关于企业档案管理现状与对策的几点思考.docVIP

关于企业档案管理现状与对策的几点思考 　　摘 要：企业档案是现代企业信息资源的一个重要组成部分，它与企业内、外部信息共同构成“信息体系”，为企业的经营发展提供参考和借鉴。因此，企业档案管理在企业经营活动过程中显得尤为重要。随着社会的发展，现代企业档案管理在信息化发展方面取得了一定的成绩。但是，由于我国经济仍处于发展时期，目前仍有大多数企业档案管理现状不容乐观、仍存在诸多需要解决的问题。 　　一、企业档案管理现状 　　1、领导重视不够，档案意识不强。在人们印象中，企业中的档案管理经常和图书管理划上等号。说到档案管理，首先想到库房、图书阅览室，认为企业档案管理工作没有什么实质性的工作内容，无非就是借阅。不能认识到企业档案管理的重要性，更不能意识到一份保存完好的档案可能为公司创造价值或减少、甚至避免损失。正是因为这种长期的偏见及忽视，使档案管理在企业经营管理活动中得不到重视，常常使档案管理工作处于被动地位。而公司领导层也常常认为档案管理本身不能为企业带来直接的经济效益和价值，认为档案管理工作无足轻重，对完善企业档案管理工作的积极性和责任心都非常欠缺，从而导致档案在企业管理过程中定位于服务职能，是其它部门的从属部门，使许多企业档案管理部门的工作仅仅是应付形式，并未充分发挥既有的效用。 　　2、企业档案管理信息化建设力度不够。虽然说近年随着科学技术的飞速发展，企业档案管理信息化建设也有了较大提升，多数企业档案都实现电子文档的方式存储。但总体来说，国内企业档案管理的信息化建设起步较晚，许多企业无论在硬件还是软件的投入都相当欠缺，企业档案信息数据库的建设很不完善，导致多数企业档案管理信息化程度低。此外，因为档案网络基础较为薄弱，网络的信息化服务程度还不高，企业电子化办公系统与其档案管理还不能较好对接。 　　3、缺乏专业培训，主要还是缺乏专业化人才。档案管理工作是一项非常系统和繁杂的工作，它对相关工作人员的文化底蕴和知识面的要求都比较高。目前，大多数企业的档案管理岗位基本都是兼职，专业度不高，甚至是许多小型企业的档案管理岗位完全空缺。所以，以上原因在一定程度上影响了企业档案管理工作的开展。 　　二、完善企业档案管理的对策 　　1、积极转变观念，特别要加强对企业档案与信息同步一体化的认识。档案管理工作作为现代企业发展的重要组成部分，它对企业的运营发展发挥着十分重要的作用。企业领导层以及档案管理工作人员都要积极转变观念，重新认识档案管理工作的本质，将档案管理纳入企业信息化建设的体系之内，企业决策者要加大对企业档案管理信息化的投入。同时，企业档案管理人员也要通过各种渠道多收集档案信息，在企业内部实现信息资源共享，使企业档案信息能够及时建档，以便更好地为企业的决策服务。 　　2、完善企业档案管理信息化建设。随着信息网络技术的传播和开展，企业运用计算机替代传统手工或纸质材料将成为趋势，主要是因为信息管理系统有着先进、优越的功能。比如：信息延伸功能、业务规范功能等。此外，档案的信息化管理对企业的发展具有重要意义，企业应该要适应时代发展的要求，逐渐实现档案管理信息化，逐步将档案管理与信息网络有效联接。关于企业档案管理与信息网络有效联接的具体构想，主要有以下几点： 　　2.1企业要建立以档案管理标准为要素的业务规范，将档案管理与信息管理的标准统一。在企业信息网络各个管理信息子系统形成电子文件的软硬环境和条件适应的基础上运用档案管理技术，建立从信息收集整理到开发利用的具体通用的综合管理业务规范。比如：信息获取、加工、处理、传阅、归档、复制、利用和保密等工作标准，统一各子系统数据库、信息库的设置、信息文件格式等，并纳入企业标准进行统一管理和考核，以规范化、制度化的信息管理标准实施，保证企业档案与信息的有效联接和运行，切实解决纸质档案与电子档案信息完整性和统一性。 　　2.2建立以档案管理部门为龙头的指导系统。依据国家《档案法》所赋予档案管理部门的监督、指导职权，建立以企业主要领导负责，以档案管理部门为主、以专业档案管理人员为骨干的信息管理指导体系，对各个信息管理系统实行技术业务指导，落实信息管理规范，并制定相应的作业指引，确保有效而适时的业务指导，从而提高企业档案与信息之间联接质量。 　　2.3建立以信息开发利用为重点的监督机制。在企业信息网络系统运行中，由档案管理部门确定企业重大信息的开发利用范围并对其进行督促。此外，企业档案管理信息化建设还必须要适时更新企业档案管理工作方法，持续学习、积极创新，推动企业档案信息化的不断深化。 　　3、加强企业档案工作对企业文化建设的作用。主要表现在真实地记录公司企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴。企业档案工作就是要善于去发现企业经营活动中的每个瞬间，通过真实的记录、收集并整理，最后精心地保存