7、布展接待管理——宋启光说课.ppt

3、现场文案： 文案是展览生产的一个重要系统。展览现场管理是文案制作和使用最集中的一个环节，展览现场文案一般包含以下内容： 布展接待管理 宋啟光 一、人员的组合 二、计划与对接 三、报到与接待 会展行业的发展 一、人员的组合 布展接待管理 如图所示，项目实施路径氛围：组展商、场馆商、服务承包商3个单元。 组展单元根据组展需要明确分工为7个工作小组，每个小组人数不等，负责人1人，如此形成的项目实施路径如下： 1、展商组 —展品组—布展组 展商组负责参展商的接待，同时将参展商在现场提出的有关展品和布展的事务交给展品组和布展组及时处理； 一、人员的组合 布展接待管理 展品组在展前就全面介入了展品的货运、仓储事务，在展览现场一是可以清楚的移交或监管展品进入展场，二是可以清楚的对接参展商； 布展组在展前就全面掌握了需要布展的基本情况，并与场馆商和搭建商建立了具体的业务联系，在展览现场一是可以清楚的对接参展商；二是可有效地配合场馆商实施布展管理； 一、人员的组合 布展接待管理 当布展结束展览进入运营阶段的时候，上面的3个小组立即转为“现场服务管理组”，轮流值班对展览现场进行服务管理； ②VI组分为：布展组和观众组 VI组是展览、会议、活动的视觉识别系统的设计、制作和管理者。 VI组在展前就完成了展场识别系统的制定。在现场工作与布展组和观众组的配合，全面铺设展场识别系统，尤其是观众导览系统。 一、人员的组合 布展接待管理 ③VI组+布展组分为会议组和活动组 VI在展前就完成了会议和活动的识别系统的设计，完成了活动场地搭建方案的制定。布展组在展前也全面掌握有关方案并落实了搭建商。在现场通过与会议组和活动组的配合，及时完成有关布置和搭建。 二、计划与对接 布展接待管理 1、展程计划： 是根据展览营销的实际成果编制成展览日程及与之配套的工作计划。 时间机制：（倒推法）旨在强调一种由后向前逼近的状态。 下面以“XXXX展览会”展程计划来具体说明。表一是一份具体的展览日程，为了实现这一日程，作为组展商及场馆商，必须完成相应的全部筹备工作，尤其是细节必须逐一落实。表二是以表一为指南的工作计划。 二、计划与对接 布展接待管理 2、场地对接： 是组展商展前必须十分细心完成的基础工作，内容一般包括展场、会场和活动场地3部分，每部分需要关注的重点内容如下： 三、报到与接待 布展接待管理 展览服务管理重在细节。参展商是展览最重要的买单者和消费者。报到接待室组展商和场馆商第一次在参展商面前亮相。 参展商对此地的“第一印象”直接影响着他们在展览现场的行为，并决定着他们对展览质量的评估。 三、报到与接待 布展接待管理 1、报到台的设置： 报到台有点像酒店的前台，应置于参展商到达时的“第一眼位”，并具备晚上的接待功能。 报到台的功能： ①小憩等候； ②咨询接待； ③办理手续； ④结算费用； 三、报到与接待 布展接待管理 2、报到前的准备： 报到前的准备的关键是：人、文。 人指的是必须把前台的报到接待人员与后台其他环节的人员科学的组合起来； 文指的是报到接待所需的文件和资料： ；①报到簿；②展场证件：（参展证、布展证、参会证、工作证等）；③参展商手册；④展览现场服务手册；⑤办展城市有关资料；⑥其他材料。 三、报到与接待 布展接待管理 3、报到流程（见后图）： 4、常见问题： ①参展商问题： ②组展商问题： ③现场偶发问题：