应用文培训介绍.ppt

一 公 司 管 理 人 员应 用 文 写 作 培 训 主讲：莫金兰 二〇一一年九月二十七日 培训主要内容 一、应用文的含义、特点、用途及一些基本技巧。 二、常用应用文的规范写作要求。 三、一公司行文格式的统一要求。 第一部分 ● 应用文的含义、特点、用途、写作技巧 一、应用文的含义 ●“文书”是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中，办理公私事务所使用的，具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料。 ●“应用文”又叫实用文，是以实际应用为目的，为人们处理公私事务时常用的一种文体，是行政管理的一种手段，是社会交往的一种工具。 ●“公文”又叫文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。 一、 ●“应用文”又叫实用文，是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中办理事务和个人事务时常用的具有实有价值和某种惯用文种、格式的一类文章总称。它是人们交流思想、互通情况、解决问题、处理事务的工具。 二、应用文的特点 1、因事而写，内容真实； 2、对象明确，非看不可； 3、语言得体，文字简约； 4、时间性强，讲求及时； 5、格式固定，书写规范。 三、应用文的主要用途 1、传递信息； 2、处理事务； 3、交流感情； 4、用作凭证。  四、应用文写作的一些基本技巧 （一）应用文的标题 1、除法规、规章加书名号，一般不用标点符号，但可加引号。 2、公文式标题中“关于”的用法，表示对事由在中心词语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，与事由部分组成介宾结构，大多数情况下不能省略。标题常用黑体或宋体，字号在三号至二号之间。 （二）应用文的常用专用语 1、概述情况，说明根据的，常用“根据”、“遵照”等领起。 2、介绍目的，常用“为了”、“为”等领出下文。 3、交代原因的，常用“由于”、“因于”、“鉴于”等； 4、表对象范围的，常用“对”“向”、“关于”等。 5、要表达模糊语言的，如“基本上”、“大多数”等。 6、“的”字短语，在规章中常用，如“情节严重的”。 （三）应用文正文结构层次 1、标点符号：第一层为“一、”，第 二层“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。 2、正文字体一般为三号仿宋体字，行距一般在25-35磅。用纸国际上通用A4纸，党委机关常用16开纸。页边距左右常留2.8cm,上下常留2.5cm。页码常选“1”、“-1-”。 （四）应用文落款 1、单位名称要写全称，或者规范化的简称。 2、日期可用“二○一○年四月二十七日”、“2010年4月27日”，用文件头发的公文只用能前一种。常见错误“二0一0年四月二十七日”中的零用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替，另外，用“2010—4—27”、“二零一零年四月二十七日”也是错误的。 （五）应用文盖章 1、单一发文的印章，盖章就代表单位，因此不再打单位名称，将章直接盖日期上。讲究“上不压正文，下骑年盖月”。 2、联合发文印章，相互不交叉，不相切，不远离。 第二部分 ●常用几种应用文的规范写作要求 【通知、请示、报告、通报、会议记录、会 议纪要、计划、总结 】 一、通知 （一）通知的含义及种类 1、含义：通知是一种最常用的公文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。同时还适用于人事任免。 2、种类：按内容的性质可公为知照性通知、批示性通知、批转性通知、发布性通知、会议通知。 （二）通知的结构及写作 1、结构：由标题、主送对象、正文、落款构成。 2、写作 （1）标题：一是只写“通知”、“ⅹⅹ通知”如“会议通知”、“改道通知”，必要时也可在通知前加定语，“紧急通知”、“重要通知”等字样；二是发文机关、事由、文种“三要素”齐全，这种标题让人一目了然，看标题就基本上知道通知的大概内容，如“一公司关于开展气排球比赛的通知”。 （2）主送对象：主送对象一定要明确。非广发性、周知性的通知，受通