《档案管理》复习大纲.docVIP

《企业档案管理》 课程名称：《企业档案管理》 参考教材《》主编出版社 年 2．企业档案的概念： 是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 3．企业档案概念的理解： ⑴企业档案是企业活动整体的反映和记录。 ⑵企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料。 ⑶企业档案是由企业活动中形成的企业文件材料的条件转化而来的。 a：企业活动中形成的信息材料只有处理完毕才能转化为企业档案； b：企业活动中形成的信息材料，只有对日后企业各项活动仍然具有一定的查考利用价值的信息材料，才有必要转化为企业档案； C：业已处理完毕，对日后企业活动仍然具有一定查考利用价值的信息材料，只有地进一步系统整理、保存的基础上，才能最后地转化为企业档案； d：企业档案的来源是多方面的，内容是丰富的，形式是多样的。 4．企业档案的构成： 其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。 5．企业档案的特点： A：综合性 企业是国民经济的基本细胞，是具有法人资格的独立经济组织，它通过对众多的经济要素的综合运用，为社会提供产品和服务。企业档案就是上述企业活动的综合产物，从纵的发展来看，它记录了企业过去和现在的历程，是企业历史的缩影，同时也预示着企业的未来。 B：现实性 企业档案具有很强的现实性，这是由企业同现实社会经济活动的紧密关系所决定的。其一，企业档案在相当长的时间里具有现行使用价值，如企业的产品、科研、基建、设备仪器等档案，当产品还在生产、科研项目仍在进行，基建工程和设备仪器还在使用时，这些档案都必须继续保存，发挥现行效用。其二，企业档案体现着企业的现实利益，具有很现实的使用价值。 C：企业性 是指企业对其所有的档案具有占有权，这是由企业在社会经济生活中的作用和法律地位而决定的。 6．企业档案管理工作性质： A：企业档案工作是一项具有管理性的工作。 ⑴企业档案工作是一项负责管理企业档案的工作。 ⑵企业档案工作不仅是企业管理基础工作的重要组成部分，而且还是企业管理信息系统的重要内容。 B：企业档案工作是一项具有专业性的工作。 ⑴企业档案工作有自己独立的工作对象。 ⑵企业档案工作具有特定的工作内容和专业技术方法。 ⑶企业档案工作正在形成比较完整的专业理论。 C：企业档案工作还是一项具有服务性的工作。 7．档案的业务工作内容： 包括八个环节，即收集、整理、鉴定、保管、检索、编辑与研究、统计、提供利用： 8．目前我公司企业档案的门类： 企业档案一般包括以下十一大类： ?党群工作类 ?行政工作类 ?生产技术类 ?经营管理类 ?科学研究类 ?产品档案类 ?基本建设类 ?设备仪器类 ?会计档案类 ?声像档案 ?干部职工档案 9．归档文件的概念： 是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 第二部分：企业档案的收集 企业档案的收集的理解： 是指企业档案管理部门按照归档制度对企业内各部门应归档的文件材料进行接收，并且根据企业生产经营活动的需要，向社会索取或征集对本企业有用的文献资料的一项工作。企业档案收集工作是档案室工作的起点，它是取得和积累档案的一种手段，在整个档案管理系统中处于一种特殊的地位，档案收集工作的质量好坏直接影响档案室各项工作的水平。由于各单位的文件是分散形成的，而利用档案，则要求一定的集中，这就需要将分散形成的档案经过挑选，按照一定的办法集中保存起来，因此就形成了档案的收集工作。 2．企业档案收集的基本原则： A：企业档案收集的有用原则。 B：企业档案收集的信息共享性原则。 3．企业文件材料的积累与归档措施： A“三纳入” ⑴纳入到领导工作议事日程； ⑵纳入到各项工作计划； ⑶纳入到关人员的经济责任制或岗位责任制中； B：“四参加” ⑴参加产品鉴定会； ⑵参加科研科题审定会； ⑶参加基建项目验收会； ⑷参加大、精、稀设备开箱（或引进项目接收会） C：“四同步” ⑴下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步； ⑵检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步； ⑶验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步； ⑷上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。 4．文件在收集时应注意以下几方面的问题 ⑴文件材料的收集范围和归档范围应当说是一致的,但收集时宁可多收,不可少收,以免遗漏有保存价值的文件材料。整理时要进行一次全面的鉴定和调整，可把真正没有保存价值的文件材料再剔除出去。 ⑵一般文件只收集印本和定稿（即领导人的签发稿），其它各次草稿不必收，但特别重要的文件例外