酒店采购管理制度酒采购管理制度.docVIP

南山会所采购管理制度 为建立健全内部控制，规范和加强物资管理工作，提高经济效益和供应保障能力，保证会所经营业务健康正常运行，特制定本管理制度。 物资管理的主要内容有以下六个方面： 一、预算管理 二、授权审批 三、采购管理 四、验收管理 五、付款结算管理 六、物资领用管理 七、盘存管理 一、预算管理 1、酒店对物品采购实行预算管理，各部门对所需物品必须制定部门采购预算，采购部编制酒店的采购总预算。 2、预算的编制要以酒店的实际经营销售数据为基准，对所需原材料、物料配件的数量进行具体数量计划，以提高物资的利用率、杜绝浪费、控制库存，加快资金周转，提高经济效益为原则。 3、采购部负责汇总整理、各部部门采购预算形成酒店采购总预算，制定出实际采购清单报请总经理批准，报财务部备案。采购部部根据有关规定安排采购。 4、采购单必须由仓库或各使用部门按照不同的情况提前填写采购申请单，经部门有关授权经理或主管审批签字后报请总经理批准，采购部采购。 5、凡酒店仓库储备的物资商品，仓库根据使用部门预算，认真核查库存量及消耗量，由仓库提出采购申请。 6、仓库储备以外的物资商品，各部门在提出采购申请时，必须查询仓库是否有该项储备，或代用品。 7、厨房部所需物资除蔬菜、肉类等每日必须采购的食品外，其他物资商品按正常的程序办理采购申请。 8、厨房部日常消耗食品要填写《厨房部每日采购单》，一式三联由厨师长确认后报请部门负责人批准后由采购部购买。 二、授权审批 1、物资管理实行授权审批制度，各相关责任人必须按规定的授权审批方式、权限、程序、责任和相关内部控制制度，办理相关业务。 2、物资管理中预算审批、供应商确定、采购计划、实施采购、货物验收和质检、存储、付款、盘存、废旧物资处理必须履行授权程序。 3、严禁未经授权的机构和个人办理相关业务，任何机构和个人不得超越审批权限。 4、对于超越审批权限的采购业务物资部有权拒绝办理，财务部有权拒绝付款。 三、采购管理 1、采购管理工作，应明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化及所购商品数量和质量符合公司要求。 2、应以合理的价格取得较高质量做为价格质量要求，供应商在所需日期内保证足量供应。 3、采购部应根据商品使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素选择最有利的采购方式。 4、采购方式可分为合同订购方式、订单订购方式、特约供应商采购、直接采购、紧急采购方式。 5、采购部接到采购申请单要认真归纳整理，对需采购物资商品的名称、规格、数量等项目要与申报部门授权人及时沟通确认，在确认无误后，在合格供应商中寻找三家以上的供货商进行洽谈，综合考察质量、价格和售后服务等指标择优选择采购。对于未达要求的商品，物资部应开发新供应商。 6、采购部应及时掌握市场信息，根据不同商品价格变动情况定期或不定期的对市场进行考察分析。与供应商进行交流及时调整价格。 7、对于技术性较强，或有特殊要求的采购项目，采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买，并与之共同承担责任。有关部门对此要予以协助。 8、使用部门有了解所需物品的价格和提出质疑的权利。采购部在择商报价中必须认真研究对待，并对所提出的问题解释说明。 9、确属疑难采购的项目，采购部和使用部门及时联系沟通，研究对策。无力解决的必须及时上报有关部门，不得拖延。 10、在进货过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。 11、由于市场变化或其他原因而造成购买时的价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须重新办理补缺申请，经审批后方能购买。 四、验收管理 1、无论是采购人员自提项目还是供应商送货项目，在货到酒店后，必须首先与仓库进行联系，由仓库依据采购订单过数检验。经验收合格后再分送所需部门。不允许采购人员或供应厂、商直接交货予所需部门。对不符合采购订单内容的项目一律拒收。 2、《厨房部每日定单》所列采购项目的验收，由厨房部授权人员，采购部采购人员和仓库保管员联合验收，验收合格后直接交于厨房部。同时办理相应的入库、领用手续。 3、验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、收据存根登记后交予仓库签收。 4、验收合格但未付款的采购项目由仓库开具收货单，经交货人签字后，将第二联给交货人作为结算凭证，第一联随同收货日报交财务部，第三联仓库留存备查。 5、仓库在对购入项目的质量、规格、样式、等难以确认的情况下，要主动请所需部门的授权人协助，有关部门和人员要积极帮助解决。 6、在验收中，仓库或所需部门均有权进出退货要求。经确认，实属不符合要求的项目，由采购部办理退货事宜。 7、代销商品（酒水等）和其他采购项目一样，必须遵守以上各项验收、入库、领用之规定。 8、