22、Excel2003表格数据处理解读.ppt

Excel2003表格数据处理 刘军 一、记录单： 作用：向一个数据量较大的表格中插入数据。 选中数据区域的任意一个单元格→【数据】→【记录单】命令，打开“记录单”窗口，单击其中的“新建”按钮，然后在相应的单元格中输入数据，输入完一条记录后，按下“Enter”键或“下一条”按钮，进入下一条记录的输入状态。 二、排序： 选取单元格 →【数据】菜单→【排序】→ 选择排序的关键字(即排序依据) → 选择顺序方式(递增或递减) →确定 三、数据的筛选 作用：可根据实际需要或条件，选择性的显示部分数据 1、自动筛选 ⑴在表格内任意选取单元格→【数据】菜单→【筛选】→【自动筛选】在每一个列标题右边出现一个三角形→ 用光标选择一个筛选条件或者自定义筛选条件。 ⑵显示所有数据：表格内 →数据(菜单) →筛选 → 全部显示 ⑶取消自动筛选：表格内 →数据(菜单) →筛选 →自动筛选（取消该命令前面的对勾） 2、高级筛选 在表格上方新插入两行以上的空白行然后输入筛选条件→【数据】菜单→【筛选】→【高级筛选】→数据区域框内→选取需要参与筛选的数据单元格 →条件区域框内→选取条件区域单元格→确定。 注：（横向多个条件组合，各个条件是与的关系，筛选时，多个条件需同时满足才能筛选出需要的数据） （注：纵向多个条件组合，各个条件是或的关系，筛选时，各个条件满足任何一个均可筛选出需要的数据） 四、数据的分类汇总 作用：就是将数据表格按某个字段进行分类,进行求和、平均值、计数等汇总运算。 注：在进行分类汇总前，首先按照分类字段进行排序。 1、先按照分类字段进行排序 2、单击【数据】菜单→【分类汇总】→弹出分类汇总窗口→设置分类字段、汇总方式、选定汇总项→确定。 取消分类汇总：单击【数据】菜单→【分类汇总】→弹出分类汇总窗口→点击【全部删除】按钮。 五、数据的合并计算 作用：可以通过合并计算的方法来汇总一个或多个工作表中的数据。 1、为合并计算的数据选定目的区（新的一张工作表）。 2、单击【数据】菜单→【合并计算】→弹出合并计算窗口→选择合并计算的函数（求和、平均值等） 3、在“引用位置”框中，输入希望进行合并计算的源区的定义。 注：如果你框选了行标题和列标题，则你要在标签位置处勾选首行和最左列。 4、按下“添加”按钮。对要进行合并计算的所有源区域重复第3步骤。 5、最后按下“确定”按钮。我们就可以看到合并计算的结果。 六、数据透视表的建立 （三步骤完成） 作用：能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格，是Excel 2003强大数据处理能力的具体体现。 1．在菜单栏上选择【数据】→【数据透视表和数据透视图】→系统弹出“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之1”对话框→“指定待分析数据的数据源类型”项目→“Microsoft Excel数据列表或数据库” →在“所需创建的报表类型”项目中→“数据透视表”选项，然后单击“下一步”按钮。 2．进入“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2”对话框→在“键入或选定要建立数据透视表的数据源区域”项目中→设置选定区域→单击“下一步”按钮。 3．进入“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3” 对话框→在此对话框中的“数据透视表显示位置”项目中→ “新建工作表”或“现有工作表”选项→单击“确定”按钮，完成列表的布局设置→返回对话框→单击“完成”按钮，新建立的数据透视表 。 七、窗口的拆分和冻结 使用滚动条移动工作表中显示不下的数据时，可能出现表头行与表头列看不见的现象。使用“拆分”与“冻结“命令，可实现表头行与列不动，而仅移动其中的数据。 拆分窗口 选择拆分的单元格后，单击“窗口”→“拆分”。相应位置上出现拆分线（粗线），可是用鼠标移动拆分线，可使用滚动条对拆分后的不同窗口进行操作。 冻结窗口 选择拆分的单元格后，单击“窗口”→“冻结窗口”，上面部分窗口的单元被冻结。 取消冻结窗口：单击“窗口”→“撤消窗口冻结”。 八、邮件合并（综合）（六步骤） 作用：利用Excel表中的数据，通过Word的排版样式，打印出来。 1、创建电子表格数据 2、创建Word打印模板 3、在Word中，单击[工具]菜单→[信函与邮件]→[邮件合并] ⑴在窗口右边出现邮件合并向导（设置“信函”复选框）→下一步⑵在选择开始文档（设置“使用当前文档”）→下一步 ⑶使用现有列表（浏览…选择事先输入好的电子表格数据文件）→下一步 ⑷撰写信函（其他项目）→下一步注：先将光标定位到要插入数据的位置—然后点其他项目—选择一个列标题—点[插入]按钮——反复操作。 ⑸预览信函→下一步 ⑹完成合并—点编辑个人信函…—弹出对话框中点选全部—确定。 * *