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浅谈电子档案特性与管理 　　摘 要：电子档案是数字化信息技术的产物，它是区别与纸质档案的存在。电子档案解决了无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于传递，具有多种表现形式，但从电子档案的产生、处理、保管、利用等各个方面也存在着不稳定因素。电子档案正处于发育、发展阶段，对其特点本身的研究还有待于进一步发展和深化 。 　　关键词：电子档案；特性；优缺点；管理方法 　　电子档案，是指以数码形式存储于光盘、硬盘等载体，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示的档案信息，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文本档案。电子档案是数字化信息技术的产物，它是区别与纸质档案的存在。电子档案解决了无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于传递，具有多种表现形式，但从电子档案的产生、处理、保管、利用等各个方面也存在着不稳定因素。电子档案正处于发育、发展阶段，对其特点本身的研究还有待于进一步发展和深化 。 　　电子档案的特性 　　做好电子档案的管理，先要了解电子档案的特点。电子档案的特点主要包括：电子档案非人工识读性、档案信息与载体之间的可分离性、电子档案信息存储的高密度性、电子档案对计算机系统的依赖性和多种信息媒体的继承性。 　　电子档案非人工识读性。档案信息是通过计算机录入制作生成，所以要借助计算机解码来转换成人们可以识别的文字、数字、图像、图表、符号等档案信息，不能与传统的纸质档案一样具有人眼直接识别功能。 　　档案信息与载体之间的可分离性。电子档案形成后存储的光盘、移动硬盘等载体，可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同载体之间互相传递、复制。这种可分离性造成了电子档案在传递和复制过程中档案内容被进行拆分、组合、写入、删改等操作，这些都直接影响到电子文件的真实性和可靠性。电子档案可以在局域网内共享，档案管理者和阅档人员可以直接在局域网内及时、准确的查阅档案信息。 　　电子档案信息存储的高密度性。电子档案的存储介质一般为光盘、移动硬盘，存储量远远高于过去的信息介质。一块移动硬盘可以是同面积纸质档案存储量的千倍、万倍，大大的节省了档案的存储空间。 　　电子档案对计算机系统的依赖性。电子档案的生成和运用必须在计算机系统的支持下完成的，离开了计算机电子档案无法显现和使用。电子档案在信息加工、存储、软件的运行、载体的更换等问题上都有标准上的制约。例如，其制作生成要有代码标准，其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的算法标准，其传输要有网络通讯协议标准，其查找要有检索语言标准等。如果标准不统一、不匹配，就会出现在计算机内不兼容、无法读取，在不同在载体间不能转换等情况。 　　电子档案多种信息媒体的集成性。在计算机多媒体技术的支持下，电子文件还可以包括声音、图形、图像、影像等多种形式，这些信息形态在计算机内部处理也都是二进制的数字编码，只是在输入和输出时才有其各自的特殊形式。可以利用计算机将文字声音、图形、图像、影像等不同形式的档案信息数字化，将其整合在一定的交互式界面上，使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。 　　电子档案的优缺点 　　根据电子档案的特性它存在以下几个优点。操作方便，形成档案之前增、删、改等十分方便，且不留痕迹，档案页面整洁干净。传阅方便，利用计算机和网络技术档案信息传递时间是按秒计算，而且可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点摆脱了时间和空间的制约。多种表现形式，多媒体电子计算机可以将电子档案的形态多样化。文字、声音、图形、图像、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。复制时不容易丢失信息，纸质文字、图纸、图像档案复制时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案由于是数字化的信息处理，可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。 　　电子档案的缺点。安全性较差，在利用计算机生成、保管和传阅时可能遭到篡改、删除甚至销毁，且不会留下痕迹，直接影响电子档案的真实性和完整性。电子档案利用网络技术保存、传输时可能遭到“黑客”的骚扰和病毒的入侵，存在泄密、被窃取等不安全因素。电子档案保存受环境因素制约，由于电子档案载体一般为光盘、移动硬盘等高科技产品，保存时有防光、防湿、防尘、防磁等比较严格的环境要求。 　　电子档案的损坏原因、信息丢失原因 　　电子信息档案在保存过程中存在丢失、损坏等问题。电子文件丢失、损坏是指文件载体因内在或外在因素造成电子文件物理结构与逻辑结构的负载关系被破坏，信息内容全部或部分丢失，电子介质损坏原因可归纳为载体质量因素、自然坏境因素、人为因素和技术因素等原因。 　　目