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公文管理 1 基本规定 1.1公文指集团及各系统总部、各公司上报各下发的各类文书。包括：决定、规定、通知、通报、请示、报告、汇报、函、会议纪要等。 1.2公文需限时办理的批复；关联事项公文需共同会签。 1.3公文格式：标题为黑体小二号，正文标题为黑体四号，内容为宋体四号，层级为“一（一）1.（1）”。 2 普通公文办理 2.1收文 2.1.1各部室由专人负责收文、登记、分文、传递、催办、归档。 2.1.2各系统总部及各公司由行政部专人负责收文、登记、分文、传递、催办、归档。 2.2发文 2.2.1审批权限 董事长审批：董事会决议；总经理级（含）以上高管任免；年终表彰；人员编制红头文件。 常务董事审批：总经理（不含）以下高管任免；常务董事办公会、专题会会议纪要。 副总裁审批：根据副总裁岗位职责及审批权限负责分管业务范围内的对内对外公文。 2.2.2审批流程 集团下发红头文件，由相关部室拟稿、核稿，分管业务副总裁审稿，常务董事或董事长签发（见行政表1，见审批流程1）；文号、用印及归档由集团办公室管理。 各部室、各系统总部不得下发超出制度规定的文件、通知等，如业务需要确需下发，需逐级报至常务董事签发。（见行政表2，见审批流程2） 各系统总部及各公司对外公文，由相关部门拟稿，公司总经理核稿，系统总部总经理审批，分管业务副总裁签发。（见审批流程3） 3 领导公文办理 3.1董事长阅批文件 3.1.1上报文件 通过秘书报送董事长的文件，由秘书分类、登记、及时送达，报送人签字确认。 相关人员直接报送董事长的文件，由相关部室专人分类、登记。 3.1.2下发流转 董事长通过秘书转交的文件，由秘书分类、登记、及时送达接收人，接收人签字确认。 董事长直接转交相关人员的文件，由相关部室专人分类、登记和归档。 相关部室收文后需分类、登记、归档、扫描，建立电子目录和备份，并按规定进行流转，严禁非指定人员传递或者接收董事长文件。 3.2常务董事阅批文件 3.2.1上报文件 报送常务董事的文件一律通过集团办公室文秘，由文秘分类、登记、及时送达，报送人签字确认。 3.2.2下发流转 常务董事通过集团办公室文秘转交文件，由文秘分类、登记、原件归档，以OA形式发给相关人员扫描件，并跟踪确认收到。 相关部室收文收需分类、登记、归档、扫描，建立电子目录和备份，并按规定进行流转，严禁非指定人员传递或者接收常务董事文件。 3.3副总裁阅批文件 3.3.1上报文件 通过集团办公室报送副总裁的文件，由办公室专人分类、登记、及时送达，报送人签字确认。 相关人员直接报送副总裁的文件，由相关部室专人分类、登记。 3.32下发流转 副总裁通过集团办公室转交的文件，由办公室专人分类、登记、及时送达，接收人，接收人签字确认。 副总裁直接转交相关人员的文件，由相关部室专人分类、登记和归档。 相关部室收文后需分类、登记、归档、扫描，建立电子目录和备份，并按规定进行流转，严禁非指定人员传递或接受副总裁文件。 第2节 档案管理 1 基本规定 1.1集团档案室负责档案的收集、整理、保管，并对各系统总部、各公司的档案工作进行监督、指导、培训。各系统总部负责本系统各公司档案工作。 1.2各公司指定一名副总经理（含）以上领导主管档案工作；各系统总部设专职档案员，各部室和其他公司设兼职档案员。 1.3专职档案员应具有一年以上档案共走经验。新公司在成立一个月内向集团档案室报备专职档案员。 2 档案收集与移交 2.1档案收存范围包括：公司成立、变更以及终止、清算文件；公司股东会、董事会、监事会形成文件；各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管理过程形成的具有利用、查考、凭证价值的年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等文件资料。 2.2 归档必须是原件；确无原件的，由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处；如需延期向集团档案室移交档案，需报至分管行政副总裁批准。 2.3档案移交要求 档案分类 移交时间 备注 一般文件 办理后10个工作日内 原件一份 合同类文件 办理后5个工作日内 原件一份 2.4人事、会计档案参照国家相关规定执行。 2.5员工调离职，需办理档案移交手续。移交由各部室、各系统总部及各公司总经理批准。交接双方核对移交清册并签字。（见行政表3，见审批流程4） 3 档案借阅与利用 3.1档案分为普通档案和涉密档案两类。涉密档案范围指本制度《保密管理规定》中列明的涉密文件；除涉密档案外的其他档案为普通档案。 3.2普通档案和涉密档案的借阅与利用： 序号 档案分类 事由 最终审批人 审批流程 1 普通档案 查阅、复印 登记即可 2 借出 总经理 见审批流程5-1 3 跨部室