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曹妃甸工业区规划建设管理局 建设工程档案归档整理管理规定 一、建设工程文件的归档要求 建设项目文件的形成应符合国家相关的法律、法规、标准要求。建设项目档案必须真实反映工程竣工后的实际情况，具有归档保存价值的文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。　归档时间应符合下列规定： 　　根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 　　勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位应根据城建管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查审查合格后向建设单位移交。 档案一般一套（原件）移交城建档案馆（室），一套建设单位双方签字，盖章。 （一）工程文件归档范围 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。凡在曹妃甸工业区内，新建、改建、扩建投资额在20万元或建筑面积在500平方米及其以上的建筑工程资料均应归档。 （二）归档文件的质量要求 归档的工程文件应为原件。 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关文件工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。工程竣工报告、验收证书、合同、协议等履行双方签字手续，合同、协议等应为正本归档，不应是副本或者复印件归档。应归档的文件材料是传真件（热敏纸）的必须复印，与原件一同归档。水泥钢材等原材料实验报告，要求报告字迹清楚、内容规范、数据准确，并做好跟踪记录。隐蔽工程记录齐全、完整,数据准确。 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，不应使用热敏纸。 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。 （三）立卷的原则和方法 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 立卷可采用如下方法： 工程文件可按建设程序划分为工程准备的阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分； 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 竣工图可按单位工程、专业等组卷； 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 （四）卷内文件的排列 卷内档案组卷顺序及格式要求 顺序要求：“竣工资料封面”、“案卷封面”、“卷内目录”、“卷内资料”、“卷内备考表”。 格式要求： 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。外文材料应译文在前，原文在后。 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 （五）案卷的编目 档案盒和案卷封面的编制应符合下列规定： 档号：应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写； 档案馆代号：应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写； 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；字数不超过50字。 编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者；几个单位合卷的,则填写牵头单位名称并加盖立档单位的公章。 编制日期：本卷文件资料形成的最早至最晚日期，用阿拉伯数字填写。 保管期限：分为永久（永久保存）、长期（同该工程的使用寿命）、短期（20年以下）三种期限。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 密级：分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级；具有技术专利的工程项目为绝密，较大工程项目为机密，一般工程项目为秘密。 共几卷：立卷单位工程档案的总卷数（包括文字资料及图纸卷数）； 第几卷：该卷的顺序号。 盒脊背: 档号：同封面档号，档案保管单位填写；案卷题名：同封面案卷题名，填写形式为竖排右起不空格。 卷内文件页号编写位置：卷内文件均按有书写内容的页面编号。应使用阿拉伯数字，从“1”起标注本卷内项目文件材料的序号。档案馆认定通过后，打码机打印。单面书写的文件右