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浅析银行办公室工作风险及防范 沈中支行 王芃懿 银行是高风险的行业，不可预见风险在日常管理当中随处存在，在工作或员工的具体操作当中如稍有差池，就产生风险，带来各种不可估量的风险，甚至会带来各种各样的损失。银行工作风险点更多地集中于一线前台、操作部门和业务条线。近年来，总省行在系统内接连开展各种风险防范的活动，以达到在促进业务健康发展的同时，防范风险，降低损失，或者说防止风险的出现，就是促进业务提升的有力保障，亦如总行目前正在开展的“贷后管理”、“执行年”等活动。 作为银行的后勤保障部门，办公室工作有其特殊性，工作职责、工作范围较广，几乎涉及到服务全行各个部门。随着总行各项制度的不断完善，办公自动化程序的不断提高，办公室工作由最初的琐碎、杂乱、继而提升到有序、模式化，很大程度上保证了办公室工作效率的提升。但有序的制度、高度自动化的办公程序，依然回避不了在人为操作程序中风险出现的可能，有操作即有风险的存在。办公室作为维持银行正常运营不可或缺的一个部门，风险防范同样是顺利开展各项工作的重中之重，因此关注办公室工作中的风险点对从事办公室工作的员工至关重要。在办公室工作中，风险点主要存在于印章管理、档案管理及机要管理当中。本文拟就以上几个岗位的风险隐患及防范展开分析。 　　一、防控印章管理风险，严格执行预审批制度 一直以来，银行业防范风险的重点相对集中在业务部门，对办公室的风险控制或少于对业务的监控。但是近年来，随着各行法律事务工作的不断完善，印章管理也成为风险监控的重点岗位。按银行级别划分，在总行一级分行及部分二级分行，印章管理岗一般设专人管理，也有部分支行的印章管理岗员工兼任文秘等职位。无论是一人多岗，还是一人一岗的人员模式，印章管理的职责要求及安全保密原则都是相同的。建总行发[2005]338号文件当中，对印章的管理及安全使用都有明确的规定和要求。因此在操作过程当中，印章管理中的风险点最主要的体现在印章审批、保管和使用上。包括未经有权人审批使用；在空白介绍信、公文用纸等上加盖公章；携带公章外出；审批人同时是保管人或监印人；在保管中未按规定保管；没有交接登记记录；已作废的公章未按规定交回原制发机关；在销毁过程，对销毁的印章未登记造册或未经有权负责人审批、未组成监销小组，随意销毁公章等等。印章管理部门应该全面强化风险防范意识。 在实际工作当中，应该由办公室牵头，对系统印章管理中存在的风险隐患进行专项排查，并结合检查出来的问题，从印章刻制、使用、销毁及授权等方面，进一步完善印章管理制度，及时消除管理漏洞和风险隐患。严格按照法律法规审查制度，对印章的使用进行严格管理，尤其是对外出具的法律性事务文件，必须认真落实法律审核预审批制度，确保印章使用的正确性和合规性。 以上经常性问题的管理，审计部门已经有针对性地提出各种整改办法和措施，对一经审查出来的岗位不相容等容易造成风险点出现的现象，立即下发审计底稿，确保按制度整改落实到位，以确保将风险防控工作提前到风险可见之前。在日常管理工作当中，也要将风险防范前置，切实从源头保障印章使用的严肃性，防止出现盲目或随意使用印章的现象，杜绝风险、防患于未然。 二、严格管理，保障档案管理的合规性 　　档案是经营活动的重要历史凭证，档案保管的齐全、完整意味着业务经营连续性。加强对档案工作的集中统一管理、是银行档案齐全、完整、规范的重要保证。随着时间的流失，一些档案的材料、要素会出现这样那样的缺失，会为日后的资料查询设置障碍，因此，一份完整的档案材料保管，是档案岗位操作必须坚持的原则。 档案管理的风险点最主要体现在档案的保管上。包括：没有按照建行档案要求进行保管，造成档案的损坏或丢失；没有按照期限保管，导致不够保管年限的档案提前销毁；没有建立相关借阅手续将原始档案借出，或没有按时归还借阅档案，导致档案的丢失；对销毁档案没有进行造册登记；销毁档案时未经审批鉴定随意销毁档案等等。 为了防止风险点的出现，在档案形成初期即进行完整性和合规性审查，对要件不齐全、丢失或缺少材料的档案，第一时间内要与交接部门进行联系，及时沟通，及时对相关材料进行补充、完善。同时，还要完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。因此无论是在银行经营的各时期还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。严格按照银行档案管理规定进行归档操作，要求档案管理人员要有高度的责任感和责任心，在日常管理当中，认真履行借阅手续，按时催要归档；参照文件规定，对定期进行销毁的档案严格执行审批及鉴定工作，及时登记造册，完善档案资料，不随意、私自处理未到期或未按规定执行的档案卷册，将风险点降到最低直至为零。 档案是建行的宝贵财富，具有非常重要的凭证和参考作用。档案是不可再生资源，一