1.檔案確認作業.doc

中央研究院 文書管理系統維護案 教育訓練講義 （檔案管理作業） 文件編號： TTM-1021211B 版　　次： V4.1 文件日期： 103/10/30  文件制/修訂履歷 制/修訂 版次 制/修訂 日期 制/修訂 說明 作 者 備 註 V0.0 98/05/12 初版 湯智烘 V1.0 98/05/20 第一次發行 湯智烘 V1.1 99/11/28 修改編目圖檔增加卷夾厚度 王曉輝 V2.0 99/12/01 第二次發行 王曉輝 V2.1 100/01/10 1.6檔案櫃備份 王曉輝 V3.0 100/01/10 第三次發行 王曉輝 V3.1 103/10/23 進行改版異動 洪浚哲 V4.0 103/10/23 第四次發行 楊薪白 V4.1 103/10/30 進行部份圖片、相關說明調整 洪浚哲 目　錄 1. 檔案確認作業 1 1.1 檔案點收退件作業 1 1.2 點收案件明細表 2 1.3 點收退件清單列印 3 1.4 逾期未歸檔案件稽催單 4 1.5 延後歸檔維護作業 5 1.6 送掃描清單 6 1.7 (密件)檔案點收退件作業／僅密件檔管人員 7 1.8 (密件)點收案件明細表／僅密件檔管人員 8 1.9 (密件)點收退件清單列印／僅密件檔管人員 9 1.10 (密件)逾期未歸檔案件稽催單／僅密件檔管人員 10 1.11 (密件)延後歸檔維護作業／僅密件檔管人員 11 1.12 編目前密等維護作業／僅密件檔管人員 12 1.13 檔案法代碼基本資料建置 12 2. 檔案保管作業 13 2.1 待編目公文夾 13 2.2 編目登錄作業 14 2.3 (密件)待編目公文夾／僅密件檔管人員 17 2.4 (密件)編目登錄作業／僅密件檔管人員 18 2.5 卷號變更作業 21 2.6 案件目次表 22 2.7 案件校核單 23 2.8 案件目錄彙送作業 24 2.9 案件明細查詢 25 2.10 案卷著錄作業 26 2.11 案卷層級目次表 31 2.12 案卷層級校核單 32 2.13 案卷檔案目錄匯送作業 32 2.14 案卷層級資料查詢 34 2.15 入庫保管作業 35 2.16 入庫卷冊清單 35 2.17 檔案形成保管封裝作業 36 2.18 電子媒體檔燒錄作業 36 2.19 檔案分類層級建置 37 2.20 檔案分類表維護 37 2.21 案次資料維護 38 2.22 機關共通性保存年限基準建置 39 2.23 保存年限異動作業 40 2.24 案名簿資料匯入匯出作業 40 2.25 常用附件名稱資料建置 41 2.26 常用附件儲存地點建置 42 2.27 側邊條列印 43 3. 檔案清理作業 44 3.1 檔案清查註記作業 44 3.2 檔案清查清單 46 3.3 檔案遺失清單 47 3.4 檔案清查報告書 47 3.5 機密檔案目錄 48 3.6 機密等級調整作業 49 3.7 案件銷毀目錄製作 50 3.8 案件銷毀審核註記 52 3.9 案卷銷毀目錄製作 54 3.10 案卷銷毀審核註記 56 3.11 案件移轉目錄製作 58 3.12 案件移轉審核註記 59 3.13 案卷移轉目錄製作 61 3.14 案卷移轉審核註記 62 3.15 案件移交目錄製作 63 3.16 案件移交審核註記 64 3.17 案卷移交目錄製作 66 3.18 案卷移交審核註記 67 3.19 銷毁調閱期限登錄 68 3.20 批號條件清單 68 4. 檔案檢調應用 69 4.1 線上調閱 69 4.2 調卷處理 69 4.3 調卷展期作業 70 4.4 還卷處理 71 4.5 調卷資料查詢 73 4.6 調卷記錄列印 74 4.7 調卷數量統計表 75 4.8 調卷展期申請作業 76 4.9 調卷展期申請核准作業 76 4.10 逾期未歸還案件稽催作業 77 4.11 檔案申請應用分類數量統計表 77 4.12 收費表維護 78 4.13 (密件)逾期未歸還案件稽催作業／僅密件檔管人員 78 4.14 檔案應用申請書登錄 79 4.15 審核處理作業 81 4.16 應用申請借還註記 82 4.17 收費作業 83 4.18 檢調應用記錄檢索 84 4.19 業務移交作業 85 5. 統計報表 86 5.1 檔案編目數量統計表 86 5.2 檔案保管數量統計表 87 5.3 案卷編案數量統計表 88 5.4 檔案報表格式下載 89 5.5 檔案保管數量