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借评估契机 推进高校档案工作 　　摘 要：本文通过抓住学校高职高专教学评估契机，经过多方努力和调动一切有利因素，争取档案软硬件投入和加快档案数字化进程，使档案工作步入规范化现代化管理的轨道，促进学校管理。 　　关键词：高职高专 教学 评估 建档 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）01-0055-02 　　为贯彻《中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》，教育部先后制定了“关于印发《教育部关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》的通知”（教高[2000]2号）文件，拉开了高职高专教育教学改革的序幕。2002年云南省教育厅制定了“关于加强我省高职高专教学工作提高教学质量的意见”“关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知”等文件，对规范和提高我省高职高专教育教学水平，培养社会急需的应用型实用型人才，满足社会需求做出了巨大的贡献。近几年，省教厅陆续对高职高专院校进行教学评估，我校就是其中一所。高职高专教学评估涉及学校的全面工作，档案工作是其中比较重要的一项。 　　2010年6月11日，云南省教学评估专家组已对我校进行了评估，档案在评估过程中起到了有力的依据作用。2010年9月，我校顺利地通过了高职高专教学评估，得到了评估专家组的充分肯定。下面就谈谈我校在迎评建档工作过程中的一些思考。 　　一、借迎评契机，规范档案管理，实现计算机检索利用 　　随着我国依法治国和依法治校的不断深入，人们的法制观念逐渐增强，档案依据凭证价值不断得到重视。然而，现实中档案的重要性没有得到公正的评价，其价值不能最大限度地发挥作用，档案工作被边缘化。档案工作者只有抓住一切契机推动和发展档案工作，让档案工作有为有位。如，我校抓住高职高专教育教学评估之机，加强部门和系的档案管理，对评估档案进行规范化现代化管理，全部实现计算机管理和检索利用，查找准确省时省力，基层部门结束了长期以来文件材料乱扔乱放，需要时无法找到的混乱局面，使管理工作上了一个新台阶。 　　二、具体做法 　　1.领导重视，任务细划，权责明确，责任到人 　　在高职高专教学评估工作中，档案材料的收集和整理是评估工作的一个重要环节，档案材料是评估工作必不可缺的依据和凭证。我校负责评建工作的校领导十分重视评估档案建设，评建档案由学校评建办专人负责，档案部门工作人员全程参与，多次召集负责评建档案工作的人员研究建档工作，强调档案在评估工作中的重要性，动员大家认真对待建档工作。如，学校评估数据平台需要档案材料支撑和说明，各部门各系依据已建档案主动及时准确提供相关材料。分管校领导经常询问评建档案的进展情况，不定期地进行检查或抽检，对做得好的给予充分肯定和表扬，做得不好的指出不足找出差距帮助纠正，要求相互帮扶共同提高。 　　学校评建办为了规范全校评建档案建设，制定了“关于做好我校人才培养工作评估档案建设工作的通知”即：《丽江师专人才培养工作评估〈档案建设规范及任务划分〉》，对档案材料的建设作了细化，具体任务分配到部门和系并把责任落实到相关责任人。对不同时期形成的档案材料收集和整理作了严格规定：“收集和整理档案材料要实事求是，准确可靠，尽可能使用原始材料”；“在收集和整理过程中一定要保存相关电子档案，便于导入档案管理软件后查阅利用和管理。”对近期形成的文件材料的纸张、字体、字号、标题等作了统一的规定和要求，做到任务细化，权责明确。 　　学校各部门各教学系领导十分重视评建档案建设，认真学习上级主管部门和学校评建工作的文件精神，了解建档工作的详细内容和各自的任务，调动集体的智慧和力量，把2007至2009年档案材料的收集归档任务分配给每一位教师，对他们提出具体任务和时间要求，体现了“评估靠大家，评估指标人人有，评估重担人人挑”的评估理念和精神，全校上下一致行动起来，为完成各自的任务加班加点，放弃一切节假日休息时间，不计报酬和得失，按时按质按量完成自己的任务，为学校的教学评估工作付出一份微薄之力。 　　2.购买档案管理软件及相关设备 　　学校档案科2000年已安装使用档案管理软件，部门和系却因资金和人员等种种原因难以付诸实施。分管评估工作的校领导非常重视评建档案的建设，多次向学校争取资金和设备。学校在新校区建设资金缺口较大和评估工作经费十分紧张的情况下，仍然挤出一定的资金支持评估建档工作。如，教学系和部门统一安装档案管理软件和购买档案盒，添补计算机和打印机等设备，实行专机专人专用，确保档案信息安全和有效快捷地为教学评估工作提供真凭实据。 　　3.加强档案标准化、现代化建设，提高工作效率 　　为了加强迎评档案的规范化现代化管理和提高利用效率，促进迎评工作顺利开展，学校迎评办要求各部门各系安装统一的档案管理软件和进行文件级