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浅谈电子文件信息安全与保障措施 　　1 电子文件概念及特点 　　中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）对电子文件做了明确定义，即：“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 　　由此可以看出电子文件的特点： 　　（1）电子文件具有数字依赖性特征。电子文件的形成、存储、阅读、处理与传输都离不开数字设备与环境。 　　（2）电子文件的信息表现形式丰富。电子文件的信息可以文本形式表现，也可以图像、声音、多媒体等立体化形式表现。在一定程度上多样化的信息表现形式使信息内容可以脱离载体存在，信息内容的完整性易受到侵犯。 　　（3）电子文件的可传输性。通过通信网络传输电子文件，使电子文件面临易篡改、传输中容易被捕获等信息安全风险。 　　（4）内容的易更改性。电子文件为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，但它也难以保证文件的原始性、真实性和凭据性。 　　（5）技术寿命的不稳定性。电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，如果达不到特定的存储要求，容易造成载体损伤致使信息丢失。另外，由于技术过时也可能导致电子文件无法读出。 　　2 档案馆电子文件现状 　　新的记录方式取代旧的记录方式，既是人类历史发展的必然，也是人类社会进步的标志。据中国人民大学信息资源管理学院调查，2006年我国14.3%中央机关及其直属企业事业单位生成的文件全部为电子文件；48%的受访单位认为，未来五年50%以上的文件仅以电子文件的形式存在。 　　档案馆作为个人档案信息的集中存放地，其信息化建设一直在加强。目前，相当部分的档案材料都有相应的电子文件与之匹配。电子文件的档案形式，不仅方便了档案馆对档案信息的保存和管理，也方便了广大人民群众对档案的查询，给人们提供了优质的档案服务。随着信息技术的发展和信息化建设程度的不断提高，将来有可能都使用电子文件来实现对档案的管理。 　　3 档案馆电子文件面临的信息安全风险 　　任何事物都有两面性，电子文件也不例外。与传统文件相比，电子文件易共享、易处理、易传输，但电子文件的数字化、易传输、表现形式丰富等特点也使其面临更多的信息安全风险。档案馆电子文件面临的信息安全风险主要来自如下方面： 　　（1）物理安全风险。物理安全风险主要指电子档案面临的物理环境风险，包括不可抗力风险、自然灾害以及水、火、潮湿的环境等。电子文件具有数字依赖性，其形成、存储、阅读、处理与传输都离不开数字设备和环境。数字设备和环境是由一些电子元器件构成，具有较强的物理敏感性，对水、火、粉尘、湿度等都有特定要求，也易在地震、台风、火山爆发等自然灾害中受到损害。数字设备和环境遭到损坏会给电子文件带来安全隐患。 　　（2）管理安全风险。主要指电子文件管理方面的安全风险，如因信息安全规章制度不完善、信息安全组织管理机构不健全、信息安全风险防范措施不到位、信息安全恢复计划不完整等带来的安全隐患。信息安全管理三分靠技术，七分靠管理。电子文件安全管理也不例外。 　　（3）网络安全风险。网络安全是信息安全的一个重要方面。一方面，网络结构和网络设施异常复杂，电子文件在存储、传输、管理和基于网络提供服务的过程中面临诸多安全风险。如果网络因故障造成服务中断，会影响到电子文件的传输与服务的提供，电子文件系统的可靠性受到影响。另一方面，电子档案面临的网络环境是一个复杂的网络环境，时刻都暴露在病毒、黑客、非法入侵、非授权访问等的威胁下，而这些，会大大影响到电子文件系统的安全性。 　　（4）数据安全风险。这方面针对的是电子文件内容本身的数据安全风险。主要指电子文件在形成、存储、传输、利用的过程中，由于电子文件信息内容被篡改、电子文件信息泄露、电子文件信息内容损毁等引发的数据安全风险。电子文件面临的数据安全风险会导致电子文件数据的真实性、完整性、可读性、保密性等安全属性遭到破坏。 　　（5）系统安全风险。指电子文件所依托的计算机信息系统面临的安全风险。计算机信息系统是电子文件得以正常使用的基石，由计算机软硬件构成并支持电子文件创建、传输、存储和利用，是电子文件必需的数字环境。病毒、逻辑炸弹、计算机软硬件损坏、不可抗力、人为的恶意攻击等因素都可能导致计算机系统被破坏，致使建立在计算机系统之上的电子文件信息安全属性遭到破坏，电子文件不能正常使用。 　　由于档案馆电子文件包含信息的特殊性和重要性，所以对其安全性必须予以足够重视。 　　4 档案馆电子文件信息安全保障措施 　　随着信息化技术尤其是网络技术、云计算、大数据等技术的应用，既给档案馆电子文件信