经典实用课件：会_议_管_理规定.pptVIP

会 议 管 理 前言 对一个企业来说，适当的会议是必要的、不可缺少的； 会议必须要有目的和结果，这也是开得有效的最低要求。 作为管理人员 首先要对会议有个正确的看法； 搞清楚什么情况下应该开会，什么情况下不要开会； 作为主持人要有能力组织好会议，力争达到预期效果； 作为会议参与者，要积极参加，不浪费时间，力争有所收获。 问 题 什么情况下可以召开会议? 什么情况下可以不开会? 1、涉及多个部门、多个 人员的决策； 2、需要整合各种不同 的意见； 3、涉及多个部门、多个 人员的工作安排。 1、未准备好； 2、可能不会有结果； 3、没有开会的必要或 有其他替代方式。 一、开会的认识 开会的意义不大 人们都厌恶开会 时间和精力都浪费在会议中了 开会时自己可以干点私活 只有开会才能解决问题 开多长时间的会看情况再说 请把会议减到最少 据统计： 美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工作时间的40％-70％。 据此推算，我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍，其中不少会议几乎没有成效。 如果你总时间的1/4耗费在会议上，那你一定处在一个不健全的组织中。 二、开会 的表现 1、没有目的性，形成多中心会议； 2、开会只是为了走形式； 3、主持人会前没准备，而且缺乏引导控制会议的能力； 4、开会者缺乏效率观念，不准时参加； 5、重复。重复内容发言，众多陪会者重复表态； 6、对于许多问题反复研究，却不能形成决议； 7、汇报不得要领，像流水帐。 三、开会的 计算 开会总是时间和人力的耗费，所以应该计算成本。 1、开会的成本： 时间成本 直接的会议费用 效率损失 2、计算公式： 开会的时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议时间＋会议秘书工作时间＋会议服务人员工作时间） 开会的金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的薪水 开会的直接费用＝会议设施租用费＋会议场地费＋差旅费＋食宿费＋文件准备费等 例：日本某公司会议成本的计算 会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时） 这是因为劳动产值高于平均工资，所以要乘以3，又因为参加会议中断经常性的工作，损失要以2倍计算。 可以考虑开会的几种情况 1、必须依靠集思广益才能解决的问题； 2、按常规步骤来不及决定的事情； 3、需要作出决定的事； 4、发生重大变革和实行新方法时； 5、会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定。 （一）成功会议的标志 1、有明确界定的目标 会议目标——就是本次会议将要达到的效果。 会议目标是考虑其他各种事项的基本出发点（时间、议程、参加人员等） 与会者据此判断会议是否达到了预期的效果。 （一）成功会议的标志 2、开会一定要有决定 决定的形成可以是：决议、备忘录、达成一致的想法或者工作安排。 最基本的特点：清楚指明与会人员什么时间做什么事情 会议决定必须对所有与会者产生约束。 四、成功开会 （二）成功开会的准备要领 1、会议准备的4W 2、确定会议的目标 3、确定会议的形式 4、确定会议的议程 5、确定开会的时间 6、选择开会的地点 7、确定出席会议的人员 1、会议准备的4W A、为什么（why） B、什么时候（when） C、什么人（who） D、什么地点（where） 2、确定会议的目标 目标的形式 确定目标时应考虑的因素 请考虑： 我能不能自己做决定？能自己做决定，就不必开会。 会议必须在这个时候召开吗？其他时间可以吗？ 如果改成打电话或写便笺，能不能达到相同的目标， 效果会不会更好？ 3、确定会议的形式 例行会议 临时召集特别会议 确定会议形式的原则 A、尽量通过例会解决 B、临时召集要注意可行性 与必要性及带来的问题 4、确定会议的议程 议程是会议进行的基础和指引。会议开始后都会在议程内进行。 A、考虑议程的依据： 是例会还是特别会议 以会议目的和规模为依归 设定合理会议目标 考虑与会者时间可行性 图表1 会议议程实例 ××购物广场11部 有关《营运标准》执行检查落实会议 日期：2002年7月23日 星期二 时间：上午10：30-12：00 地点：购物广场二楼会议室 会议目的：讨论如何严格执行公司《营运标准》 议程 1、《营运标准》介绍 2、对照《营运标准》讨论目前卖场存在的问题 3、王总对讨论的情况