《行政文秘主管岗位说明书.docxVIP

办公室文秘工作说明书第一部分 岗位规格说明一．基本资料岗位名称：办公室文秘 岗位编码：所在部门：行政管理部 定员标准：1人直接上级： 职系：岗位分析日期：2012/5/16—2012/5/21二．岗位职责（一）概述在***直接领导下全权负责公司文秘工作；会议通知起草、组织、会议现场筹备、会议记录与整理等会务工作；公司总结汇报材料编写及下属公司总结材料汇总；对外发文核稿，收文管理；公司各种文档资料的收集、整理、分类归档、保管；公司证照保管；制定公司办公室管理相关管理制度。（二）工作职责日常文秘岗：1.在公司法务主管协助下起草公司各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、拟定；2.及时、准确地向上级领导和有关人员传达总部及有关部门的通知事项；3.编写公司总结汇报材料，汇总下属公司计划、总结材料；4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，制作、传送文件审阅单及传阅文件；5.收集、整理公司各类档案资料（人事档案除外）、合同（劳动合同除外）、规章制度文件，分类归档，做好保存工作；6.做好清退归档资料的登记和立卷工作；7.公司档案资料的借阅、登记；8.公司刊物、大事记等的发放；9.与领导沟通，合理安排领导日程；10.保管公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基本户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；11.保管公司印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用记录；12.协助公司领导起草有关行政文件；13.做好来客接待工作；14.公司通讯录（电话、邮箱）的整理、制作及修订；会务岗：1.起草并下发会议、培训通知；2.安排会议室的使用，准备会议资料，布置会议现场；3.会议室卫生、环境的日常维护与管理；4.记录会议内容，备份会议资料，并存档；5.统计培训参加人员名单、人数和部门、职级；6.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；7.培训期间签到表的设计、印制，及现场签到；三．其他职责完成领导交办的其他临时性工作，并将完成情况及时汇报给领导。四．监督及岗位关系（一）所受监督和所施监督1.所受监督：办公室主管直接接受行政管理部经理的监督指导。2.所施监督： （二）与其他岗位关系1.内部联系：本岗位与其他部门有； 2.外部联系：（三）本岗位职位晋升阶梯图 *** *** 办公室文秘（四）本岗位横向平移情况五．工作内容与工作要求工作内容工作要求1.在公司法务主管协助下起草公司各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、拟定；2.向上级领导和有关人员传达总部及有关部门的通知事项；3.编写公司总结汇报材料，汇总下属公司计划、总结材料；4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作；5.收集、整理公司各类档案资料（人事档案除外）、合同（劳动合同除外）、规章制度文件，分类归档，做好保存工作；6.做好清退归档资料的登记和立卷工作；7.公司档案资料的借阅、登记；8.发放公司刊物、公司大事记；9.与领导沟通，合理安排领导日程；10.保管公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、基本户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；11.保管公司印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用记录；12.协助公司领导起草有关行政文件；13.做好来客接待工作；14.员工通讯录的制作、修订；145.起草并下发会议、培训通知；16.安排会议室的使用，准备会议资料，布置会议现场；17.会议室卫生、环境的日常维护与管理；18.记录会议内容，备份会议资料，并存档；19.统计培训参加人员名单、人数和部门、职级；20.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；21.培训期间签到表的设计、印制，及现场签到；1.制度设计合理，有效执行、落实；不违反法律硬性规定。2.及时、准确。3. .每年12月份编写一次公司总结汇报材料。4. 文件传阅率保持在95%以上。5.建立分类的电子版档案资料明细目录，确保日后查阅方便、快捷；重要档案资料保存率100%。6.制作一份详细的清退资料明细并存档；重要资料留存。7. 确保档案资料归还率100%。8.每年年末编制一次公司大事记。9.紧急、重要事件安排在先，避免日程冲突。10.确保此几件证照保存安全、完好；按时办理注册、年检，及时办理变更。11.确保印鉴保管安全、完好，印鉴使用目的登记清楚。12.13.热情、礼貌、周到14.确保通讯录的及时更新154..确保会议、培训参加人员100%收到通知。16.合理安排会议室使用时间，确保会议期间设备的正常使用。17.确保保洁人员每天清扫，会议室环境干净、整洁178. 会议记录时候要进行整理。19.无漏统现象20. 租借面积适宜的培训场地，进行议价，争取花最少的钱租同样的场地；培训资料根据实际情况确定提前发放还是现场发放，确保人手一份。21.每一