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科技档案管理 长兴县档案局 沈正学 提 纲 科技档案基本知识 科技档案分类 档案整理原则和质量要求 档案整理流程和方法 科技档案概念 国家机构、社会组织和个人在科技活动（基建、科研、设备仪器、产品研发）中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。科技档案的含义 在科技活动中直接形成的 具有保存价值的 各种载体的原始记录 科技文件种类 根据内容和载体材料的不同，可划分为： 纸质文件，如图样、文字材料等 感光材料，如照片、影片 磁性材料文件，如录像带 光盘 科技档案成套性 一个立档单位围绕一项相对独立的科技活动应当形成的，具有保存价值的科技文件有机整体。 １、规定了科技档案成套的来源范围 ２、明确了科技档案成套的客观标准 ３、揭示了成套科技档案之间的内在联系 基本建设活动的成套档案 基建程序： １、规划决策：提出项目建议、进行可行性研究、编制计划任务书、选址； ２、设计：方案设计、初设、扩初设计； ３、前期准备：招投标、征地拆迁； ４、施工：日志、竣工图等 ５、竣工验收 ６、使用维修 设备仪器的成套档案 １、订购 ２、装运 ３、开箱验收 ４、安装调试 ５、使用维修 科研活动的成套档案 １、课题选定：选题、定题 ２、组织实施：编制研究方案、研究和实验 ３、总结鉴定：汇总成果、成果鉴定 ４、成果推广应用：申报专利、组织开展成果推广应用、成果推广应用的调查与分析、成果奖励 工业产品成套档案 １、调查决策：调查计划、编制新产品建议书 ２、产品设计：结构设计、工艺设计 ３、试制：试制、试验、鉴定验收 ４、生产阶段：生产准备、试生产、正式生产 ５、销售控制：商标注册、售后服务、反馈 二、科技档案的分类 基建档案 产品档案 科研档案 设备仪器档案 三、档案整理原则与质量要求 尊循形成基础 保持文件间的有机联系 便于档案的保管利用 符合相关标准规范 尊重原基础 科技档案的形成有其自身规律，反映科技活动各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。 日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。 因此利用原基础可起到事半功倍的效果。 保持文件间的有机联系 科技档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。 有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。 文件有机联系的几种状态 某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。 某一问题、事故处理形成的一组文件。 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等 系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系。 某一组实验记录 维修记录 符合相关标准规 以GB / T11822-2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》为基本准则。 执行地方综合档案馆、城建档案馆接收档案的相关规定。 本项目制度、合同规定。 组卷原则 组卷要求 四、档案整理流程与方法 （一）收集 对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等 特别需要关注的几个方面： 立项申报文件，注意原件的收集；项目筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管。 招投标文件，应包括招标公告、招标书、投标书、招标会议材料、评标决标材料、中标通知书、承包合同、未中标文件等文件材料。 特别需要关注的几个方面： 征地拆迁、政策处理：与个人签定的原始凭证 施工文件，加强竣工图的规范化编制工作，确保质保材料、技术文件的原始性。 设计文件，着重注意全过程文件的形成积累，强调变更文件的完整性与原始性，绝对避免复印件、传真件。 （二）鉴定 划分档案保管期限 检查档案准确性、完整性 （三）分类 分类是为整理、编目、进行系统化管理的需要。 分类要根据科技活动性质、阶段等情况设置类目。 分类要清楚，不能相互交叉、包容。 （四）立卷 卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷。 卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。 卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。 卷盒内可以存放用软卷皮装订；也可以采用件保管的方法。 若干分卷方法介绍 项目组卷法或单位、分项工程组卷法。 阶段、专业、结构组卷法 问题组卷法 时间组卷法 文件名称组卷法 来源组卷法 项目或单位、分项工程组卷法 将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如： 长兴电厂地基处理文件；