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普通采购业务
一、业务描述
普通采购业务流程是最基本的采购流程,主要由请购单-采购订单-到货单-入库单-发票-应付单等单据构成。
公司进行采购业务时,向供应商下达采购订单后,等待供应商发货,一般是货物先到,供应商开具的发票(对于采购方来说是采购发票,采购业务中,采购方不开发票)后到。
二、流程配置
需要配置的单据有:请购单、采购订单、到货单、入库单、发票、主应付单(采购应付单)。
在采购发票的的消息驱动中需要配置发票的传应付动作,生成保存状态的采购应付单(或者其他应付单,按项目需要而定)
如果只配置了“传应付”的动作,那么需要在采购发票审核之后,手动点击传应付按钮,才会触发传应付操作。
也可以再配置一个“审核”时的动作,目的单据是“采购发票”,动作时“传应付”。这个配置的意思是发票审核,触发发票的传应付动作。这样就可以达到,发票审核之后自动传应付的效果。
三、流程截图及说明
(一)、请购
需求部门自制请购单,发起采购申请。由于下一步骤采购订单参照单据和自制单据都被勾选,则在本流程中,请购可做可不做。
V56的请购单,业务流程不再是必输项,而是作为表体的一个字段,可选可不选。
(二)、采购订单
根据流程配置,采购订单可以参照请购单生成,也可以自制生成。
本例中,业务流程选择“普通采购”。
增加方式,选择自制或者请购单,选择请购单即是参照上游单据生成。
采购订单中,需要输入采购组织和供应商。保存,审核。
采购订单中的单价由【参数设置—供应链—采购管理—PO06采购默认价格】参数决定,本流程中采购默认价格选择了参考成本。
物料的参考成本在【存货管理档案—存货管理信息】页签中设置。
(三)、到货单
本流程中,到货单只能参照采购订单生成。需要输入库存组织,保存,审核。
对到货进行检验。不经过检验不能继续进行流程。
对于检验到货单这个单据,默认状态下必须做。但是如果存货是免检的(存货档案的一个属性),则检验到货单可以不做,直接做下游单据即可。
(四)、库存采购入库单
本流程中,采购入库单只能参照到货单生成。选择仓库,生成的单据默认只有应到数量,没有实到数量。实到数量字段非空时,采购入库单才能签字确认,否则签字按钮置灰。
可以点辅助功能中的【自动取数】,自动将检验到货单中检验过的合格数量取过来。
保存,签字。只有填写了实收数量后,采购入库单才能签字确认入库。
(五)、采购发票
供应商开具的发票送过来后,根据发票上的内容录入系统。可以参照采购订单生成,也可以自制生成。
在流程配置平台,设置了采购发票推式生成采购应付单。
按上图设置,是手动推式生成采购应付单。驱动按钮是采购发票的【传应付】。
采购订单审核之后,辅助功能的【传应付】可用,点传应付按钮后,自动推式生成采购应付单。之后,【传应付】置灰,【取消传应付】点亮。
(六)、采购应付单
推式生成的采购应付单不能够通过采购应付单上的【删除】按钮删除,只能通过发票的【取消传应付】删除。
审核应付单。
(七)、采购结算
可以定义采购结算是否自动进行。如图的参数定义了结算是否自动进行。如果自动进行,可以配置自动结算的时点,是发票的保存还是发票的审核。
此处,由于发票是来源于库存采购入库单的,这里的PO30参数决定是否自动结算。配置的是不自动结算,所以需要手动进行结算。可以手动进行【自动结算】或者【手工结算】。
选择自动结算。自动结算有程序写好的结算规则,按照首先结算红蓝发票、再结算红蓝入库单,最后结算普通发票和入库单的顺序进行结算。而且要求发票和入库单的存货、数量、供应商等重要字段信息一致。
四、总结
普通采购流程中都是普通的业务,基本的应用。没有什么难点,注意单据之间的流转顺序即可。最后完成了采购业务后,可以在采购订单的辅助查询下点联查按钮,查看整个流程生成的完整单据。
NC供应链新手入门系列 NC产品支持部
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