民生檔案信息数据库建设研究与实践.docVIP

民生档案信息数据库建设研究与实践 民生档案信息数据库建设是档案信息化和数字化的重要组成部分，是档案现代化管理的基础工程，是体现民生档案价值与现代信息技术的重要结合点，是实现“两个体系”建设的关键环节。把关系到民生利益的档案信息从封闭的库房内挖掘出来，真正把死档案变成活信息展现给社会，充分开发利用档案信息资源，为本地区经济建设和构建和谐社会服务，使人们的切身利益得到保障。除计算机网络技术、先进档案管理软件的应用外，必须建立符合国家标准的档案信息数据库平台，才能实现民生档案信息资源共享。 一、档案管理软件具有的功能 1、档案管理软件的最基本功能是建立灵活多样的档案信息数据库与整合跨类型档案信息收搜引擎。以天津津科JI110档案管理软件功能为基础建立的数据库为例。该档案管理软件除具有档案目录管理、电子档案管理、档案辅助实体管理等基础功能外，设有文件管理、档案管理、归档文件、辅助立卷、系统维护、馆室概况、档案编研、利用管理、档案年报，突出了软件系统的数据库建立的自由化功能，使之能更好的适应不同类型、不同业务特点的档案和各项信息类业务管理要求。为用户提供了大量自定义模块，民生档案根据不同用户的需要创建标准结构的数据表、自定义数据表名、自定义著录界面。进入档案管理模块并以通用的文书档案为标准，可设计出婚姻档案、招工档案、复员军人档案、下放户档案、知青档案、征用土地档案、独生子女档案、林权档案等多种民生类档案信息数据库。各数据库均设有案卷管理、文件管理、检索、档案统计、报表管理、工具系统模块，各模块中均设有登记、修改、删除等多项功能，具有较强的灵活性和扩展性。实践证明，符合标准的档案管理软件是建立健全民生档案信息数据库、实现民生档案信息化的必要条件。 2、案卷级、文件级和相关人员信息的存储与检索。 由于档案管理软件系统能在海量存储、多种查询功能同时使用，支持跨数据库类型的检索模式。对于上级发文和回溯建库的大量扫描文件，系统可以将扫描的图像文件识别成文本文件、加入到全文数据库中。系统中有标准格式的转换模块，可以将在线的多种格式的电子文件自动转换成标准的电子文档格式管理。对于视频、音频的多媒体文件也可以通过系统上传到服务器中，用户可以在任何一个终端进行检索，取得管理人员同意后，可浏览或下载到所需要的档案信息。 3、档案业务工作自动化管理。档案管理系统能对各种档案数据进行灵活统计。系统还能实现档案管理、利用网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆室藏各种档案信息。可以进行档案鉴定与销毁，打印出卷内目录、案卷封面、案卷目录、全引目录、分类目录、专题目录、字号索引、人名索引等标准档案检索工具报表和馆藏档案统计、利用情况统计报表等。 二、民生档案信息数据库建设应坚持的原则 1、坚持符合国家标准和本地区统一的原则。即档案数据库设计必须选用国家标准的档案管理软件，长期支持所设计的档案信息数据库；档案数据库设置的档案类型、案卷级、文件级结构序号、项目名称、字段类型、字段长度、显示长度、设置选项必须符合国家标准，保持本地区档案数据库结构一致性，整合档案资源，实现档案信息共享。 2、坚持民生档案数据库与通用档案数据库建设相结合的原则。即在建立健全文书档案信息数据库的同时，加强涉及民生档案中的征用土地、婚姻登记、知识青年、招工招干、复员军人、司法公证、职工调转、工伤鉴定、技术职称、临时用工、独生子女、土地承包、林权制度改革档案信息数据库建设。 3、坚持民生档案信息数据库报表统一的原则。即在建立民生档案信息数据库的同时，建立起统一标准的卷内目录、案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引等相关电子表格，最大限度满足文书立卷、档案检索工具体系建设和提供利用档案信息的客观需要。 4、坚持馆、室藏民生档案信息分级录入和优先录入的原则。各级档案室所保存的各种档案由各级档案室负责档案信息录入工作，年内完成上年形成的各种档案信息录入任务；已移交档案馆的民生档案由档案馆负责组织档案信息录入工作，并优先录入涉及民生的档案信息；档案馆负责建立健全档案信息资源共享平台，逐步实现本地区档案信息资源共享。 5、坚持民生档案信息数据库集中备份和异地备份的原则。各级档案室应定期向县档案馆移交档案信息数据，档案馆设专人负责完成档案信息数据接收、上报汇总和档案信息数据多机、脱机、转送异地备份工作任务，确保民生档案信息数据库绝对安全和有效利用。 三、民生档案信息著录应注意的事项 （一）遵循档案信息著录原则 1、必须使用国标字库和标准的外文字符进行著录，对于专业用语的字符必须与原文相一致的体例。 2、民生档案类型和管理信息的定义必须以系统给予的数据库为基础建立需要的档案管理类型，而尽可能的使用原来的字段和类型，以增强数据的整合性和兼容性。 3、根据各类民生档案信息数据的要求，在设