华电电厂紫光档案管理系统-档案数据转换解读.doc

一、数据转换 清华紫光综合档案管理系统允许将数据文件中的档案数据转换进入档案系统中来，支持的格式有.xls .db .dbf 等。 1.首先是登陆系统，进入“数据维护”“数据转换”，可以看到如下界面 2.继续点击“数据转换”如下 在“ODBC数据源”一栏里,有选择文件格式选项，我们一般都是用Excel表格 “数据库名” 是指我们需要导入到档案系统中的Excel表格名称 在上图的“表名”一栏里，我们选择的实际是Excel表格里面有数据的表的名称，如下图所示： 在“全宗号”一栏中选择“中电投新疆能源化工集团哈密有限公司” 在“目标库”有“档案库”和“文件库”选项，我们选择“档案库”，并且在档案库中选择相应的档案类型和相应的文件库或者案卷库。 在“数据范围”以及“更新方式”，我们以“归档前库”和“以当前操作者的信息更新被转入数据”作为选择进行下一步工作 在这里，我们把Excel表格中的字段信息与档案库中的字段信息进行对应工作， 现在在做最后的确认，就可以进行数据导入了。如下 数据导入完成，我们进入到“收集整编”模块中可以看到数据已经进入，整理就可以了 二、点击“追加”件号不自增时：点击左上角的“选项”——“个性设置”——在“件号”右面的“新增条目时”里面点击选择“自增”——再点击左上角的“保存” 将散案卷的卷内加入到案卷中：左半部分：选中要加入的案卷档号 右半部分：点击“所属卷号”，将同一档号的散案卷全选中，右键点击“加入”，卷内便添加到了所属案卷中。 若件号与卷内不符，先点击“所属卷号”，让原本档号顺序排列后，再加入到案卷中。