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集团公司档案业务内部培训 目录 第一章 档案管理基础知识 第二章 公司档案管理业务介绍 第三章 公司文件材料归档整理办法 一、什么是文件、档案，两者的关系 二、档案的类型 三、档案基础概念和术语 第一章 档案管理基础知识 一、什么是文件、档案，两者的关系 1、文件 是指公司一切经营管理活动过程的各种形式的记录。从载体形式上可分为纸件、电子件；从编码方式上可分为文字件、图形件等；从文件内容上可分为公司治理、财务、技术、人力资源、市场销售等。 2、档案 是指自公司成立以来，在各项经管理活动中形成的，具有利用和保存价值的、按照科学系统的方法组织起来的各种载体形式的文件材料。 文件 档案 包含关系 时间先后关系  1、文书档案 2、科技档案 3、会计档案 4、人事档案 5、声像档案 6、电子档案 7、实物档案 按文件内容区分 按载体形态区分 二、档案的类型(详见档案制度）  三、档案基础概念和术语 1、类和分类 类，就是具有共同特征的个体集合。在性质上相同或相似的事物就称为一类。 分类，也称归类，即根据事物的异与同，按照一定的标准区分和归类。 （如：时间、来源、责任者、内容、专业、产业、问题、结构、载体） 三、档案基础概念和术语 2、档案分类 档案实体分类 对每一份档案文件划分或组成保管单位，使档案文件从无序到有序，固定排放位置，便于查找和利用。全宗级 立卷单位级 （部门级） 档案信息分类 部门归档文件分类表 著录-条目-目录 3、档案著录与标引 档案著录，包括著和录两个方面，著即标引，即对档案文件的内容特征（包括档案文件的分类号、主题词、摘要）进行分析、选择和记录。录，即抄录，即将形式特征包括作者、形成时间、档号、载体形式等不直接揭示档案文件主题的记录项照录在著录条目上。 档案条目，档案著录的结果是编制出档案条目，条目是组成档案目录的基本单元。 三、档案基础概念和术语 4、归档整理 是指将已办理完毕的、具有利用和保存价值的文件材料进行分类、组卷、排序、著录、编目、装盒（或光盘刻录）、排架，使之系统化、条理化的过程。 5、件、卷、立卷 件，文件材料形成和处理的基本单位，通常每份文件为一件。 文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文可为一件，请示件与批复件可为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。 三、档案基础概念和术语 三、档案基础概念和术语 卷，一组有密切联系的文件的组合体。 立卷，按照文件材料在形成和处理过程中的有机联系将其组合成一个或多个案卷。它是一个分类、组合、编目的过程。 6、全宗号、档号（案卷档号、文件档号）、案卷号、件号/页号、档号章 全宗号，一个立档单位所有档案（全宗）的代号。由档案馆给出，如果不属进馆单位，全宗号可以省略。 档号，即档案号，是档案室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 案卷档号，即对每一个案卷所编的代号，格式为： ［部门编码－一级类目号－二级类目号－案卷号］ 三、档案基础概念和术语 文件档号，即对归档整理后的的每一份文件所编的代号。 按件整理时：［全宗号－年度－保管期限－部门－件号］ 按卷整理时：［部门编码－一级类目号－二级类目号－ 案卷号－件号或页号］ 案卷号，案卷排列的顺序号。案卷顺序号是指该案卷在其分类的最后一级类目下的排列顺序号，从“1”开始依次顺延。 件号，案卷内文件的顺序号。每卷从“1”开始依次顺延。 页号，案卷内文件每页(张)的顺序号。 三、档案基础概念和术语 全宗号 年度 保管 期限 部门 件号 档号章 XXX - - - 　 三、档案基础概念和术语 XXX - - - - 　　 按卷整理时 文件档号章 按卷整理时 卷档号章 按件整理时 文件档号章 部门编码 一级类目号 二级类目号 案卷号 一、加强和规范档案管理工作的 目的、意义 二、组织职责 三、档案业务工作程序 第二章 集团公司档案管理 业务 介绍  一、加强和规范档案管理的目的意义 1、档案管理是公司重要的基础工作，是内控建设、公司规范化管理的需要。 2、加强档案的规范化管理，能够促进企业知识积累、共享与交流；能够为公司经营管理提供基础的支持信息，为部门和员工日常工作创造良好的信息支持。是各部门、各企业开展日常工作的需要。 3、档案管理还具有维护公司经济利益、合法权益和历