办公、劳保品及消防设备管理制度.doc

文件编号: SQT-AD-03-002 版 本: 1 办公、劳保用品消防设备管理制度 页 次: 1/4 发行日期: 2009-06-10 文件修订、变更履历栏 日期 版本 修订理由及摘要(No.) 拟制 审核 核准 2009-06-10 A0 初次制定 罗玉生 分发单位(打“√”表示) 总经理 总经办 财务部 工程部 管理代表 行政部 市场部 资材部 营运总监 品管部 采购部 常务总监 生产部 研发部 受控文件未经许可不得影印 文件编号: SQT-AD-03-002 版 本: 1 办公及劳保用品采购管理制度 页 次: 2/4 发行日期: 2009-06-10 1.目的: 为完善公司管理及更好地控制公司成本，以及对劳保用品、办公用品、消防器材的使用成本能够得到有有效使用，特制定本制度。 2.适用范围:公司所有部门。 3.权责: 3.1行政部: 3.1.1 负责所有办公物品及劳保用品、消防设备月统一请购统计、与临时性物品的入库办理事宜（后勤仓），机电、维修、建筑工程等材料质量则由行政部工务课验收确认。 3.1.2 负责各部门办公用品、劳保用品、消防设备的发放（以旧换新）核对、及帐目管理事宜。 3.2采购部: 负责各公司办公用品、劳保用品、消防设备零星与月统一采购、价额及相关采购费用的申请报销、采购 物品的品质异常及不良协调与退货处理事宜。 3.3 品管部： 相关物品购回入库前由品管部IQC验收（机电、维修、建筑工程等材料质量）除外。 3．4 财务部： 依照上述工作流程，备用、控制资金配合采购部完成采购作业事宜。 3.5 各部门: 3.5.1负责本部门月办公及劳保用品请购, 审核控制、落实本部门所领用物品以旧换新以及对相关物料入库领用确认等事宜（部分物品见附表须以旧换新及分批领用）。 3.5.2 负责本部门人员办公、劳保用品个人领用文档建立、向行政助理转存。 3.5.3 依据本部门人员办公、劳保用品个人领用文档登记内容，负责本部门离职人员办公、劳保用品个人领用回收与追溯，并向行政助理转存；同时承担缺失物品责任。 3.6总经办: 负责所有办公、劳保用品及消防设备复核与核准事宜。 4.定义: 4.1 办公及劳保用品：是指所有辅助工作使用设施及办公文具、电脑设备及耗材、通信设备、清洁用品、机电维修及建筑工程等物品。详见附件一《办公、劳保用品及消防设备一览表》。 4.2 消防设备：指公司消防安全预防所准备的器材详见附件一《办公、劳保用品及消防设备一览表》。 4.3临时性物品：特指未纳入月计划请购类、超出月计划请购类及工务类的物品（如临时客人接待所购设备）。 5.作业内容: 5.2 办公及劳保用品管理： 5.2.1 各部门于当月月底前根据本部门实际工作状况，提交本部门下月办公及劳保用品请购申请计划。经部门主管/经理审核后于当月25日（工作日）前、将《部门请购单》一、二联交至行政部、行政助理，《部门请购单》第三联由请购部门自己保存留底以做届时领料之依据。 5.2.2 行政助理对各部门送交的《部门请购单》统一整理汇总后，及时对后勤仓备存物品进行对账后，再统筹请购，对上月未领用同一类型、规格物品进行数量统筹统计，尽量做到不跨月备存物品，之后将统筹后的《办公、劳保用品及消防设备月请购统计表》连同各部门月《部门请购单》第一、二联一并送交行政经理审核，经行政经理审核后《部门请购单》第二联留存，第一联会同《办公、劳保用品及消防设备月请购统计表》送交总经办助理。 文件编号: SQT-AD-03-002 版 本: 1 生产辅料及后勤采购管理制度 页 次: 3/4 发行日期: 2009-06-10 5.2.3 总经办助理在接到行政助理所呈送的《办公、劳保用品及消防设备月请购统计表》，及《部门请购单》进行复核后，呈总经理核准后送交采购主管加签。 5.2.4 采购主管将总经办助理所转呈的《办公、劳保用品及消防设备月请购统计表》、《部门请购单》第一联。 5.2.5 品管部IQC以抽检形式对后勤仓物品主要是办公及劳保用品等物料进行抽检入库验收，在保证性价比的情况下确认是否可用（比如A4复印纸每包的数量、纸质、硬度等，笔或笔芯书写是否流畅有写不出现象、笔头是否容易脱落、荧光笔是否有干涩现象等），并于《验收单》上验收栏内确认签名。 5.2.5.1 对于机电维修及建筑工程等物料，由工务课负责人验收确认后并《验收单》验收栏内确认签名。 5.2.5.2 对于电脑