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三、招商文件管理 招商文件管理主要是卖区规划图纸和品牌布局图的管理。 卖区规划图纸和品牌布局图由业务招商部合同管理员负责统一保管。 各楼层、卖区规划图、品牌布局图均由合同管理员进行登记、分类、保管、并建立图纸管理档案。 业务招商人员使用规划图、品牌布局图时需到合同管理员处借阅，并办理借阅手续，到期后应如期返还，如不能按时返还给合同管理员说明，并办理延期手续。 卖区规划图和品牌布局图原则上不予借阅其它人员。如因公司整体规划调整需要借阅的，必须填写卖区规划，品牌布局图纸借阅申请，经业务招商部经理批准后方可借阅。 所有人员必须保证卖区规划图、品牌布局图的安全，不得丢失，不得随意复印，更不得泄露给竞争对手。 因公司经营调整卖区规划和品牌布局发生变化时，应将改动后的规划，品牌布局图纸及时送合同管理员处存档。 四、合同管理 （一）合同管理员岗位职责和规范 上岗条件 大专以上文化程度。 熟悉《经济合同法》知识。 掌握合同的登记、检查、归档整理的规范、要求等合同管理工作的专业知识和经验。 具有良好的职业道德和敬业精神。 岗位职责 负责审查各类经济合同的证照齐全。 负责审查各类经济合同的条款符合公司规定。 负责公司合同专用章的保管。 负责公司合同信息输入电脑的工作，实行信息化管理。 负责汇总合同签订、执行情况，提交合同签订、执行情况报告。 负责管理公司合同文本，建立合同台帐及合同档案。 负责公司合同的查询工作。 岗职规范 审查各类经济合同： ①证照齐全。 ②签章完备。 ③条款符合公司规定。 合同审查必须在2个工作日内完成。 合同登记要在3个工作日内完成。合同台帐要能清楚地反映出合同签订情况（签订单位、面积、区位、扣率、保底额、费用、结算方式、品牌资料、品牌商资信等）和合同签订前后所发生的信函、电报、长途电话等情况。 保管好公司合同的专用章，严格按照公司规定使用。 公司合同信息输入工作必须及时、准确。 妥善保管公司合同档案，不得丢失。 ①以部门（楼面）为单位，合同文体按档案管理规定要求进行装订成册。 ②年终对各部门（楼面）的装订成册的合同进行一次全面整理，按一部一档的要求装订入《档案薄》，立卷归档备查。 ③装订归档的合同编号、目录要清楚，查阅方便。 每月填写一份《合同执行情况表》，反映各部门（楼面）本月合同签订数量、履行数量，其数据要准确。 年终汇总公司合同执行情况，填写公司全年的合同签订数量、履行数量、履行率、对比增长率、分析合同执行情况，为进行业务活动提供准确的信息。 公司各种经营合同到期前45天，通知相关部门（楼面）招商经理（招商主管），根据合同执行情况和品牌的经营状况是否续签或终止合同。 （二）合同的管理 （1）合同管理的原则： 统一领导、统一管理。由业务招商部合同管理员负责合同的管理工作。 合同的签订、执行、注销、变更、终止、查询、借阅等工作实行手工管理和电脑信息化相结合的原则。 （2）空白合同的管理 公司统一印制格式的标准合同文本，由业务招商部合同管理员专职负责空白合同的保管、发放工作。 业务招商人员在签订合同时，只许领取空白合同文本，不许领取加盖公司合同专用章的空白合同文本。 业务招商人员外出原则上只准携带未加盖公司合同专用章的空白合同，特殊情况须报业务招商部经理、业务副总（业务总监）、总经理批准、授权，合同管理员凭《授权书》，给当事人办理申领手续。业务招商人员外出签订合同返回三日内，申领人必须将所领用的盖章合同核销、归档。 当事人对自己所新领用的合同负完全责任。 （3）生效合同的管理 生效合同是指正在执行的各类经济合同。 生效合同的管理 ①合同登记：包括手工登记合同台帐和信息录入。 合同台帐的设置要反映出签约单位的基本情况、合同基本条款、合同执行进程中的系列业务往来情况。合同台帐包括三个表格：《往来单位基本情况表》、《合同执行情况表》、《档内目录登记表》。 合同台帐按签约品牌商登记，一个品牌商一本合同台帐。 合同的登记和信息录入在合同审核后三日内完成。 ②合同的执行情况反映 合同管理员每月5日前填写《合同执行情况表》， 以商品部（楼面）为单位，反映合同执行的基本情况，报公司业务招商部，发各商品部（楼面）1份。 年终以各商品部（楼面）为单位汇总合同执行情况，填写公司全年的合同签订数量、履行数量、履行率、对比增长率，报公司业务招商部，发各商品部（楼面）1份。 ③合同的检查 业务招商部每月对全公司合同台帐进行一次检查。 前期未执行的合同需继续执行的，催促各商品部（楼面）落实执行。 合同需变更或解除终止的，督促各商品部（楼面）按公司规定办理。 合同检查工作在每月5日前检查完毕。 （4）作废合同的管理 作废合同管理的原则：维护公司利益，统一管理。 作废合同包括：签约后未执行的合同、有效期终止的合同、有效期执行完毕的合同（到期合同）。 未