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职场邮件礼仪ppt 电子邮件礼仪（一） 引言 本文旨在为电子邮件用户提供向导。它不是“用户手册”，而是提供一些建议，不仅帮你“玩转”电邮（玩转的程度或许会出乎你的想象），还能帮你提防未来的“囧”境。 收件人，抄送和密抄 收信人地址的填写方式有三种：“收件人”，“抄送”和“密抄”，也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是，事实往往出人意表。 首先，有些用户完全无视“抄送”的存在。就算邮件只针对某一个人，他们也要把所有地址（译者注：这里指收件人、抄送地和密抄地址）统统塞到“收件人”。如此一来，所有收到信的人都弄不清楚究竟谁应该负责回复。结果，他们要么都回复，要么都不回复。 其次，有些用户不管三七二十一，把通讯录的所有联系人都作为每一封邮件的收信人。他们是那种“渴望他人注意”的人。 最后，有些用户从来不关心同一封邮件的其它收信人。这类人属于“喂，你收到没？”一族。举个例子，X给A，B和C发送了一封邮件。C不先检查A和B是否也是收到信，而是立刻转发，还画蛇添足地问道“喂，你收到没？”。 总的来说，关于如何填写收信人地址，下面有几条简单的建议： “收件人”地址应该是直接收信人。 ? “抄送”地址应该是间接收件人。他们只想参考一下邮件，或者发信人觉 得有必要知会他们（译者注：此处是意译，建议参考原文）。过犹不及，“抄送”给需要的人就够了，不必搬上整本通讯录。 ? “密抄”和“抄送”差不多，唯一的区别就是：在同一封邮件中，“收件 人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的邮箱地址，即“密抄”对于“收件人”和“抄送”不可见。相信你也猜到，使用“密抄”有点偷偷摸摸，所以并不被提倡。 ? 全部答复 尽管“全部答复”只是一个小小的按钮，它却可以产生一大堆不必要的邮件。举个例子，如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某某时间出席会议。那么，我应该收到12封回复，不多也不少。但是，如果每个收信人都按了“全部答复”。那么，不单单我会收到12封，再算上其它人，邮件总数将达到144！ 当然，我并不是说不能使用“全部答复”，而是应该谨用。 不要把自己当成小说家 邮件应该简洁切题。它和电话只是用手（打字）和用口（说话）的区别。迄今为止，还没有人凭打电话摘下普利策奖。所以将来也不会有人靠写邮件拿奖。 有一点很重要：某些人每天都要处理成百上千封邮件（这种人确实存在）。他（她）们最不想在邮件看到某人以为自己是未来的狄更斯。 太多标点符号 不要拘泥于语法和标点符号，尤其是滥用后者。你会常常看到有人为了强调，硬要在句子后面追加一大堆感叹号。对于滥用标点符号不能掉以轻心。感叹号（计算机术语叫做“bangs”）只是另一种结束句子的方式而已。 重要的事情应该体现在字里行间，而不是标点符号。 格式不是万能膏药 格式很管用，但不是万能膏药。（书写邮件）用语直白。句号。就够了。 用HTML（超文本标记语言）或者“天理难容”的Microquish富文本格式去“打扮”邮件，把字体和颜色弄得花里花俏，可谓自讨苦吃。殊不知许多电子邮件客户端（和某些服务器）都无法支持这些格式。结果把邮件弄得不知所云，更严重的还会使客户端崩溃。我就亲眼目睹过这种事。 如果你仍然斩钉截铁地坚持html，那么我劝你尽量使用默认的字体和简单的格式，把那些五颜六色的背景，千奇百怪的字体和动感十足的图片留给你的个人网站。 缩略语 缩略语在电子邮件中无处不在。为了少敲点键盘，人们用晦涩难解的缩略语（除非双方都能够明白其的含义）代替了一目了然的全称。下表罗列了部分常用的缩略语。我建议使用常见的英文缩略语，如“FYI”（For your information，仅供参考）或“BTW”（By the way，顺便说说），否则会把对方搞糊涂。 字符表情 一定程度上，视觉提示是成功地面对面沟通的关键。究竟表情和肢体语言对于沟通有多重要？一个简单的眼神就可以区分“肯定”和“非常肯定”。那么听觉提示呢？答案显然也一样。 因为电子邮件无法使用视觉或听觉提示，所以人们发明了“字符表情”。它们是一些简单的字符串，穿插于邮件之间，用于表达作者的情绪（或暗示）。最常见的字符表情莫过于:-)。如果你把头向左转，就会看到一个笑脸（分号是眼睛，破折号是鼻子，右括号代表嘴巴）。下面有更多的例子： 请不要（随便拿个字符表情）来让我解释，我也没办法统统弄懂。它们通常出现在句末，其意思要联系上下文来解释。我建议你使用字符表情要适可而止。它们不仅数量惊人，而且意思也模棱两可（一不小心“表错情”可能会惹火上身）。 （待续） 电子邮件礼仪（二） 称呼 这里有一个问题：“（对于电子邮件）到底多亲密才算太亲密？”说得再具体点，就是你如何为邮件开头：“亲爱的先生”，“亲爱的史密斯先生”，“乔”