采购作业程序文件采购作业程序文件.doc

注： 1.此份为试运行文件，该流程/制度负责人为人事部主管，主要职责是维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理； 2.若在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉嘉鸿老师指导； 3.运行过程中若同变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。 文件更改一览表 版本 更改内容 更改日期 更改人 评 审 栏 部 门 总经办 督导办 财务部 业务部 人事部 设计部 生产部 采购部 品质部 印刷车间 纸箱车间 仓库 会 签 公司总经理 1.0目的 为了规范采购作业流程，确保生产物料按照计划到厂，生产得以顺利进行，制订本作业流程。 2.0范围 适用于工厂所有材料的购买。 3.0职责 3.1 PMC部：负责编制、审核《物料需求计划》； 3.2 生产部：负责根据生产需要辅助材料制作《材料购买申请单》 3.2 采购部：负责根据PMC部和生产部的材料需求，编制并组织实施《采购计划》，确保工厂生产顺畅进行； 3.3仓库: 负责供应商来料的点收和入库。 4.0作业程序 4.1 订单物料采购申请 4.1．1 PMC部物控员根据《生产主计划》编制《物料需求计划》； 4.1.2 仓库仓管员根据PMC部物控员《物料需求计划》在4小时内核料，核料过程中根据库存减去产生新的《物料需求计划》； 4.1.3 采购部根据最终确认的《物料需求计划》编制《采购计划》； 4.2 生产性的低值易耗品采购申请 4.2.1 生产性的低值易耗品的采购由生产需求部门填写《物料购买申请单》提出申请，部门主管提出初审意见，经总经理审核后，下达给采购部纳入《采购计划》，适时进行采购. 4.3 采购计划的控制 4.3.1 采购员在接到采购申请后，根据《物料需求计划表》，在《合格供应商名录》中依据“5适”（适时、适地、适价、适质、适量）原则下达采购订单。 4.4 采购订单执行控制与交期控制 4.4.1 采购员根据PMC提交的《物料需求计划》，按《物料采购周期表》上所注交期由采购员与供应商落实交期情况，并将落实好的交期答复PCM部； 4.4.2采购员在商洽采购任务过程中，要明确物料技术参数及质量要求，如无法落实要及时与上级领导汇报，保证生产计划的物料正常进行； 4.4.3采购员下达订单后，与供应商确认交期、单价、数量、付款方式、料件规格型号等，并要求供应商在两日内签字回传。需要签订相关协议的（如保修、延期交付等）在第一单交货的同时需把相关协议签回； 4.4.4采购员采购订单上单价和数量如果有变动时要及时向上级报告，得到批准后方可发出采购订单； 4.5 采购物料进度的控制 4.5.1采购员根据《采购计划》并编制《采购物料跟踪进度表》，要求供应商采购物料应提前1—2天到位。若出现欠料，采购员必须采取紧急措施跟踪以求到位，否则通知相关部门采取相应措施； 4.5.2订单交期中，采购员需至少要保持在订单交期前有两次以上与供应商沟通了解订单情况，以便随机作出相应调整。在订单到期日，如货还未入库，或在前期沟通中，有变化影响到交货日期，采购员需第一时间与部门负责人进行汇报并更新《采购物料跟踪进度表》。部门负责人可视情况向上反映； 4.5.3当所采购物料到库后，仓库需对所有货物一律开箱验收，并及时通知品管部对物料做出检验，发现问题及时与采购部联系，尽早解决； 4.6 采购物料质量要求的控制 4.6.1属新产品、新模具或定型产品的设计更改、工艺改进及更换新的供货商，所涉及的新物料的质量确认，以封样样品、《样品承认书》及有关技术资料做为物料采购质量要求的控制标准； 4.6.2属常规物料的交货，要求供应商随货提供一份《出货检验报告》。再由品管部按物料相关特性进行品质检验； 4.6.3经品管检验为不合格物料的，按《不良品退货流程》 执行； 4.7 采购物料价格的控制 4.7.1在采购某种物料前，需对此款物料的原材料、构成、生产工艺等进行评估，再结合多家供应商的报价，对需要采购的物料进行合理的价格初评； 4.7.2在采购选择和评估供应商时需参照《供应商基本情况调查表》和《供应商质量体系评估表》进行。然后结合此表选择综合实力优秀的几家供应商对所需供应的物料分别报价。其过程应遵丛以下原则：采购询价—估价—比价—议价—商务条款评审—定价—打样。采购部在综合评估同等质量下，以最优性价比拟定两家以上的供应商报价，呈报采购部主管、相关部门主管评审后由总经理批准执行；（具体细节参照供应商管理办法） 4.7.3物料的价格存在时效性，在一定时期会有价格的上浮或下调，采购部需随时掌握市场行情信息，做到不盲目采购、不高价采购、不无品质保证采购，由财务部对采购价格进行监督审核； 4.8 采购付款流程的控制