深圳万科物业公司作业指导文件（全套）4.2.3-Z02 文件资料管理程序.docVIP

深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY4.2.3-Z02 名称 文件资料管理程序 版本 C/0 第1页共5页 编制 蒋俊 更改 李寅峰 审核 张跃敏 批准 吴耀平 生效期 2005年2月1日 文件处理流程 发文/收文部门 部门负责人 分管领导/总经理 总经理办公室 文件经办部门 深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY4.2.3-Z02 名称 文件资料管理程序 版本 C/1 第2页共5页 编制 蒋俊 更改 李寅峰 审核 张跃敏 批准 冯霞 生效期 2005年9月15日 1.目的 规范公司和各部门文件资料的管理。 2.范围 适用于公司各部门。 3.职责 部门/岗位 工作内容 频次/时间 总经理 审批公司红头文件，必要时对各部门收到的外来公文提出处理意见。 1个工作日 分管领导 必要时对分管部门收到的外来公文/外来文件提出处理意见。 审批以片区名义发布的文件。 1个工作日 及时 部门负责人 审批以本部门名义发布的文件。 对本部门收到的外来公文提出处理意见。 1个工作日 及时 经办人员 编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项 及时 资料管理员 文件的管理、控制 及时 4.方法和过程控制 4.1文件的分类 4.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布；公司日常往来函、公司级会议纪要、片区级行政文件、部门级行政文件以非红头文件形式发布。 4.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。 4.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。 4.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。 深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY4.2.3-Z02 名称 文件资料管理程序 版本 C/1 第3页共5页 编制 蒋俊 更改 李寅峰 审核 张跃敏 批准 冯霞 生效期 2005年9月15日 4.2文件的编码及格式 4.2.1公司级行政文件编号方法为：深万物[年度]序号，序号为三位数。须经总经理办公室审批、统一管理。红头文件格式如下： 红色文件头 编号（五号黑体） 文件名称（小三号黑体） 文件内容（小四号宋体） 深圳市万科物业管理有限公司（小四号宋体） 签署：（小四号宋体，对外发文无须签署） 二○○四年一月八日（小四号宋体，中文数字） 4.2.2部门级行政文件编号方法为：VKWY（部门/片区简称）[年度]序号，序号为三位数。（部门简称如：总办、人力、品质、财务、房管、天景、威登、荔景、万景、桂苑、城花、福景、俊园、彩园、花城、金色、温馨、总服、工程、绿化、租售、蓝湾、东海岸、设备、顾问、会所公司、万科大厦、万科公寓、老干中心、交警局、监控中心、青年学院、证监局、英达利、桃源村、清湖、规划大厦、17英里、大甲岛、万科城、第五园、福田片区、罗湖盐田片区、坂田南山片区、经营本部等，如增加新部门，由品质管理部确定部门简称。）格式为： 文件名称（小三号黑体） 文件编号（五号黑体） 文件内容（小四号宋体） 深圳市万科物业管理有限公司（小四号宋体） 部门/片区名称（小四号宋体） 签名：（小四号宋体，对外发文时特殊情况可不签名） 二○○四年一月八日（小四号宋体，中文数字） 注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。 深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY4.2.3-Z02 名称 文件资料管理程序 版本 C/1 第4页共5页 编制 蒋俊 更改 李寅峰 审核 张跃敏 批准 冯霞 生效期 2005年9月15日 4.2.3业务文件格式 4.2.3.1组织架构和职务说明书 XXXXX组织架构/职务说明书（三号黑体） 部门简称—年度—编号（每年从01开始）（小四黑体） 文件内容（宋体） 编制： 审核： 审批： （宋体） 年 月 日 年 月 日 年 月 日（宋体） 4.2.3.2各类管理制度 文件表头样式 XXX（公司/部门名称）管理制度 编号 VKWY（部门简称）-GXX 名称 版本 A/0 第 页 共 页 编制 更改 审核 批准 生效期 B.部门可根据需要将管理制度分为“客服”、“内部”、“经营”、“安全”等类别，并通过文件编号予以区分，如：金色家园“客服”类文件编号为“VKWY（金色）-G/KF