工程技术资料及档案管理制度..doc

工程技术资料及档案管理制度 编号：LY/CX01-13A 范围 本制度规定了北京天润新能投资有限公司建设的风力发电项目工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。 本制度适用于北京天润新能投资有限公司建设的风力发电项目工程从工程开工前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 建设项目(工程)档案验收办法国档DA/T22-2000 归档文件整理规则GB/T11322－科学技术档案案卷构成的一般要求 公司工程技术档案管理层次示意图见图1。 职责 工程部 建立规范的工程技术资料管理制度。 督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位、设备厂家）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。 协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。 指导资料员审定经过监理单位审查的各类技术资料，并督促及时归档。 项目部资料员 负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及保管。 负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。 负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。 参加设备开箱验收，收取设备开箱资料;及时向工程技术档案归档责任划分表中单位所要文档资料。 保管上述各类需永久或长期保存的资料档案。 做好达标投产要求的资料整理并移交给客户的工作。 管理内容与方法 工程技术资料归档范围 凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的，无论是由项目部或者个人保管，均应按本制度要求进行整理，由资料员验收后归档。 对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。 所有归档的工程文件应为原件。 工程技术资料管理 接收：资料员在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。 登记：分类登记，确保档案编号与分类表一致。 填写卷盒封面、脊背。 排架。资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面向左。 资料的分发及借阅： 资料分发要填写“文件和资料发放登记表”，借阅要填写“资料借阅登记表”，签字备查。 项目工程技术档案资料原则上仅供公司内部人员使用，外单位调阅档案要经工程部主管及以上领导批准，见有效证件才可接待。 资料外借一般不超过1个月，最长不超过2月。超过规定时间应办理续借手续。资料员保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过项目经理签字批准。 借阅资料要及时归还。 对借出归还的资料要认真核对清点。 收到归还的资料要及时放回原处，并在借阅登记表上注销。 资料员对借出资料每月汇总一次，对到期未还的资料发出催还通知。 工程技术档案管理 收集 从工程施工准备阶段到项目竣工投产验收期间，办理完毕并能反应与生产、建设、科研、技术等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其它载体）均需进行收集。而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值则不需进行收集。 资料员原则上应坚持“五参加”（参加科研成果和科研项目鉴定；参加设备招、评标，参加设备开箱；参加工程项目验收；参加重要的生产事故分析会），了解工程进度及有关资料情况，以保证各类档案资料及时、齐全、准确的归档。特殊情况需及时了解跟进相关原料情况。 分类、组卷 分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学。组卷合理，层次分明，检索便利。 工程技术档案分类按分类号由四位阿拉伯数构成四级类目，各级类目均用0-9标识。 在做好分类的基础上，按各大类下的属类进行组卷、装盒。 编号 对已组成的案卷编写档案号。 档案号由目录号（代号）、分类号、案卷顺序号构成，表示方法如下： 资料一分类编码规则如下：项目简称生母的第一个字母组合+期次。例：商都一期 编码为SD01.仅为一期的项目期次编为01. 资料二分类编码规则如下：风机资料01；塔架资料02；风机塔架吊装资料03；风机基础04；箱变资料05；主变资料06；集电线路资料07；升压站土建资料08；升压站电气资料09；送出线路资料10；对端间隔11；监理资料12；甲方发文资料13. 资料三分类编码规则如下：（风机资料：质量证明文件01；调试报告02；）、（塔架资