处理作业 请购预留 領用單 临时请购 派车 派车 功能与效益 5 4 3 2 1 节省沟通成本 无或打电话 派车信息自动通知申请人、乘车人 提升公文流转效率 人力传递 计算机传送，流程自动，安全省时 提供车辆调度效率 手工登记 车管员派车辅助信息提供（派车辆及师傅） 方便使用 打电话到处找人 派车信息实时上网，方便查询，不必打电话问车管人员 节省出车量成本 无或到处打电话 方便同一地区跨公司派车或并车 效益 现有状况 功能特色 派车 类型与功能 同一地区提供跨公司派车，并车功能 车管人员派车过程可以多次更改（进行多次的申请单合幷、拆分） 用车人或申请人具有核准权限时，申请单直接送给车管人员，省去审批动作 派车作业中，对于司机或车辆时间之重复冲突，系统会自动提醒 提供事后补单处理。 功能 用车申请单 派车单 表单 派车 效益与限制 限制 OA系统对派车管理工作，只提供相关信息整理，不提供并单、拆单或司机车辆调度等判断条件功能，全部由人工完成。 可做同一地区跨公司派车或并车，节省派出车量的成本 流程自动化，减少传递单据人力、时间 派车后，方便查询，不必打电话问车管人员 效益 派车流程 申请 撤回 退回 代理人 代理 流程引擎 核准通知 Email 表單流轉自動通知 提醒秘書 核决 凭证 OA Server 车管 处理作业 派車 权限列表 其它 打印 打印表单格式（现有表单样式） 打印时机 除调阅申请单之外的其他表单（流程人员） 公文 派车单（车管） 派车 所有表单（流程人员） 用品请购 所有表单（流程人员） 请假加班 所有表单（流程人员） 费用报销 表单种类 模块 人员角色（一） 填单人 填单人 拟稿人 乘车人 其它 代理人 代理 核决人 核决人 会签人，审核人，(代）核决人 部门联络人 部门联络人 档案管理员 协助 申请人 申请人 (代)申请 (代)申请 制定人 派车 用品请购 请假加班 费用报销 公文 模块 作业 立 审 决 人员角色（二） 收阅，转发，回复（抄送），新起签核 公文收文 申请人，审核人，核决人，归档部门主管 公文调阅 会办、受文者、副本、会议主席、出席人员、列席人员、记录、缺席人员、出差人、监印人、被转发人 公文发文 车管人员 用品管控员 采购人员 考勤员 财务人员会计人员 部门联络人档案管理员 行政作业 派车 用品请购 请假加班 费用报销 公文 模块 作业 角色生成： 系统设定后自动产生，人为定义 工作流协助人 部门联络人 部门联络人 档案管理员 部门联络人 名称 辅助代理人设定 办公用品领发 公文分类 审批收发 工作 辅助代理人设定 数量调整、汇总、发放 归档 提醒、转会签（代核决） 工作权限内容 设定