09 江西动工程物资管理实施细则(试行).doc

江西移动通信有限责任公司工程物资管理实施细则（试行） 根据《中国移动内部控制手册》（第一版）的相关规定，为了切实加强工程物资的管理和核算，理顺管理流程，明确管理职责，特制订此实施细则。 第一章 总则 工程物资的管理原则：职责清晰、沟通顺畅、及时发运、准确计量、安全保管、合理使用。 工程物资的管理任务：贯彻执行国家有关工程物资管理工作的政策法规；按照国家和总部相关财务会计制度进行工程物资的管理和核算；加强工程物资的采购、保管和使用管理，做好收、发记录，确保工程物资的安全完整；合理适用工程建设资金，提高经济效益。 管理涉及的部门和人员具体职责为：采购员负责进行工程物资采购，并将采购信息及时传递给MIS系统库存管理员和实物管理员（或工程建设人员），负责供应商信息的维护和更新。MIS系统库存管理员负责进行工程物资的账实相符核对，配合实物管理员或工程建设人员进行物资的验收、入库、发放、退库、盘点清查等工作，进行MIS系统工程物资的出入库操作，建立暂收暂出物资登记簿，并负责在月底将暂时领用物资估价给财务部门。实物管理员负责入库工程物资的实物安全保管，根据合格的单据进行物资验收、出入库、退库等操作，负责建立工程物资保管台账和紧急领用登记薄。工程建设人员负责直发现场工程物资的验收和使用，未用完物资的退库，配合相关部门进行工程物资的清查盘点。工程会计负责按照国家和总部相关财务会计制度准确进行工程物资的核算，配合相关部门进行工程物资的清查和盘点。 本办法适用于集团公司集中采购、省公司集中采购和各地市零星采购的工程物资的管理。 第二章 工程物资采购 根据需求部门提交的采购申请和批复的立项报告，由物资采购部门启动工程物资的采购工作。 对于集团和省公司集采范围内的产品，按照公布的框架协议在指定的范围内进行选择，如果集采结果暂时没有下发，确实急需的工程物资，在报相关管理层批准后，启动紧急采购流程。 按照国家招投标法律法规、地方相关法规和公司的相关管理规定，确定采用招标（公开招标或邀请招标）或商务谈判采购方式。 工程物资的采购必须遵循国家和地方的相关法规以及公司的相关管理规定，按照“公平、公正、诚实信用”的原则，在监察部门的监督下，按照标准化的流程执行高效采购。 经过规范的决策流程确定的采购结果，由采购部门或需求部门拟定合同初稿，经财务、法律等部门和公司管理层批准同意并授权后，及时与供应商签订采购合同。 采购员根据采购合同及时在MIS系统录入采购订单并登记预计到货日期的信息，经相关领导层审批同意后，通知供应商发货，并打印出一式两联的采购订单，其中第一联交给MIS库存管理员，第二联交给实物验收人（实物管理员或工程建设人员）； 对于已经过规范的决策流程确定了采购结果，没有签订采购合同和录入采购订单，但是由于工程建设时间紧，需要供应商提前到货的情况，于设备到库前，采购员必须填写一式三联的工程物资提前到货通知单，第一联留存，第二联交MIS系统库存管理员，第三联分入库和直发现场两种情况分别交给仓库实物管理员和工程建设人员，提前到货通知单必须填写项目编号和项目名称，注明其为无合同、无采购订单物资并说明原因。 第三章 工程物资的验收和入库 工程物资运抵施工现场时，工程建设人员视设备性质不同，和设备供应商代表对到货的设备进行开箱验收或安装验收，并与采购订单或提前到货通知单进行核对。设备验收核对无误后，双方在送货清单或验收报告上签字确认。 工程物资运送到仓库，仓库实物管理员视设备性质不同，分为不开箱验收和开箱验收两种。对于不开箱的情况，仓库实物管理员根据设备的外包装箱与送货清单进行核对，检验核对箱号、数量以及外包装是否完整等情况，双方验收核对无误后在送货清单或验收报告上签字确认。对于开箱的情况，仓库实物管理员和设备供应商代表进行详细验收，并与采购订单或提前到货通知单进行核对。设备验收核对无误后，双方在送货清单或验收报告上签字确认。 工程建设人员和实物管理员根据送货清单或验收报告，对照采购订单或提前到货通知单填写江西移动物资接收/暂收单，并将送货清单（或验收报告）和接收/暂收单提交至MIS系统管理员，MIS系统管理员核对无误后，根据接收单在MIS系统进行接收直发或接收入库操作，根据暂收单登记工程物资暂收登记薄。 仓库MIS系统管理员进行收货确认后通过MIS系统打印入库单，并交给仓库实物管理员。仓库实物管理员核对供应商名称、工程物资类型、数量、到货日期等信息准确无误后，在MIS入库单上签字确认。 仓库实物管理员或MIS系统库管员将签字后的入库单要及时传递给财务部门。财务部门工程会计收到发票后，将发票信息录入MIS系统，与MIS系统中的入库单、采购订单进行三单匹配，由MIS系统进行发票匹配确认。 第四章 工程物资的出库和领用 需求部门工程建设人员通过MIS系统或EMIS