四川大学电子文件管理期末思考题.docVIP

电子文件定义、文件三要素、文件属性的思考。 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等介质，依赖计算机读取，并能在网上传播的信息记录。三要素：内容、背景和结构。 定义内涵：①以数字形式存储和传输。②是文件的一种类型，它满足文件的所有要求。 2、文件生命周期理论、电子文件生命周期理论以及文件连续体理论的基本思想有哪些？谈谈你对它们的认识。 其一：电子文件生命周期。 概念：该理论指出在文件产生之前，电子文件的生命周期就已开始，并将电子文件的整个生命周期划分为3个阶段：第一，概念阶段；第二，产生阶段；第三，维护阶段。 其二：文件连续体理论。 概念：文件连续体是“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。 理论核心：是一个文件连续体的模型，该模型由文件保管、业务活动、凭证、实体四条坐标轴和文件的生成、具有凭证作用的附加信息、组织记忆、记忆的多元化四围构成。 二、对比分析 （一）文件生命周期理论与电子文件生命周期理论的差异 第一，文件生命周期理论把文件运动过程划分为现行、半现行和非现行三个阶段；但电子文件无法被整齐划一地划分为这三个阶段，电子文件运动阶段性变得模糊或多重性，其运动的整体性更为明显。 第二，加拿大档案学者凯瑟琳贝利(Catherine Bailey)认为，传统文件的运动阶段大多顺向前进，但相当一部分电子文件在特殊情况下可能作逆向运动。 第三，文件生命周期起始于文件产生之时，而电子文件的生命周期却在文件产生之前就开始了。电子文件的设计、形成和维护，冲破了档案工作和文书工作的界线，归档不再是文书和档案工作的“结合部”，而是放置在电子文件生命周期的最前端，由文书人员、档案人员、计算机专业技术人员共同完成。 第四，文件生命周期理论是纸质文件时代基于“文件雪崩”实践环境下的产物。电子文件的出现及其不同于纸质文件的特性，使文件生命周期理论立论的实践基础正在消失。 第五，中外档案界还认为，文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件。电子文件存储容量大、体积小、易于传输，因此，传统的“文件应该存放到最方便利用者的地方”的原则已经失去指导意义。电子文件必须依附于硬件和软件系统环境生存，应该由此转变为“电子文件应该存放在易于保持其原始性与真实性的地方”。 （二）文件生命周期理论与文件连续体理论的差异 第一，文件生命周期理论侧重于对文件实体的研究，考察的是文件实体从形成直至销毁或永久保存的运动过程及规律；而文件连续体理论的研究视角是文件保管形式与业务活动和业务环境的互动，考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。 第二，文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法，以文件的运动轨迹为脉络，研究的焦点集中在文件的生命历程，研究思路是线性的；文件连续体理论将文件置身于一个多元时空范围，转而运用立体的、多维的研究方法，展现出文件的整个运动过程。 第三，文件生命周期理论承认文件运动整体性的同时，将文件生命过程划分为若干个相对独立的阶段，实行阶段式管理，相应使得文件管理与档案管理的界限十分清晰；文件连续体理论则更多地突出文件运动的连续性和整体性，将文件视为一个无需明确分割的连续统一体。 第四，文件生命周期理论强调各阶段文件因其特定的价值形态而与保管场所、管理方式之间存在一定内在的联系；而文件连续体理论不再要求相关因素的机械对应。 第五，文件生命周期理论的理论基础是主客体关系论，强调主体与客体的对立和统一；而文件连续体理论以结构化理论为基础，强调结构是社会活动的中介，又是社会活动的结果。作为循环反复地卷入社会系统的生产和再生产要素的结构，不是存在于社会活动之外，而是与它融为一体。 第六，用连续体以目的为导向的系统方法管理文件从根本上改变了文件保管者的角色。文件保管者不再在文件形成后才管理文件，而是主动超前地同其他保管者一起共同确定机构活动需要保管哪些文件，然后纳入事务活动体系进行管理。 三、简要评述 电子文件从社会本质上说，是与传统载体文件是相同的。作为人们在社会活动中直接形成并使用的信息，它所记录的是人们在其自身社会活动中所表现出来的真实的思想、意图、目的和要求，这种信息同样具有原始性或本源性的特点。因此，传统文件生命周期理论的一些特性也适合电子文件的管理，如文件运动的整体性、阶段性以及文件运动过程中电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和管理方式等。以下我们作具体分析： 首先，尽管电子文件的运动特点与传统纸质文件有些区别，但从宏观角度来看，电子文件与传统纸质文件同样都存在一个从“生”到“死”的生命过程，确切地说是都有一个从生成直至销毁或永久保存的运动过程。这种生命过程决不会因为文件记录载体和方式的不