《规档案管理.docVIP

规范档案管理 为学校建设与发展服务 一、加强基本建设，营造良好工作环境 ●组织建设 ●设施建设 ●制度建设 ●规范建设 1、组织建设 ⑴建立档案机构 ●档案馆或综合档案室 ⑵建立档案管理网络 ●学校主要领导为主任的档案工作管理委员会 ●由各部门分管领导、专兼职档案人员组成的档案管理网络 2、设施建设 ⑴设立档案专用库房、办公室及阅档室 ⑵配备档案装具及设施设备 使库房达到“九防”（防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫及防污染）要求。 3、档案工作规章制度建设（综合） ⑴档案馆岗位职责 ⑵档案人员职责要求 ⑶档案保管制度 ⑷档案保密制度 ⑸档案查借阅制度 ⑹档案统计制度 ⑺档案鉴定销毁制度 ⑻特殊档案调档审批规定等 3、档案工作规章制度建设（干部人事） ⑴干部人事档案人员职责 ⑵干部人事档案保管和安全保密制度 ⑶干部人事档案查阅规定 ⑷干部人事档案材料收集制度 ⑸送交档案材料归档工作制度 ⑹干部人事档案材料鉴别制度 ⑺干部人事档案整理工作制度 ⑻干部人事档案转递制度等 4、档案工作业务规范建设 ⑴档案实体分类方案 ⑵档案归档范围与保管期限表 ⑶档案业务建设规范 ⑷各类档案工作规范等 二、加强业务建设，服务学校各项工作 ★档案管理程序与要求 ●齐全收集材料 ●规范整理档案 ●科学检索保管 ●优质编研利用 ★ 档案管理程序与要求 ⑴档案收集 ⑵档案整理 ⑶档案鉴定 ⑷档案保管 ⑸档案统计 ⑹档案检索 ⑺档案编研 ⑻档案利用 ⑴档案收集 工作内容： ①收集本单位党群、行政、教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、外事、财务等活动中形成的具有保存价值的文件、声像材料 ②收集上级机关公文，会议交流材料等质量要求： ①归档的文件材料齐全完整 ②载体和书写材料等符合标准 ⑵档案整理 工作内容： ①分类 ②组卷 ③卷内文件整理 ④卷内目录编制 ⑤案卷目录编制 质量要求： ①分类适当 ②组卷合理 ③目录清晰 ④案卷整洁、体系统一 ⑤编号准确 ⑥移交清册与实物相符 ⑶档案鉴定 工作内容： ①鉴定的程序标准 ②鉴定的组织领导 ③销毁档案的制度 质量要求： ①符合鉴定程序及有关规定 ②销毁手续完备 ⑷档案保管 工作内容： ①档案的库房管理 ②档案的安全保护 ③延长档案寿命的各种技术措施 质量要求： ①库房符合“九防”要求 ②档案的排放和编号符合标准 ③档案的装具符合标准 ⑸档案统计 工作内容： ①档案的数量统计 ②档案利用情况统计 ③档案机构和人员状况统计 ④档案统计分析 质量要求： ①准确性 ②及时性 ③科学性 ⑹档案检索 工作内容： ①编制检索工具建立检索系统 ②利用检索工具检索所需 质量要求： ①计划性和科学性 ②全面性和准确性 ③具体性和快速性 ④实用性和统一性 ⑺档案编研 工作内容： ①熟悉与研究档案内容,编写参考资料 ②编写档案文集,编撰档案史料、年鉴 ③编写大事记、基础数字汇编等 ④编制利用效果汇编 质量要求： ①史料真实 ②数据准确 ③内容充实 ④体例统一、结构严谨 ⑻档案利用 工作内容： ①介绍馆藏 ②为利用者提供档案信息 质量要求： ①明确服务方向做到优质服务 ②熟悉档案了解需求 ③正确处理利用与保密的关系 ㈠齐全收集材料 1、工作内容 ⑴收集本校党政管理、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财务活动中形成的具有保存价值的文件、声像材料。 ⑵收集上级机关公文，会议交流材料等。 2、质量要求 ⑴归档的文件材料齐全、完整 ★按照本校各类档案归档范围与保管期限表进行收集。 ★注重平时积累，随时收集。 ★底稿、附件、批复（若有的话），要收集齐全。 ★注意收集领导手中的重要材料。 ★注意收集参加会议带回的文件材料。 ★纸质文件和电子版本要同时收集。 ★材料手续要完备，注意文件本身的凭证价值，如合同由双方盖章，公文应有发文机关的印章，需要领导签字盖章才能生效的文件要签字盖章等。 ⑵载体和书写材料等符合标准及要求 ★用纸规格要符合要求(三统一:表单与正文统一,附件与正文统一,目录与卷内材料统一)。 ★会议记录用纸要规范。 ★ 一般为A4型，超过A4型的按A4型规格切割或折叠； 对于小型的材料，如合格证、证明书、介绍信等应使用A4纸进行托裱。 ★书写材料杜绝使用圆珠笔、红墨水笔、纯蓝钢笔、铅笔，要用碳素签字笔、碳素钢笔、蓝黑钢笔。 非手写材料应存打印件，如有字迹模糊或褪变的、传真件须复制后与复制件一并归档。 3、收集（整理）措施 ⑴构建收集网络 ★全校专兼职档案工作人员队伍 ⑵明确收集责任 ★列入专兼职档案人员岗位责任制 ⑶建立相关制度 ★部门立卷制度、“四纳入”、“四同步”制度、考核奖惩制度、外出开会人员带回文件归档制度、人员变动文件交接制度等 ㈡规范整理档案 ●综合材料