016办公用品采购领用管理办法讲解.doc

中孵高科产业孵化(北京)有限公司管理制度 ZFGK-RX-2015-GLZD-0016 办公用品及物资采购领用管理办法 中孵高科产业孵化(北京)有限公司发布 目 录 第一章 办公用品管理 3 第二章 其它物资管理 5 第三章 库房管理 5 第四章 供应商管理 5 第五章 附件 6 为加强公司办公用品及物资管理，规范办公用品及物资的申请、采购、发放、领用流程，特制定本管理办法。 本办法包括办公用品及物资分类、申请、采购、发放、领用、保管及统计、供应商管理等。 第一章 办公用品管理 第一条、办公用品的分类： 办公用品按使用部门和频率分以下两大类： 1、常用办公用品：是指公司长期配备，使用频率高，定期采购的办公用品。 2、非常用办公用品：是指公司各部门根据特殊需要需临时采购的办公用品（如公司举办的大型活动、会议等，需临时采购的非常用物品）。 第二条、办公用品的申请、采购、入库管理及报销流程 1、常用办公用品： （1）、每月10日以前，各部门自行统计本部门当月的办公用品需求状况，填写《办公用品需求申请表》（见附件1），经部门专人进行填制，统一上交人事行政部。 （2）、每月25日~28日人事行政专员进行办公用品盘点，每自然月底前，完成当月《办公用品月度统计表》（见附件2）的填写，依据剩余库存量和最低库存量，以及各部门提交的办公用品需求量，统筹确定下月需采购的办公用品的品种和数量，并相关信息提交采购负责人员。 2、非常用办公用品：各部门如需采购用办公用品，在相应活动或会议提前一周通知人事行政部，并填写《办公用品需求申请表》（见附件1），经部门相关负责人签字确认，并由人事行政部总监审核同意后，进行相应采购。 3、根据办公用品供应商提供价格，货比三家，做下月采购计划，填报《办公用品采购申请表》（见附件3）。 4、由采购负责人员向办公用品供应商进行购买。 5、办公用品采购后应该及时入库，由采购负责人员根据实际送货情况填写《办公用品入库明细表》（见附件4），并办理相关入库，并行OA入库。 6、随时对剩余库存量和当月实际领用量进行核对，对《办公用品月度统计表》进行更新。 7、由人事行政部统一对办公用品进行报销。 第三条、办公用品发放、领用及保管流程 1、每周三（9：00~17：00）作为办公用品集中领用时间，除特殊情况，其它时间不对办公用品进行领用。 2、领用人员在办公用品领取之前，请在OA系统上提请“办公用品领用流程”，库房管理员以便提前对所领取办公用品进行备货。 3、领用人员在领取办公用品时，需在《办公用品领用登记表》（见附件5）签字确认，以便与OA提请数量进行核对。 4、新员工入职，由人事行政部，统一配备相应的办公用品（如签字笔、笔筒、笔记本、订书器、电话机、无线网卡等），其它办公用品根据实际需要另行领取。 5、员工离职，在办理离职手续前，应将自己所申领的办公用品及时交回人事行政部相关人员。 6、公司每位员工对所领取的办公用品有使用和保管的义务，不得随意损坏。 第二章 其它物资管理 第一条 其它物资，为除办公用品范围以外的物资。 第二条 其它物全部为临时采购，经人事行政部备案，公司领导审批，进行采买。 第三条 领用程序参照办公用品管理办法。 第四条 应及时对采买物资进行相关报销。 第三章 库房管理 第一条 库房物资的存放须按分类、品种、规格、型号分别摆放整齐。 第二条 购入的物品必须数目清楚，包装完整，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点。 第三条 物资到货后，应在三日内办公入库。 第四条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写《物品领用登记表》。 第五条 其它人员未经允许，不得私自进入库房。 第四章 供应商管理 第一条、对与公司有业务往来的的供应商按相应类别建立《供应商管理台账》。 第二条、供应商对公司所采购的物资进行报价，根据所价价格，进行综合考量，确定为临时采购商。 第三条、每季度对所选供应商进行一次重新报价。 第四条、供应商所提供的物品，必须货真假实、保质保量。 第五条、对所订购的物品，如不符合要求，须给予相关退换货。 第五章 附件附件1： 办公用品需求申请表 申请部门： 填表人： 年 月 日 序号 名称 单位/规格 数量 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 附件2： 月办公用品统计表 年 月 日 序号 名称 规格