福建馥钰光电科技产业园有限公司文件控制程序.docVIP

福建馥钰光电科技产业园有限公司 FUJIAN FUKJUK TECHNOLOGY INDUSTRIAL PARK CO.LTD 文件控制程序 受控正本印 受控副本印 文件编号：FY-QEP-AD-001 版本：A／0 分发号： 生效日期：2013年05月05日 编制: 批准: 日期: 日期: 页次 修改前版本号 修改后版本号 修订内容 修订日期 审批人 目的 对质量环境管理体系的管理性、技术性文件和资料，包括外来文件进行控制，确保对质量有影响的场所均能得到和使用有效版本的文件。 适用范围 本程序适用于与质量管理体系有关的任何文件的控制，包括适当范围的外来文件，如标准、顾客提供的图样、与产品有关的法律法规。 职责 行政部负责文件的管理控制。 各部门负责本部门持有的文件的正确使用和管理。 工作程序 文件和资料控制的范围 质量环境管理体系管理性文件：包括质量手册、程序文件和各类管理办法、制度等与质量管理有关的第三层次文件； 质量环境管理体系技术性文件：包括技术标准、有关试验和测量的规范／规程、工艺文件、技术图纸等。 外来文件和资料：顾客或供方提供的文件资料，试验、测量装置和生产设备的有关技术图纸、使用说明书，本公司采用的有关国家标准、行业标准、法律、法规等。 文件和资料的标识 质量环境管理体系有关的文件的标识由行政部负责按本程序的要求实施；外来文件和资料的编号沿用原有编号，无编号时由行政部文件管理中心赋于其编号。 质量管理体系文件的编号方法： 质量手册的编号方法：FY-QEM-2008，其中QEM代表公司名称馥钰，QEM代表质量环境手册，2008为质量体系2008版本。 程序文件的编号方法：FY-QP-部门别-流水号，其中FY代表公司名称馥钰，QP代表程序文件，部门别为公司部门代码，例如：行政部为AD，流水号为001， 002，003依此类推。 作业文件的编号方法：FY -WI-部门别-流水号，其中FY代表公司名称馥钰， WI代表作业文件，部门别为公司部门代码，例如：行政部为AD，流水号为001， 002，003依此类推。 为识别文件更改和修订前后的状态，以版次进行标识：首版为A/0，修订一次为A/1，修订两次为A/2，修订过三次为A/3…以此类推。 文件和资料的形式 文件和资料除书面形式外，还有硬拷贝、电子媒体等形式存在。 文件和资料的控制状态 文件和资料分为受控文件和非受控文件。 受控文件发放时应加盖“受控文件”印章，对于外来文件应加盖外来文件章，非受控文件发放时只需登记。 作为执行依据，公司范围内所使用的与质量的文件均为受控文件。 质量环境管理体系文件的编制和审批 质量环境手册由行政部依据GB/T19001:2008 idt ISO9001:2008《质量管理体系——要求》与ISO14001：2004《环境管理体系 要求及使用指南》组织相关职能部门或人员编制，经管理者代表审核，总裁批准后发布。 程序文件由管理者代表依据GB/T19001:2000 idt ISO9001:2000《质量管理体系——要求与ISO14001：2004《环境管理体系 要求及使用指南》组织相关职能部门或人员编制，相关部门会签，经管理者代表审核，总裁批准后发布。 第三层次文件由相关职能部门依据国家标准、行业标准和适用的法律法规，以及本公司的实际情况编制，经主管部门领导审核，总裁批准后实施。 文件和资料的编目、归档与发放 文件和资料经批准后，由行政部填制《文件归档清单》，对备份的软盘应编目并登记。 每年初，行政部依据《文件归档清单》对各类文件和资料进行编目，归档并登记。 文件和资料的发放，由行政部填制《文件发放回收记录表》，经管理者代表批准后发放，接收／领用文件资料的部门或人员在登记表上签字确认。 相关部门领用文件和资料后，应在本部门的《文件归档清单》上进行登记。 文件和资料破损严重影响使用时，文件使用人应到行政部办理更换手续，交回被损文件，补发新文件，行政部将被损文件销毁。按4.4.2的要求执行。 文件使用人丢失文件时，必须向行政部说明原因，办理申请领用手续，行政部在补发文件时，按4.4.2的要求执行。 质量环境管理体系文件和资料的更改 相关人员认为文件需要更改时，应填写《文件更改通知单》，说明理由，经原文件批准人同意后，由原文件编制部门或人员执行更改，并由原审核人和批准人进行审批。当指定他人更改、审核或批准时，必须取得其所需依据的背景资料。 文件更改的办法： 个别文字、语法和／