《采购价格与合同、协议管理规定.docVIP

1目的 为规范采购价格管理，确保所购产品价格的合理性；为加强采购合同管理工作，防范采购风险及维护公司的利益，特制定本规定。 2适用范围 本规定适用于公司各类物资的采购活动，包括：采购价格管理、采购合同的编写、评审、签订、执行、修改等工作。 3定义 3.1常规物料：非首次订购的物料统称为常规物料。 4职责 4.1采购部负责采购价格的管理与合同/协议的编写、评审、签订、执行、修改等工作。 4.2法务部适时参与合同/协议的评审。 5内容 5.1采购价格 5.1.1询价与议价 5.1.1.1询价对象： a) 对于新物料(即将首次订购)，采购人员一般应选择两到三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。关键物料在可行时，尽可能选择三家以上询价。 b) 对于常规物料：在寻找备选供应商时，一般选择一至两家作为询价对象。 5.1.1.2报价单应要求供应商按《询价/报价单》进行规范填写。 5.1.1.3报价后，与供应商议价时，应注意品质、交期、服务兼顾。 5.1.1.4供应商提供报价的产品与请购规格不同或属代用品时，采购人员应打样送需求部门确认。 5.1.1.5适当时，采购部应分析或收集资料，了解和判断市场价格趋势，作为议价的依据。 5.1.1.6必要时，采购部可邀请研发部参与新物料的共同询价与议价。 5.1.2价格调查 5.1.2.1采购部有责任向供应商索取详细的价格资料，同时通过其它途经收集相关产品的价格，调查价格信息，建立价格信息体系，便于对产品价格的分析和查找，确保采购产品价格的合理性和适当性。 5.1.2.2采购人员要随时关注相关产品的主要原材料的价格趋势，分析价格的变化趋势，利于采购价格的谈判。 5.1.3报价审批 5.1.3.1询价、议价完成后，采购人员应在《询价/报价审批表》填上报价详细内容、选择合作单位与申请审批原因，必要时附上书面说明，由采购部经理审批。 5.1.3.2对于新供应商的报价，提交《询价/报价审批表》时还应准备新供应商准入的相关资料一同审批，审批后的文件应予以保持。 5.1.3.3采购部经理对议价结果进行审查，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价。 5.1.4现有物料价格变更时，需要以《询价/报价审批表》形式经采购部经理批准后方可执行采购。 5.1.5新物料或新供应商供货产品的报价单应由财务部门在《询价/报价审批表》出具结算方式的意见。现有供应商的结算方式需要改成预付或增加预付比例时，也应由财务部门在《询价/报价审批表》出具结算方式的意见。 5.2采购合同/协议管理规定 5.2.1合同/协议的编写 5.2.1.1选择供应商 5.2.1.2谈判：采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。 5.2.1.3拟定合同/协议草案：采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同/协议草案，按评审方式的规定进行报批。 5.2.1.4拟写正式的采购合同/协议：采购部应根据评审结果或意见确定正式的采购合同/协议,正式的采购合同/协议应包括以下几个方面的主要内容： a) 合同签订双方主体的名称、地址和联系方式。 b) 采购物料的品名、数量与规格型号。 c) 采购物料的包装方式、品质、技术要求和验收标准。 d) 采购物料的交货期限、交货地点和发货方式。 e) 单价及结算方式与程序。 f) 违约责任和解决争议的方法：必要时要包括对知识产权与保密协议的违约罚则。 g) 合同变更、解除的约定条件 h) 当其产品或服务发生变化时，通知公司，由公司相关职能部门确定其更改是否对最终器械的质量产生影响。 5.2.2合同/协议的评审 5.2.2.1评审方式：采购部经理直接审核或评审小组评审 5.2.2.1.1评审小组成员组成：采购部、法务部。 5.2.2.1.2主要职责： a) 审查合同供方的资质、选择来源。 b) 审查合同/协议的信息的完整性、结算方式的合理性和可行性，确保所规定的采购要求是充分与适宜的。 c) 审查合同/协议条款是否符合国家法律法规、是否符合公司合同/协议签订基本原则。 d) 对评审过程认真做好记录，并存档备查。 5.2.2.2评审方法 按物料的新旧程度及其对应重要性或金额加以区分，如下: a) 首次订购的新物料： 1) A类：由合同评审小组组织成员按照评审范围及内容对采购合同/协议进行评审并记录，评审结果报总经理批准。 2) B类、C类：由采购部经理按照评审范围及内容直接对采购合同/协议进行审核。 b) 常规物料： 1) 采购合同金额≤50万元：由采购部经理按照评审范围及内容直接对采购合同/协议进行审核。 2) 采购合同金额＞50万元：采购部经理按照评审范围及内容对采购合同/协议审核后,总经理或其授权人批准。 5.2.2