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黑龙江电力建设二公司客户服务电话管理制度 第一章 总 则第一条 为公司业主及客户能及时方便向公司反馈问题及意见,公司能及时处理并向业主及客户反馈处理结果及意见,特制订本流程及制度。第二条 本管理制度适用于公司所有在建、已完工、已交付或正在谈判签署的项…
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黑龙江电力建设二公司
客户服务电话管理制度 第一章 总 则
第一条 为公司业主及客户能及时方便向公司反馈问题及意
见,公司能及时处理并向业主及客户反馈处理结果及意见,特制订本流程及制度。
第二条 本管理制度适用于公司所有在建、已完工、已交付或
正在谈判签署的项目。
第三条 本管理制度适用于公司所有部门。
第二章 客户服务工作内容
第四条 客户服务对外联络窗口(电话、传真)的负责部门为
客户服务中心。 客服工作要求:
1、接到客户电话,应吐字清楚,用词礼貌,对客户表达意见需理解清楚正确,并按规定进行登记;
2、如因特殊原因未接到客户电话的,应及时回拨,了解客户需求;
3、接到客户传真,应及时与客户沟通,确认已收到传真。 第五条 客服工作流程:
1、客户服务中心接到客户的电话及传真后,按要求登记
在《电话传真内容登记表》(见附件一);
2、将电话及传真内容传达至解决问题的相关部门,要求按时解决;
3、相关部门将业主要求及问题,详细进行调查,根据具体情况,出具解决方案,或建议;
4、相关部门的解决方案或建议应切实可行,具有实际可操作性,不能推诿责任。如确实在短期能无法解决的,应给出建议处理时间;
5、相关部门把处理意见和方案回复客户时,同时抄送客户服务中心,以闭环管理;
6、客户服务中心将解决及反馈方案登记在《电话传真内容登记表》中;
7、客户服务中心每周向公司汇报一次客服工作内容。 第六条 疑难问题处理:
1、相关责任部门无法按业主要求或解决问题或提出方案的,应在规定时间内反馈回客户服务中心,并向公司领导汇报;
2、相关责任部门无法按规定时间完成问题答复的,应在规定时间内提前2个工作日告知客户服务中心;
第三章 客户服务工作闭环管理
第七条 人员安排
1、客户服务中心指派专人负责客户电话及传真处理,登
记、汇总,答复,汇报;
2、各部门有专人负责接收客户服务中心转来的客户意见和问题。 第八条 时间管理
1、客户服务中心接到电话及传真后,应在一个工作日内将问题转至问题解决部门,并说明要求解决时间;
2、问题解决部门应在要求解决时间内提出解决方案或给出合理答复,如有合理理由,预计不能在规定时间内给出答复的,应提前两个工作日告知客户服务中心,说明理由,并告知预计完成时间;
4、客户服务中心提前得知无法按客户要求时间完成答复的,在预定时间之前,与客户进行沟通。 第九条 闭环程序
1、《电话传真内容登记表》中已登记但未解决的项目,客户服务中心每周进行跟踪,直到解决为止;
2、超过规定时间两周仍未解决的登记项,统一在客户服务中心周报中上报公司;
3、《电话传真内容登记表》新增内容每周在客户服务中心周报上汇报,一季度一小结,年底总结;
4、反复出现的问题或信息,客户服务中心进行收集总结,上报公司。
第四章 附 则
第十条 本制度由客户服务中心负责解释。 第十一条 本制度经公司审批通过后开始执行。
附件一、电话传真内容登记表
电话传真内容登记表
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黑龙江电力建设二公司客户服务电话管理制度 第一章 总 则第一条 为公司业主及客户能及时方便向公司反馈问题及意见,公司能及时处理并向业主及客户反馈处理结果及意见,特制订本流程及制度。第二条 本管理制度适用于公司所有在建、已完工、已交付或正在谈判签署的项…
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