[会议管理规定.docVIP

目的 制定本文件以使集团总部的会议管理规范化，提高会议的行政决策效率。 范围 集团总部内部各级会议以及所有与会人员。 参考文件 无 定义 4.1 会议 主要指集团总部月度工作会议、员工大会（民主生活会）、董事会议、经管会。 4.2 总部月度工作会议 由总裁办主持，出席人员为集团总部各部门负责人，主题为各部门上月工作小结及下月工作计划。会前各部门需及时提交《绩效考核表》到人力资源中心（见附录8.1）。地点在总部会议室，时间固定为每月8日。（如遇节假日则另行通知） 4.3员工大会 　　由总裁办、人力资源中心主持。出席人员为集团总部全体工作人员（董事长不参加）。主题为培训、民主生活等。地点在总部会议室，时间固定为每月18日。（如遇节假日则另行通知） 4.4 董事会议 由总裁办主持，出席人员为集团总部董事会成员及各事业部负责人，主题为各事业部急需董事会决策的重大事项、新项目投资等。会前相关部门需及时提交议题到总裁办。地点在总部会议室，时间固定为每月28日。（如遇节假日则另行通知） 4.5 经管会议 　　由总经办主持召开，出席人员为全体经管会成员，主题为各项工作完成情况的检讨及事业部各事项决策。地点在总部会议室，时间由总经办安排，需提前一天通知总裁办。（如遇节假日则另行通知） 4.6其它会议 　　其它专题会议、部门会议等可自行安排。 职责 总裁办 负责总部月度工作会议、员工大会（民主生活会）、董事会议的组织、实施和会议纪要的编制、分发，负责公司会议室的统一管理，会议制度的执行。 总经办 负责经管会议的组织、实施和会议纪要的编制、分发，负责公司会议室的统一管理，会议制度的执行。 参会人员 严格遵守各项会议纪律、会议要求。 程序 会议管理 总部总裁办统筹会议的召开，规范会议管理。凡需使用会议室的会议通知均需报总裁办审核、安排、备案。 会务工作主要由总裁办承办。 财务部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。 会议组织 会前的准备 总裁办须在会前明确会议主题、出席人员、会议举行时间、会议议程、会议费用预算等。 总裁办根据会议的具体要求，通知出席人员（可采取电话通知、QQ、当面通知、OA等方式，重要会议填写《会议通知》（见附录8.2）。 会议承办人应及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。 会议室的使用统一由总裁办进行安排。使用部门需提前口头申请，由总裁办根据会议的重要程度和缓急程度进行安排。部门会议（与会人员5人以下的）原则上不得占用会议室。 与会人员会前要在《会议签到表》上签到（见附录8.3）。 会中控制 与会人员到会必须有充分准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼，允许持有不同观点和保留意见。但一旦形成会议决议，都应严格贯彻执行。 主持人要严格控制会议进度、会场气氛、会议时间。如有偏离议题现象，应立即导入正确议题；如出现争吵等突发事件，主持人要立即控制会议局面，保证会议按议程进行。 会议进行中，总裁办或指定人员要做好会议记录。 会后落实 　会议纪要的形成 总部月度工作会议、员工大会（民主生活会）、董事会议后，总裁办应在会后1个工作日（节假日顺延）对会议内容整理并编发《会议纪要》（见附录8.4）。经管会会议纪要由总经办负责制发。 　形成过程 会议纪要由总裁办（总经办）根据会议内容，在限定时间内完成纪要的整理成文工作。 会议纪要包括纪要编号、会议时间、与会人员、会议主持人、主要内容纪要等。 　会议纪要应分类存档。 会议决策的贯彻与实施 总裁办、总经办负责人要根据会议纪要确定的决策，检查督办落实情况。 总裁办、总经办要及时将检查落实情况上报董事长、总经理或进一步催办。 与会人员要严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，以免影响决议实施。 会议纪律： 凡要求到会的人员必须准时到会。凡不能准时参加会议的人员必须提前 向会议主持人或召集人请假。无故迟到或事前未请假者每次罚款20元，无故缺席者每次罚款50元，累计3次无故缺席者，罚款100元，并给予通报批评处理。处罚通知单（见附录8.5）由总裁办（总经办）开具，罚金由总裁办（总经办）代管，作为会议经费。 会议召开过程中不得无故退席，否则视同缺席处理。 与会者不得在会场吸烟。手机应调至振动或关闭，原则上不得拨打或接听手机。紧急或特殊情况下需接听者应到会议室外进行。与会者不得在会场做与会议无关的事。违者每次罚款50元。 记录 无 附录 8.1 员工绩效考核表 8.2 会议通知单 8.3 会议签到表 8.4 会议纪要格式 8.5　处罚通知单 附录8.1 员工绩效考核表 员工绩效考核表 责任人：　　 部门：　 　职位：