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运用“邮件合并”提高办公效率 (2004-03-10 14:57:05) 其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手（文章中提供案例原文件下载）。 一、什么是“邮件合并” 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用“邮件合并” 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。 图1 三、邮件合并的三个基本过程 上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。 (一) 建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 (二) 准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。 (三) 把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。 四、实例详细剖析 明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务： 如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函？ 如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封？ 如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条？ 关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件，利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能，具体开始之前请先下载案例文件[包括：信函(主文档).doc、信函和信封(数据源).xls、员工工资管理(数据源).mdb、工资条(主文档).doc]。 第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格，第三个任务提供Access表格，操作完成之后你会发现过程都是大同小异，使用非常简单。 (一) 制作大量信函 由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件，所以接下来的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。在实际处理自己的工作时，主文档和数据源当然都会改变，到时参照提供的案例文件制作即可。 1