文件资料控制程序QP.docVIP

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文件资料控制程序QP文件资料控制程序QP

深圳市xxxxxxx有限公司 文 件 资 料 控 制 程 序 文件编号: 版 本: 制定日期: 发行日期: 批准: 审核: 制定: 1.目的 对公司所有的文件资料进行控制,确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版 本,防止文件的流失、泄密。 适用范围 本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。 3职责 3.1文控中心是文件和资料的管理部门。 3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。 4定义 4.1受控文件:维持本公司质量管理体系运作,相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在 发放之前由文控中心盖“受控”章识别,发放和回收时均应办理登记手续。 4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件,分四级: 4.1.1.1一级文件:质量手册; 4.1.1.2二级文件:程序文件; 4.1.1.3三级文件:作业文件(作业指导、检验标准、管理办法、技术文件等); 4.1.1.4四级文件:记录表单。 4.1.2外来文件:包括行业、地区、国家、国际标准;客户提供的技术文件、图纸;国家颁 布的有关政策、法规。 4.2非受控文件:质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分发及回收时办理登 记手续,修订时可不作版本控制,废止后按规定回收销毁。 4.2.1部门管理文件; 4.2.2公司级管理文件:内容涉及多个部门,需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以 公司名义发出的文件。 5工作程序 5.1文件资料的编制 质量手册由总经理指派专人编制,程序文件及其它文件与资料由各相关职能部门编制。 5.2文件资料的编号、版本号、修改状态号管理规则 5.2.1文件资料和表单版本编号 文件和表单版本编号共2位:例A0(“A”表为版本号。注:文件版次号是A0则表示为 原版;B0即表示第二版第一次,依此类推。“0”修订次数流水号。) 5.2.1.1修订次数用0-9的流水号表示:文件首次发布时修订数流水号为0,再修订一次, 流水号为1,最高到9; 5.2.1.2版本用字母A-Z表示:文件首次发布时版本为A,每换版一次,版本升级一个字母, 最高到Z; 5.2.1.3版本升级原则: A.当文件被修订9次后; B.当文件名称发生变更时; C.当文件内容出现较大修改,需重新培训时. 5.2.2文件资料的文件编号规则: 5.2.2.1质量手册 质量手册:BRT-QM-XXX: 其中BRT表示公司代号;QM代表质量手册;XXX代表序号。 5.2.2.2程序文件 程序文件:BRT-QP-XXX:其中BRT表示公司代号;QP代表程序文件;XXX代表序号。 5.2.2.3作业文件 作业文件:BRT-WI-YY-XXX:其中BRT表示公司代号;WI代表作业文件(作业指导、检 验标准、管理办法、技术文件等);YY代表编制部门;XXX代表序号。 5.2.2.4记录表单 记类表单:BRT-QF-YY-XXX:其中BRT表示公司代号;QF代表表单类;YY代表编制部 门;XXX代表序号。 5.2.2.5外来文件 外来文件:BRT-WL-XXX:其中BRT表示公司代号,WL代表外来文件,XXX代表序号; 5.2.3文件资料排版要求 5.2.3.1体系文件原稿采用A4单面纸的横排或竖排格式排版进行编制,同时在内容上表现 公司名称、文件名称、版次、文件件编号、页数、日期与编写审批人员等; 5.2.3.2正文及标题排版如下:(章节号最多分四个等级,等级不够用英文字母替代) 1第一单 1.1第一节 1.1.1第一条 1.1.1.1第一款 A. B. ...... 5.2.4文件

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