办公用品管理制度2012材料.doc

关于重新下发《办公用品管理制度》的通知 各部门、车间： 为更规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，结合公司实际，特对办公用品管理制度进行修订。具体如下： 办公用品的分类 按使用的性质分以下六类： 1、办公设备类：电话机、传真机、复印机、碎纸机、扫描仪、打印机、计算器、电脑主机、显示器、交换机、电风扇、空调及遥控器、饮水机、冰柜等及相应耗材配件等。 2、电脑耗材类：墨盒、硒鼓、碳粉、键盘、鼠标、光盘、U盘等。 3、公共物品类：笔记本电脑、摄像机、投影仪、数码相机、DVD、功放、音像、话筒、激光笔等。 4、办公家具类：各类办公桌、办公椅、会议桌、会议椅、电脑桌、档案柜、沙发、茶几、书写白板等。 5、办公文具类：铅笔、签字笔、白板笔、记号笔、橡皮、胶水、印油、印泥、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、笔芯、修正液、剪刀、订书机、复写纸、大头针、复印纸、打印纸、标签纸、文件架、文件夹、票夹等。 6、劳保日用类：工作服、毛巾、手套、围裙、香皂、洗衣粉、洗洁精、口罩、牙膏、牙刷、创口贴、人丹、正气水、一次性杯、拖把、脸盘、畚斗、扫帚、纸篓、卫生纸、垃圾袋等。 二、办公用品的管理 1、办公用品中涉及到固定资产类的物品采购配置、报废、结算等，应按照公司固定资产管理方面的相关制度进行。具体指代 2、公司办公用品的管理统一归口企管办，具体负责办公用品的配置审核、跟踪管理、入库领用、使用调配、保养维护、报废处理等工作。 三、办公用品的申请 1、各部门及员工需配置《常备库存办公用品明细》（详见附表1）之外的办公用品时，需填写完整清晰的配置申请单，部门领用（领用的物品是部门人员公用的）填写《部门领用办公用品配置申请单》（详见附表2），员工领用填写《员工领用办公用品配置申请单》（详见附表3），各部门由科员或车间班长以上职务者统一按需领用。 2、各部门及员工提出申请办公设备类与办公家具类用品时，按附表4配置标准进行采购或调配。所有部门、员工的办公设备类和办公家具类配置，就低不就高的原则，在淘汰和报废过程中，按标准逐步更换。 3、各部门及员工应有计划地申请办公用品，申请常备库存外的办公用品、办公设备类、办公家具类时，需在每月5日前按部门汇总后统一提交申请。 四、办公用品的采购 1、采购责任划分 企管办负责电脑耗材类、公共物品类、电话机、传真机、复印机、扫描仪、打印机、电脑主机、显示器等部分办公设备的采购和调配；采购部负责办公设备类、办公文具类、劳保日用类用品的采购。 2、采购原则 采购人员严格遵守职业道德，及时了解商品市场信息，选择适应对口、质量可靠、价格合理的办公用品。购货价格由分管经理严格把关，企管办负责价格备案及审核。 3、采购程序 常备库存的办公用品每月5日前由实际库存情况，。采购入库办公用品]第70号文件执行。 6、公共物品类办公用品的借用，参照指定公共办公用品的管理规定执行。 七、办公用品的使用 1、由企管办对各部室办公设备类、办公家具类物品登记录入办公用品管理系统，进行编号管理，所有办公用品落实到具体部门使用人。每半年盘点核实一次，发现有损坏或遗失的及时采取相关处理措施。 2、办公用品采用谁使用、保管谁负责的原则，若物品发生非自然损坏或丢失，由负责人按原价赔偿。若被人为损坏，除按价赔偿外，视情节情况，作相应的罚款处理。员工宿舍床椅等设施损坏时按《员工宿舍管理制度》处理。 3、严禁员工将办公用品带出公司私用，员工离司时，部门需监督做好办公用品的移交工作，企管办负责审核员工离司时办公用品的交接工作(消耗品除外)。 4、办公设备尽量固定位置，不要频繁换位，以减少设备的耗损。对办公设备的操作，要严格遵守操作指南，勿要违规、错误操作。 5、各部门借用公司会议室、接待室等场所的桌椅、音箱等办公用品时，需向企管办办理借用手续。? 6、员工在下班后及时关闭办公设备的电源，以节省耗电和消除隐患；定期做好办公设备与办公家具的卫生清洁。 7、生产用排风扇、换气扇由各使用部门自行管理，由企管办统一建立台帐审核监督。各使用部门提出采购申请后，由企管办核实并出具意见，由采购部统一进行采购。 八、办公用品的维护与调配 1、员工专用的办公用品，由使用人负责平时的保养与维护，若发现异常，如电脑中毒、办公桌椅损坏等，及时报备企管办，以便尽快核查处理解决。 2、部门共用的办公用品，由部门负责人指定专人负责平时的保养与维护，按照操作注意事项，正确处理解决一些常见的设备故障；若不能正确判别原因故障的，及时联系企管办维护。 3、专业的办公用品，由专业部门做好日常的保养与维护工作。企管办定期对办公用品的使用情况进行抽查，若发现非正常损坏、缺失、实际使用人不符等情况，视情节情况作相应的处罚。 4、复